Google Sheets er et flott alternativ hvis du ikke vil betale for Microsoft Excel. Google Sheets er et regnearkprogram som leveres gratis med Google Docs Editor-pakken. I motsetning til Excel, er Google Sheets også skybasert, noe som betyr at du kan dele regnearkene dine med hvem som helst og jobbe med dem samtidig.
En av de mest populære bruksområdene for Google Sheets er som et prosjektstyringsverktøy, men Google Sheets har ikke muligheten til å lage et Gantt-diagram i Chart Editor. Likevel finnes det løsninger for å gjøre dette for å hjelpe deg med å spore prosjektene dine. Vi viser deg hvordan.
Når du skal bruke et Gantt-diagram
Gantt-diagrammer brukes av prosjektledere på tvers av praktisk talt alle de mest populære prosjektledelsesmetodene. Selv om de i hovedsak er horisontale søylediagrammer, er Gantt-diagrammer en fin måte å visualisere fremgang og brukes vanligvis til å dele opp store prosjekter i mer håndterbare biter.
Gantt-diagrammer er også nyttige hvis prosjektet krever at du rapporterer på bestemte milepæler eller hvis prosjektet involverer mange mennesker.
Hvordan lage et Gantt-diagram i Google Sheets
Dessverre er det ikke en knapp du kan trykke på i Google Sheets som lager et Gantt-diagram for deg, men det bør ikke stoppe deg fra bygge et funksjonelt prosjektledelsestavle i Google Sheets. Hvis du vil lage et Gantt-diagram i Sheets, er det to måter å gjøre det på.
1. Den enkle måten å lage et Gantt-diagram i ark – maler
Den enkleste måten å lage et Gantt-diagram i Google Sheets er med en ferdig mal. Maler gjør det meste av det harde arbeidet for deg, så du kan fokusere på å avgrense Gantt-diagrammet i stedet for å bygge det fra bunnen av.
Du kan finne en Gantt-diagrammal på Google Disk ved å opprette et nytt Google-ark fra en mal. For å gjøre dette, åpne Google Disk og velg + Nytt, og velg deretter Google Sheet, og velg deretter Fra en mal.
Dette vil åpne opp Malgalleri. Inne i Malgalleri, rull ned til delen med tittelen Prosjektledelse, og du finner en mal med tittelen Gantt-diagram av Smartsheet.
Hvis Smartsheet-malen ovenfor ikke vises for deg, eller den ser litt overveldende ut, så gi denne gratis Gantt-kartmal fra Forbes Advisor et forsøk. Det er mye mer grunnleggende, men vil spare deg for mye tid.
2. Lag et Gantt-diagram fra bunnen av i Google Sheets
Hvis du ikke vil bruke en mal for å lage et Gantt-diagram i Google Sheets, kan du lage et fra bunnen av. Slik lager du et Gantt-diagram ved hjelp av et stablet stolpediagram i Google Sheets.
Skriv inn prosjektdataene dine på et nytt Google-ark. Dette må inkludere navn på hver oppgave og start- og sluttdato.
Deretter må du regne ut varigheten av hver oppgave. For å gjøre det enklere å beregne varigheten av hver oppgave, bruk en grunnleggende Google Sheet-formel. En formel vil også sikre at eventuelle endringer som gjøres i oppgavenes start- og sluttdato, gjenspeiles i det ferdige Gantt-diagrammet.
Bruk denne formelen for å beregne varigheten av hver oppgave: Sluttdato – Startdato = Varighet.
For eksempel, hvis startdatoen er i kolonne B rad tre og sluttdatoen er i kolonne C rad tre, bruker du formelen: =sum (C3-B3). Du trenger bare å skrive denne formelen én gang og kan deretter dra den ved å bruke den lille blå boksen i hjørnet. Dette vil bruke formelen på alle dataene som er valgt.
Hvis du sliter med det grunnleggende om Google-ark, sjekk ut noen av våre andre opplæringsprogrammer.
Deretter må du lage et stablet søylediagram. For å gjøre dette hjelper det å ha opprettet en andre tabell med oppgavenavnene dine, dagen de starter og varigheten.
Marker den andre tabellen med oppgavenavnene dine, startdagen og varigheten, og velg deretter Sett inn, og så Diagram. Hvis Google Sheets ikke automatisk har valgt et stablet søylediagram, kan du endre diagramtypen manuelt.
Akkurat nå har du et stablet stolpediagram, men som du kan se, ser det ikke ut som et Gantt-diagram. For å få dette søylediagrammet til å se ut og føles mer som et Gantt-diagram, må du gjøre noen endringer i diagraminnstillingene.
Først må du fjerne den blå delen av de stablede stolpene, som representerer startdagen for hver oppgave. Å gjøre dette, Dobbeltklikk diagrammet for å åpne Kartredigerer og klikk deretter på den blå delen av grafen.
Dette vil åpne Serieinnstillinger. Du kan ikke slette de blå søylene helt, men du kan gjøre dem usynlige ved å endre opasiteten fra 100 % til 0 %.
Nå kan du ikke se dem, men de holder fortsatt de viktige røde delene av stolpediagrammet ditt der de skal være.
Deretter må du fjerne forklaringen fra diagrammet. Klikk på etikettene øverst i diagrammet og endre deretter deres plassering fra topp til ingen. Du kan også slette forklaringen ved å trykke på slette knappen på tastaturet.
Til slutt, gi Gantt-diagrammet ditt en tittel etter dobbeltklikke den eksisterende tittelen og gjøre endringer. Du kan også slette aksetittelen ved å klikke på den og deretter trykke slette på tastaturet ditt.
Hvis du ikke er en fan av rødt, kan du endre fargen på de røde søylene med klikke en av dem og deretter velge en ny Fyll farge.
Nå har du et Gantt-diagram som oppdateres automatisk når du endrer en gitt oppgaves start- eller sluttdato.
Administrere prosjekter i Google Sheets
Du vet nå hvordan du lager et Gantt-diagram i Google Sheets. Enten du velger å bruke en mal eller lage et Gantt-diagram fra bunnen av, er du nå klar til å administrere et prosjekt ved hjelp av Sheets.
Prosjektstyringsverktøy som Asana kan lage Gantt-diagrammer for deg, men de er også betalte programmer. Google Sheets er helt gratis, så det er verdt å lære hvordan du administrerer et prosjekt i Google Disk hvis du ikke har et stort budsjett for prosjektstyringsprogramvare.