5 macOS-funksjoner som forenkler utfylling av skjemaer

PDF-søknadsskjemaer er vanlige på tvers av akademiske institusjoner og arbeidsplasser, men de er ikke enkle å redigere. De fleste velger tredjepartsprogramvare eller skriver ut PDF-skjemaer for å fylle dem. I stedet for å gå inn i rotete løsninger, kan du ganske enkelt bruke macOS-funksjoner til å fylle ut profesjonelle søknadsskjemaer.

Nedenfor har vi dekket alle aspektene ved å fylle ut et søknadsskjema og hvordan macOS kan støtte deg med innebygde funksjoner og verktøy.

1. Fyll ut et PDF-skjema i forhåndsvisning

Forhåndsvisning kommer forhåndsinstallert på alle Mac-datamaskiner. Sørg for å laste ned PDF-skjemaet du vil fylle ut.

Gå til Launchpad på systemet ditt og søk etter Preview. Filvalgvinduet vil dukke opp, og du kan velge PDF-skjemaet du vil redigere.

Når skjemaet er åpent i forhåndsvisningsappen, klikker du på ikonet til venstre for søkefeltet. Dette er Vis verktøylinjen for skjemautfylling

-knappen, som åpner et annet bånd med skjemautfyllingsalternativer. Velg det første verktøyet representert av alfabetet "A" med en markør, kalt Tekstvalg knapp.

Nå kan du klikke på et hvilket som helst felt og begynne å fylle ut skjemaet.

Klikk på når du er ferdig Fil > Eksporter for å lagre endringene i en ny PDF. Du kan gi nytt navn til det redigerte skjemaet, lagre det på et annet sted, og også endre formatet til JPEG, PNG, TIFF, etc. I Fil menyen får du også muligheten til Dele dette redigerte skjemaet direkte via Mail, Messages eller AirDrop.

Alternativt, når du laster ned en PDF, kan du klikke på den og trykke på mellomromstasten for en rask titt. Klikk på Markup knappen (angitt med en penn) i tittellinjen for å begynne å fylle ut detaljene dine umiddelbart.

Merk at alle endringene du gjør i forhåndsvisning automatisk lagres i dokumentet. Hvis du vil lagre den originale filen, lag en kopi av PDF-skjemaet før du redigerer. Når du laster ned PDF-skjemaet, Ctrl-klikker (eller høyreklikker) på det for å få Kopiere alternativ og deretter Lim inn det ved å Ctrl-klikke på ønsket plassering.

2. Lag en signatur i forhåndsvisning

Dette må være en av de mest nyttige innebygde macOS-funksjonene. For å signere en PDF-fil eller legge til signaturen din på et hvilket som helst dokument, åpne filen i Preview-appen og gå til Vis verktøylinjen for skjemautfylling knapp. Nå vil du se Signatur -knappen i verktøylinjen nedenfor, angitt med et skriblet tekstikon.

Klikk på den og gå til Lag signatur. Det er tre måter å lage og lagre signaturen på på Mac-en:

Bruke styreflaten

Følg kommandoene på skjermen og begynn å signere navnet ditt på styreflaten med en finger. Trykk på hvilken som helst tast og klikk deretter på Ferdig. Du kan Klar og prøv igjen hvis signaturen ikke er nøyaktig.

Bruke kameraet

Denne metoden produserer de mest nøyaktige digitale signaturene. Bare signer på et hvitt ark og hold det foran Mac-kameraet. Klikk Ferdig når du har fått det riktige digitale inntrykket.

Bruke en iPhone eller iPad

Hvis det føles vanskelig å signere fra styreflaten, kan du logge på iPhone-skjermen med fingeren. Du kan også velge iPad og bruke Apple Pencil til å signere.

Når du har opprettet signaturen, legger du den til i PDF-skjemaer i løpet av sekunder. Dra den for å endre plasseringen og bruk håndtak for å justere størrelsen.

3. Bruk kontinuitetskamera til å skanne dokumenter

Mange søknadsskjemaer krever at du legger ved støttedokumenter. Du kan enkelt bruke iPhone eller iPad til å skanne dokumenter og lagre dem direkte på Mac-en.

For å bruke denne funksjonen, sørg for at begge enhetene dine har Bluetooth og Wi-Fi slått på. Kontinuitetskamera fungerer på enheter som kjører iOS 16, macOS Ventura eller nyere, så sørg for at du oppfyller kravene først.

Nå, på din Mac, Ctrl-klikk på skjermen der du vil lagre de skannede dokumentene (det være seg på skrivebordet eller en spesifikk mappe).

Velg fra kontekstmenyen Importer fra iPhone > Skann dokumenter. Dette vil automatisk åpne skanneren på din iPhone. Kameraet kan oppdage kantene på dokumentet for en jevn finish. Du kan dra rammen for å gjøre endringer og velge Gjenta eller Fortsett skanning som kreves.

Når du har skannet dokumentene dine, trykker du på Lagre. Det skannede dokumentet vil vises på Mac-en som en PDF; du kan finne den på det nøyaktige stedet der du startet prosessen. Du kan nå åpne dette skannede PDF-skjemaet i forhåndsvisning og sette din digitale signatur på det hvis nødvendig.

4. Kombiner PDF-er

Hva om du trenger å kombinere dokumentene du nettopp skannet med søknadsskjemaet? Eller kanskje du har flere skannede dokumenter du trenger i én PDF? Forhåndsvisning kan hjelpe deg også her.

Åpne forhåndsvisningsappen og velg PDF-en du trenger å beholde først i sekvensen. Klikk på Utsikt fra menylinjen og velg Miniatyrbilder alternativet fra rullegardinmenyen.

Dra PDF-ene du vil kombinere til venstre rute, kalt miniatyrsidepanelet. Nå er alle sidene dine kombinert med den første PDF-filen. Du kan også omorganisere disse sidene ved å dra og slippe miniatyrbildene til ønsket plassering.

5. Endre størrelse og endre rekkefølgen på PDF-sider

MacOS tilbyr ulike alternativer for å redigere en PDF-fil, inkludert endre størrelse og omorganisere PDF-sidene dine.

Åpne PDF-en i forhåndsvisningsappen og klikk på Vis verktøylinjen for skjemautfylling knappen ved siden av søkefeltet. Velg nå Rektangulært utvalg knappen i verktøylinjen rett nedenfor og velg den delen av siden du vil beholde.

Ved valg vil Avling knappen vises automatisk. Klikk på den for å endre størrelsen på PDF-siden. Du kan også angre beskjæringen ved å klikke på Rediger > Angre beskjæring fra menylinjen.

Hvis noen av de skannede sidene dine er tilfeldig orientert, kan du også rotere dem gjennom forhåndsvisning.

Klikk på Rotere ikonet i tittellinjen (angitt med et rektangel med en pil ved siden av Markup knappen) for å rotere siden til du får ønsket retning. Du kan også rotere flere sider samtidig ved å velge miniatyrbildene deres fra venstre rute mens du holder nede Shift-tasten og deretter rotere dem sammen.

Til slutt, hvis søknadsskjemaet ditt har visse størrelsesbegrensninger, kan du også komprimere PDF-filer på din Mac uten å miste kvalitet.

Fyll ut søknadsskjemaer raskere med din Mac

macOS er forhåndslastet med funksjoner for å øke produktiviteten mens du utfører en hvilken som helst oppgave. Alt du trenger å gjøre er å lære hvordan du bruker Mac-en mer effektivt.

Tipsene her vil hjelpe deg med å fylle ut alle typer PDF-skjemaer ved å bruke forhåndsvisning og redusere tiden du bruker på å bytte mellom apper. Markeringsverktøyene i Preview som gjør det praktisk å fylle ut skjemaer, kan også brukes til å kommentere skjermbilder og bilder.