5 måter å forberede skatten ved å bruke Excels SUMIF-funksjon

Når det kommer til den ofte kjedelige oppgaven med å forberede seg til skattesesongen, er det avgjørende å holde seg organisert for å lykkes. Å forstå hvilke utgifter du har pådratt deg i løpet av det siste året, og hvor stor innvirkning hver utgift har hatt på økonomien din, kan hjelpe deg med å maksimere fradragene.

Å vite hvor stor prosentandel av din totale husholdningsinntekt som kommer fra hver kilde, vil bidra til at du ikke bare sende inn nøyaktige tall når innleveringstid nærmer seg, men også at du grundig kan få ut alle mulige fradrag. Heldigvis tilbyr Excel en pakke med verktøy og funksjoner som kan hjelpe deg med å organisere deg mens du betaler.

1. Kategorisering av utgifter etter beløp i Excel

Å holde orden på utgiftene dine er viktig når du forbereder deg på å betale skatten. For å optimalisere avkastningen din, må du spesifisere de viktigste kjøpene du har gjort det siste året.

Det er fullt mulig å gå gjennom hver artikkel på listen manuelt for å sjekke hva som kvalifiserer som en større utgift. For å spare tid kan du imidlertid automatisere beregningene dine ved å summere utgiftskategorier basert på pris med Excels SUMIF-funksjon.

Tenk på følgende regneark som representerer eksempeldata fra et helt år med utgifter.

Å få totaler for større og mindre utgifter er enkelt med et par SUMIF-funksjoner.

F2-cellen bruker følgende SUMIF-funksjon for å summere alle utgifter over $300,00:

=SUM.HVIS(B2:B28; ">300")

I mellomtiden bruker F3-cellen også sin egen SUMIF-funksjon for å legge til alle utgifter mindre enn eller lik $300,00:

=SUM.HVIS(B2:B28; "<=300")

Sammen forenkler disse to funksjonene beregningen av hvor mye du brukte på større eller mindre kjøp.

2. Sum utgiftskategorier etter type i Excel

I tillegg til å dele utgifter etter kjøpsstørrelse, kan det også være lurt å beregne totaler etter utgiftskategori. Dette kan tillate deg å finne summene for poster som kan bli trukket fra skatteplikten din, og det kan være nødvendig å legge inn på enkelte skjemaer.

SUMIF-funksjonen gjør det enkelt å beregne summene etter utgiftstype. Den lar kontrollfunksjonen operere på ett område mens et eget område summeres.

I cellene F5:F7 bruker vi følgende rekke funksjoner for å få totalsummene for individuelle kategorier:

=SUM.HVIS(C2:C28; "=Bolig", B2:B28)

=SUM.HVIS(C2:C28; "=Donasjoner", B2:B28)

=SUM.HVIS(C2:C28; "=Bedrift", B2:B28)

SUMIF-funksjonen kjører på C-kolonnen som inneholder kategorien. Det tredje argumentet spesifiserer imidlertid hvilken kolonne som skal legges til. I dette tilfellet vil du legge til alle verdiene i kolonne B, forutsatt at typen i kolonne C er riktig type. Dette lar oss bruke SUMIF-funksjonen til andre formål enn numeriske.

3. Bruke Excels SUMIF for å kategorisere inntekt etter type

Ved å bruke de samme ferdighetene fra det siste elementet på listen, kan du utføre lignende beregninger på inntekten din. Bytte finne dine donasjoner og forretningsutgifter for å finne kapitalgevinster, rentepåløp og entreprenørinntekter.

Hvis du har mer enn én type inntekt som passer inn i en bestemt kategori, kan du bruke SUMIFS-funksjonen til å sjekke flere betingelser og kjøre summer på tvers av flere kategorier. Dette er nyttig for de med beholdninger som påløper renter, kapitalmidler som har fått verdi i løpet av året, eller store investeringsporteføljer.

Som et eksempel vil vi se på et regneark som viser inntekter i løpet av et år, kategorisert etter kilde. Hvert element på listen inneholder et beløp, dato og type. Ved siden av listen brukes et sett med SUMIF-funksjoner for å summere hver inntektstype slik at summene kan beskattes på riktig måte.

I eksemplet ovenfor fylles kolonne G med følgende funksjon:

=UNIKK(D2:D52)

Dette gir en oversikt over hver unike type inntekt oppført i kolonne D. Dette gjør at kolonne H kan fylles ut med en serie SUMIF-funksjoner som refererer til cellene i kolonne G. For eksempel gir følgende funksjon i celle H2 summen av alle poster av typen "inntekt".

=SUM.HVIS(D2:D52;G2;B2:B52)

Dette gir en sum for hver unike type inntekt som er oppført. Hver type inntekt beskattes med en annen sats, noe som gjør det vanskelig å beregne hva du skylder på hver enkelt uten totaler.

4. Spesifiser fradrag med Excels SUMIF

En annen flott brukssak for Excels SUMIF-funksjon er totalt fradrag. Mange utgifter gjennom året kan telles mot din skattepliktige inntekt. Den enkleste måten å holde styr på er å lage et eget ark bare for å telle fradragene dine, og deretter begynne å summere ulike typer.

Å lage denne listen vil være avhengig av at du har gode poster andre steder, så det er viktig at den øvrige informasjonen din er fullstendig. Disse kan spare deg for en betydelig mengde penger på skatten, så det er viktig å holde tritt med å legge inn poster gjennom året. Hvis du gjør det, kan du spare tid på å gå tilbake gjennom gamle kvitteringer.

Gitt en liste over utgiftstyper som kan telles mot fradrag, kan du raskt summere dem, som i eksemplet nedenfor.

Dette eksemplet bruker en liste over fradragsberettigede utgifter på et annet ark, sammen med prosentandelen av utgifter, for å beregne totalsummen for hver fradragskategori. Etter at hver kategori er bestemt, legges resultatene til for et totalt fradrag. Hver kategorisum bestemmes med denne formelen:

=SUM.HVIS(C2:C28;E2;B2:B28)*Ark2!B1

Kolonne B på ark 2 inneholder kategoriens egenandelsprosent. Til slutt kan en totalsum ganske enkelt beregnes med denne funksjonen:

=SUM(F2:F4)

5. Bruke SUMIF for å beregne totaler basert på dato i Excel

Excels SUMIF-funksjon kan sammenligne mer enn bare likhet mellom to tekststykker. Det kan også gjøre datosammenligninger og til og med fortelle om en gitt dato kom før eller etter en annen.

Å summere etter dato kan være nyttig for tilfeller der en større livsendring skjedde gjennom året, for eksempel flytting eller karriereskift. Å vite hvilken informasjon som skjedde før og etter, kan hjelpe deg med å beregne hva du skylder.

Den ideelle måten å summere etter kategori over en fast datoperiode er å bruke Excels SUMIFS-funksjon. Det ligner på standard SUMIF; den kan imidlertid ha flere betingelser definert i seg:

=SUMIFS(B2:B28, C2:C28, "Bolig", D2:D28, "<= " & DATO(2022, 2, 5))

I funksjonen ovenfor antar vi at en flytting skjedde fra en stat til en annen den 02/05/2022. Dette vil summere alle betalinger for bolig som skjedde på eller før den dagen i kategorien "Bolig".

Først validerer denne metoden at kategorien i C2:C28 er riktig, og validerer deretter at datoen i D2:D28 er innenfor riktig tidsramme. I tillegg, om nødvendig, kan du legge til flere filtre, som å summere totaler over et bestemt beløp eller ignorere varer med et bestemt navn.

SUMIFS-funksjonen er praktisk for å kontrollere mer enn én tilstand på en enkelt post, siden den kan akseptere så mange tester som nødvendig.

Excels SUMIF kan hjelpe deg med å tilpasse skatteforberedelser

Excel er en enkel, men effektiv måte å organisere postene dine på når du forbereder skatter. Dette verktøyet er uunnværlig, med innebygde måter å automatisk beregne totaler, holde utgifter kategorisert og bestemme hvor mye du har tjent i inntekt, renter og utbytte.

Som en ekstra bonus er den i stand til å hjelpe deg med å spare penger på spesifiserte utgifter og beregne inntekt for ulike tidsrammer. Sammen gjør disse Excels SUMIF-funksjon uvurderlig for alle som utarbeider sine egne skatter.