Hybridarbeid har blitt mer populært i det 21. århundre og har flere fordeler. Team kan fortsette personlig samarbeid, mens ansatte kan spare penger på reiser og tåle mindre pendlingstid. Å få på plass de riktige systemene er imidlertid avgjørende for å lykkes i det lange løp.
Mange mennesker over hele verden bruker Google Kalender til å administrere arbeidsdagen sin, og du har mange alternativer når du konfigurerer den for hybridarbeid. Denne artikkelen viser deg hvordan du kan operere mer effektivt på tvers av flere lokasjoner.
1. Deling av arbeidssted og åpningstider
En av de enkleste måtene å samarbeide for hybridarbeid via Google Kalender er ved å dele arbeidssted og arbeidstid. Når du og teamet ditt har gjort det, vil du finne det lettere å arrangere møter, forstå hvorfor folk ikke har svart, og mer.
Hvis du vil dele arbeidstiden du er på nett for, kan du ganske enkelt legge til et notat på Google-kortet ditt. Her kan du også legge til tidssonen din. Du kan også dele arbeidstiden din ved å gå til din
Innstillinger og deling > Arbeidstid. Merk av for Aktiver arbeidstid, og tilpass arbeidstiden din for hver dag.En annen måte å dele tidssonen din på i Google Kalender er ved å velge kalenderen du og teamet ditt jobber med. Gå til Innstillinger og deling før du velger hvor du er basert under Tidssone seksjon.
2. Bruke fokustid i Google Kalender
Hvis du bruker en iPhone, du er sannsynligvis kjent med fokusmoduser. Kort sagt kan du bruke disse til å begrense varsler og andre ting som kan få deg til å skli på jobben. Hybridarbeid kan resultere i at mange prøver å kontakte deg når du bør fokusere intenst på en oppgave, og Google Kalender har et verktøy som hjelper deg med å takle dette problemet.
Fokustidsfunksjonen i Google Kalender lar deg sette av tid til arbeidet ditt, og du kan også velge om du automatisk vil si nei til møter som andre inviterer deg til. Merk at bare noen planer gir tilgang til fokustidsfunksjonen. Du kan sjekke ved å opprette en ny begivenhet og se om du ser et alternativ som lar deg gjøre det.
3. Hold oversikt over alles kalendere
Har du noen gang invitert noen til en viktig begivenhet, bare for at du allerede har noe annet på kalenderen din? I så fall vet du hvor irriterende det kan være. Den gode nyheten er at med Google Kalender kan du begrense dette problemet når du jobber med en hybridmodell.
En måte å stoppe møtetidskollisjoner er ved å vite når alle er tilgjengelige. Når du oppretter en ny hendelse, gå til Møte med… alternativet på venstre side og skriv inn navnene på personene du vil invitere.
Du bør kunne se folks kalendere du inviterer. Det kan imidlertid hende at noen brukere ikke har delt sine – og hvis dette er tilfelle, bør du prøve å sørge for at de endrer det (du må kanskje også oppgradere Google Workspace-abonnementet deres).
4. Bruk tredjepartsintegrasjoner
Når teamet ditt tar i bruk en hybrid arbeidsmodell, bør du fjerne så mange barrierer for samarbeid som mulig. Den gode nyheten er at Google Kalender har flere tredjepartsintegrasjoner, og disse kan hjelpe deg med å bruke flere av favorittappene dine sammen. Med Google kan du integrere kommunikasjonsverktøy som Zoom og andre praktiske apper – for eksempel avtalepåminnelse.
For å integrere tredjepartsapper med Google Kalender, gå til + ikonet på høyre side av skjermen. Søk deretter etter eller velg appene du vil bruke. Da kan du velge Administratorinstallasjon eller Individuell installasjon, avhengig av hva som passer dine behov.
5. Hold andre lands helligdager i tankene
Som en del av hybridmodellen din kan det hende du har teammedlemmer som jobber i forskjellige land. Og hvis du opererer på tvers av ulike grenser, er det viktig å huske at hele verden ikke kjører på samme tidsplan.
Hvis du prøver å arrangere møter, sørg for at disse hendelsene ikke kolliderer med andre høytider. For eksempel, mens Storbritannia ikke tar fri 4. juli, gjør USA det. Du kan spørre teammedlemmene dine, men du finner også mange steder på nettet; type "[land] helligdager [år]", og du bør kunne finne en liste.
6. Begrens antall møter du har
Hvis du noen gang har hatt en 9-5 jobb i en lengre periode, vil du sannsynligvis vite hvor meningsløse mange møter er. Og hvis du ikke går inn med en skikkelig plan, kan du raskt gå i en felle der teamet ditt har diskusjoner om det siste møtet.
Før du planlegger et møte, spør om det er nødvendig å holde et. Meste parten av tiden, du kan sende en melding via Slack eller send teammedlemmene en e-post i stedet. Hvis du trenger å holde et møte, ha en oversiktlig liste over snakkepunkter og hold den så kort som mulig.
7. Bruk oppgavefunksjonen i Google Kalender for frister
Å ikke hele tiden være i samme rom som kollegene dine kan være en velsignelse. For eksempel kan du ofte fokusere på å fullføre oppgaver som krever betydelig kognitiv innsats – uten å bekymre deg for at andre skal distrahere deg. Det kan imidlertid også skape problemer.
Et problem er at du kanskje glemmer viktige tidsfrister. Du kan imidlertid bruke Google Kalender for å redusere dette problemet. Det er enkelt å holde oversikt over tidsfrister; du kan gå til Opprett > Oppgave og skriv inn det du trenger for å fullføre. Etter å ha gjort det, velg datoen den skal ha forfall innen.
I tillegg til Google Kalender kan du bruke verktøy som Todoist og Microsoft To Do til lignende formål.
8. Blokker tiden du skal jobbe med viktige oppgaver
En av fordelene med hybridarbeid er at du har mer fleksibilitet over timeplanen din. Konseptet "Deep Work" er fra Cal Newports bok om emnet, og en av kjernekomponentene innebærer å jobbe med vanskelige oppgaver i perioder hver dag - uten distraksjoner.
Dyparbeid er ikke noe du kan forvente å gjøre på en åtte timers dag, men det er en god idé å planlegge lommer for intensive oppgaver. Du kan gå til Opprett > Oppgave å sette av tid til å fullføre prosjektene dine, og du kan også bestemme om du vil sette opp repeterende oppgaver.
Tidssperring er vanskelig i begynnelsen, og vi anbefaler å sjekke ut våre beste tidsblokkeringstips for å hjelpe deg.
Google Kalender: En praktisk følgesvenn for hybridarbeidet ditt
Hybridarbeid kan komme både arbeidsgivere og ansatte til gode. Når det gjøres riktig, kan du skape et miljø med teammedlemmer som kan samarbeide og innovere – samtidig som du gir folk mer frihet. Ved å ha mer kontroll over timeplanen deres, vil du kanskje legge merke til at teammedlemmene er mer produktive.
Google Kalender kan løse mange problemer som oppstår fra hybride arbeidsmodeller, for eksempel begrenset åpenhet og kommunikasjon. Prøv disse tipsene og se om de fungerer for deg.
