4 undervurdert bruk av Excels ERSTATT-funksjon

Ved behandling av store mengder data er det få Excel-funksjoner som er så allsidige som ERSTATT-funksjonen. Dessverre blir det tragisk nok ofte oversett til fordel for langt mer kompliserte løsninger på det som ofte er enkle problemer.

ERSTATT-funksjonen er en rask og ren måte å rense data på, legge til detaljer i rapporter og lage enkel skjemakommunikasjon. Å mestre denne funksjonen og forstå bruken gjør den til et uerstattelig og brukervennlig verktøy for å analysere store datasett.

1. Opprette skjemakommunikasjon med Excels ERSTATT-funksjon

Excels ERSTATT-funksjon gjør det enkelt å raskt og enkelt bytte ut forhåndsdefinerte markører på en del forhåndsformatert tekst. Dette lar brukere enkelt lage skjemakommunikasjon, og bytte ut informasjonen som endres med hver iterasjon.

Du kan plassere en mal i en celle i et regneark, og deretter angi en liste over mottakere på et annet regneark. Deretter kobler du ERSTATT-funksjonene til en annen celle for å legge til detaljene for hver mottaker.

Merk at du kan legge mer enn én ERSTATTER inne i hverandre:

=ERSTITT(ERSTATTER(ERSTATTER(ERSTATTER(ERSTATTER(ERSTATTER(Mal!$A$1, "{ cardlastfour }", F2), "{ billingtotal }", E2), "{ Kort type }", D2), "{ sluttdato }", TEXT(C2, "mmm dd, åååå")), "{ lname }", B2), "{ fname }", A2)

Hvis du har for mange felt som endres, kan du dele opp hele bokstaven i avsnitt og endre dem ett om gangen. I radens siste celle setter du sammen alle disse avsnittene til én enkelt bokstav.

Automatisk genererte e-poster er en fantastisk måte å raskt og enkelt nå en liste over kunder, lage personlig markedsføringskorrespondanse eller generere tilpassede følgebrev.

Du kan dele lengre meldinger i avsnitt eller enkeltsetninger for å unngå altfor komplekse ERSTATT-formler. Du kan til og med bruke betingelser for ytterligere tilpasning, som å bytte inn ulike lister over ferdigheter på et følgebrev basert på hvilken type jobb du søker på.

2. Bruk av Excels ERSTATT-funksjon for å generere rapporter

Ikke bare er ERSTATT-funksjonen nyttig for å sette inn grunnleggende informasjon i forhåndsformaterte felt, men den kan også injisere komplekse beregninger i forhåndslagde rapporter. Injeksjonsberegninger lar deg bruk Excel til å bygge et dashbord som gir visuell informasjon og leverer tilpassede observasjoner basert på data.

Ved å kombinere SUBSTITUTE for å forhåndsgenerere tekstblokker og betingelser, som IF-funksjonen, kan du lage mer detaljerte rapporter.

I eksemplet ovenfor kan du se at to separate avsnitt blir opprettet ved hjelp av noe informasjon fra en rapport. En betinget funksjon kan da bestemme hvilken av de to avsnittene som er passende å vise til rapportens lesere.

Det første avsnittet er laget med denne formelen:

=HVIS(A2>B2, ERSTATTER(Maler!$A$3, «{ growthpercent }», (RUNDE(B2 / A2, 2) * 100) - 100 & "%"), ERSTATTER(Maler!$A$4, "{ reduksjon i prosent }", 100 - (ROUND(A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))

Sammenkobling av flere lenkede SUBSTITUTE-funksjoner med betingelser kan hjelpe deg med å utforme mer innsiktsfulle dashboards og rapporter. Beregninger kan til og med utføres direkte i ERSTATT-funksjoner for å sikre at du bare presenterer den mest relevante informasjonen for leserne dine.

3. Rensing av Excel-data for lagring ved hjelp av Excels ERSTATT-funksjon

Når det gjelder langsiktig datalagring, er det få hensyn som er så avgjørende som rensing. Å forhindre at søppeldata forurenser eller skader et datasett er avgjørende for å forhindre fremtidige feil du ikke kan forstå.

Dette kan bety alt fra å skrubbe ulovlige tegn fra et datasett til å sikre at reserverte nøkkelord blir behandlet som tekst i stedet for kommandoer. Uansett hva du trenger å gjøre for å beskytte databasene dine trusler som SQL-injeksjon og dataene dine kan brukes, kan Excels ERSTATT-funksjon hjelpe.

For eksempel kan vi utarbeide en liste over brukersvar på en spørreundersøkelse for innsetting i en SQL-database. Uvaliderte data kan inneholde en rekke ulovlige tegn som kan forårsake problemer lenger ned i linjen hvis de ikke fjernes:

=ERSTATT(A2:A4, "'", '\'")

Funksjonen ovenfor representerer et forenklet, men likevel nødvendig trinn for å forberede dataene for lagring. Denne funksjonen undersøker hvert svar i kolonne B for et enkelt sitat. Hvis tilstede, har karakteren en omvendt skråstrek lagt til før. Å legge til omvendte skråstreker bidrar til å sikre at reserverte tegn ikke forstyrrer spørringen som brukes til å sette inn dataene i DB.

Hvis tegnet eller strengen du søker etter må fjernes helt, er ERSTATT-funksjonen fortsatt nyttig:

=ERSTATT(B2:B20, "$", "")

Bruk av en tom streng for det tredje argumentet vil fjerne de angitte tegnene fra cellen helt. Med ERSTATT-funksjonen kan du fjerne spesifikk tekst for å skrubbe potensielt skadelige tegn fra dataene dine fullstendig.

4. Sikre riktig dataformatering med Excels ERSTATT-funksjon

Et potensielt problem ved innsamling av data er muligheten for å motta feilaktig informasjon. Når brukere legger inn informasjon i et gratissvarskjema, kan det føre til feil rapporteringsinformasjon. Unøyaktige data kan være så enkle som en vanlig stavefeil eller så komplekse som en ligning med feil format.

Excels ERSTATT-funksjon er den perfekte måten å forhindre at enkle feil forårsaker feil datarapportering. Når du analyserer resultatene produsert av en spesifikk kilde, kan fjerning av kjente unøyaktigheter bidra til å gi mer nøyaktige resultater:

=ERSTATT(A2, "CompanyName Inc.", "Company Name Inc.")

Eksempelet ovenfor viser hvordan en ERSTATT-funksjon kan fjerne en enkel skrivefeil fra en liste over produktanmeldelser. Å erstatte en vanlig feilstaving kan sikre at en omtale av et merke eller et selskap ikke blir oversett når man undersøker dataene på et senere tidspunkt.

Bruk av ERSTATT-funksjonen for å erstatte kjente potensielle feil med riktig informasjon kan fange opp problemer i datasettet ditt før de blir problemer, og hjelper deg med å unngå feil hvis du ønsker å bruke din regneark for dataprofilering i fremtiden.

Excels ERSTATT-funksjon: Enkel, men funksjonell

Selv om ERSTATT-funksjonen kan være relativt enkel, er den en ekstremt nyttig formel. Å erstatte tekst i forhåndsformaterte blokker, hjelpe til med å generere rapporter, rense data og fjerne potensiell probleminformasjon fra et datasett skraper bare overflaten.

Å bruke beregninger i SUBSTITUTE og pare dem med betingede formler bidrar til å utvide mulighetene. Den kan utvide dashbord og rapporter fra å presentere visuelle data til å tilby komplekse automatisk genererte analyser.

Ved å kombinere denne funksjonen med andre formler og teknikker kan du lage et dashbord som konkurrerer med dedikerte databaseverktøy. Så det er avgjørende å kjenne og forstå Excels ERSTATT-funksjon hvis du er en dataanalytiker, ingeniør eller jobber med massive datasett.