For mange mennesker er det å sjekke e-post en uunngåelig del av deres arbeidsliv eller akademiske liv. Imidlertid kan e-postavhengighet (eller e-posttretthet) snike seg opp på nesten hvem som helst, og det er lett å ha for vane å sjekke innboksen din hele dagen og natten.
Her er hvordan du kan skape et sunnere forhold med e-post for å redusere stress, samt nyte nedetiden med færre distraksjoner. I de aller fleste tilfeller krever ikke nye meldinger umiddelbar oppmerksomhet uansett.
Om e-postavhengighet
Hvor ofte sjekker du e-post i løpet av dagen? Generelt er det å sjekke e-post sjeldnere – for eksempel rundt tre ganger om dagen – assosiert med mindre stress og følelse av overveldelse, ifølge Datamaskiner i menneskelig atferd. Sjansen er stor for at mange e-postbrukere har en tendens til å sjekke kontoene sine mye nærmere.
På ansiktet er dette ikke en dårlig ting: du prøver å være ansvarlig og svare på meldinger i tide. Dette kan imidlertid føre til følelsen av at du må holde et konstant øye med innboksen din.
Selv om noen mennesker trenger å overvåke e-poster dette nøye for deres profesjonelle suksess, kan mange andre dra nytte av å åpne innboksene sine litt sjeldnere. I de fleste tilfeller kan meldingene med annonser du ikke bryr deg om eller avtalepåminnelser vente noen timer på.
Slik kan du kutte ned på tiden du bruker på å sjekke (og bekymre deg for) e-post hver dag.
1. Hold e-post fra telefonen
Reduser e-posttretthet i hverdagen ved sletter alle e-postene fra telefonen. Dette vil fjerne fristelsen til å skanne innboksen under rare øyeblikk i løpet av dagen, spesielt når du ikke er døgnåpen. Det kan bli en aktivitet kun på datamaskin.
2. Sjekk innboksen din på bestemte tidspunkter
Prøv å sjekke e-post til bestemte tider i løpet av dagen, for eksempel kl. 09.00, 12.00 og 16.00. (eller hvilken ordning som fungerer for timeplanen din). Sikt på tre faste ganger om dagen eller enda færre, avhengig av dine behov.
Denne strategien, noen ganger kjent som e-postbatching, har en tendens til å involvere mindre følelsesmessig utmattelse fra e-post, pr Internett-intervensjoner. I stedet for å føle at du må være tilgjengelig til enhver tid, blir e-post en mer håndterlig aktivitet som bare finner sted noen få ganger om dagen.
Hvis du er bekymret for å la potensielle e-postkorrespondenter vente, så sett opp en automatisk svarmelding. Konfigurer a tilbakevendende feriesvar i Gmail med en melding som angir tidspunktene du vanligvis sjekker e-post hver dag. Som en mulig sikkerhetskopi, ta med et telefonnummer og instruer meldingsmottakerne om å ringe eller sende tekstmeldinger i tilfelle noe krever umiddelbar oppmerksomhet.
For det meste kan det å sette disse grensene med e-postovervåking føre til mye større sjelefred, samtidig som du sikrer at du ser og svarer på viktige meldinger i tide. Det er det beste fra begge verdener.
3. Slutt å sjekke e-post først om morgenen
Rundt en tredjedel av millennials sjekker e-post så snart de våkner, ifølge en undersøkelse fra Søvnrådgiver, selv om denne praksisen ofte inkluderer økt angst. Impulsen er forståelig - du vil ha et hopp på arbeidsdagen eller studiene - men det er ikke den mest behagelige måten å tilbringe en morgen på. Tanker om den ventende gjøremålslisten begynner å svirre rundt i hjernen din før du i det hele tatt har gått ut av sengen.
I stedet motstå trangen til å åpne innboksen først om morgenen og skape en bedre morgenrutine som inkluderer noen aktiviteter du liker. Pisk opp en deilig frokost, strekk eller journal for en liten stund. Eventuelle ventende e-poster kan vente.
4. Vær oppmerksom på sjekkeimpulsen din
Når føler du oftest behov for å sjekke e-post? Er det rett etter oppvåkning eller hele dagen når det er noen få minutters nedetid? Kontrollimpulsen kan være så vanlig og automatisk at du egentlig ikke legger merke til den.
Last ned for å holde et nærmere øye med denne vanen apper utviklet for å hjelpe deg med å endre vanene dine, for eksempel Strides. Sett et mål for å redusere antall ganger du sjekker e-post, eller (når det er mulig) tiden du bruker på å samhandle med e-post totalt. Å bestemme seg for et klart mål vil gjøre det litt mer mulig å kutte ned på e-posttid.
5. Lukk E-post-fanen på datamaskinen
Det er enkelt å la e-postfanen være åpen mens du jobber, ved å trykke på fanen hver gang en ny melding kommer. Varslingsdistraksjonen fra e-post kan imidlertid avspore konsentrasjonen og forstyrre arbeidsflyten. Ikke overraskende er det å sjekke e-post en av de vanlige oppgavehåndteringsutfordringer som gjør det vanskelig å fokusere på det du trenger å gjøre.
Hvis mulig, oppmuntre teamet ditt til å kommunisere med et annet verktøy, for eksempel Slack eller Microsoft Teams. Chattefunksjoner kan i mange tilfeller erstatte e-postkommunikasjon.
Hvis det er vanskelig å bryte vanen, logg ut av e-posten din og få deg selv til å skrive inn påloggingsinformasjonen og passordet hver gang. Det legger til et ekstra trinn til hele prosessen og gjør den mindre automatisk. Med tiden vil du imidlertid sette pris på muligheten til å fokusere uten å stadig se på e-postfanen og vente på at en innkommende melding skal vises.
6. Spor tiden din på e-post
Å overvåke nøyaktig hvor mye tid du bruker på e-post kan gjøre det enklere å kutte ned. På en iPhone viser funksjonen Skjermtid hvor mye tid du bruker på e-postappen. I mellomtiden hjelper Androids digitale velværeverktøy ikke bare med å spore tiden din på e-post, men de lar deg også legge e-posten inn i en spesifikk jobbapp som forblir skjult når du ikke er på døgnet.
Alternativt kan du bruke en tidssporingsapp som Toggl Track eller RescueTime for å overvåke e-postbruk. Noen ganger er det bare å se hvor tiden din går, en motivator nok til å kutte ned på e-postvanene dine.
Temme e-postsjekkevanene dine for å redusere stress
Du er neppe alene hvis du synes det er vanskelig å motstå trangen til å titte i innboksen din i løpet av dagen, men det er en brytbar vane. Ved å holde e-postapper borte fra telefonen, begrense antall ganger du sjekker det hver dag, og ganske enkelt bli mer klar over din tendens til å se på innboksen, er det mulig å overvinne e-postoverveldelse og frigjøre tid til andre aktiviteter.
Prøv disse tipsene for å se hvilke som hjelper deg med å administrere e-postvanene dine best, og på kort tid vil du føle deg litt mindre knyttet til disse innboksvarslene.