Det vil ta mye tid hvis du trenger å sende mange personlige e-poster manuelt. Bra at det er Mail Merge – et Google Sheet-tillegg som lar deg bruke en database til å sende tilpassede e-postblaster raskt. Når du har satt opp tillegget i Google-arkene dine, trenger du bare å forberede en e-postmal med plassholdere, så er du i gang.

Dra nytte av denne funksjonen hvis du trenger å sende en haug med målrettede e-poster, men ikke ønsker å forplikte deg til en automatisert markedsføringsløsning. Sjekk ut hvordan du setter opp og bruker Mail Merge i Google Sheets.

Slik bruker du utskriftsfletting i Google Sheets

Vi delte trinnene for bruk av Mail Merge i Google Sheets i tre deler, med flere trinn for hver.

Følg instruksjonene nedenfor nøye for å forstå prosessen og implementere den på en vellykket måte.

Del 1: Installer Mail Merge

Det første du må gjøre for å komme i gang er å installere Mail Merge.

Bare gå til Utskriftsfletting i Google Workspace Marketplace og treffer Installere knapp. Å velge Fortsette i bekreftelsesmeldingen.

Velg deretter din foretrukne e-postkonto og klikk Tillate for å sikre at tillegget har den nødvendige tilgangen. Når installasjonsprosessen er fullført, konfigurerer du funksjonen i Google Regneark.

Følg trinnene nedenfor for å fortsette med det:

  1. Start Google Sheets og klikk på Fanen Utvidelser i båndmenyen.
  2. Velge Utskriftsflettingmed vedlegg fra kontekstmenyen og klikk på Aktiver utskriftsfletting.
  3. Når utvidelsen er aktivert, naviger til Utskriftsfletting med vedlegg > Opprett sammenslåingsark.
  4. Du skal nå se en flettemal med kolonner som fornavn, etternavn, e-postadresse, planlagte data, etc. i regnearket. Du kan legge inn informasjonen manuelt for å komme i gang, samt legge til flere kolonner i henhold til dine preferanser.
  5. Hvis du vil legge til Google-kontaktene dine i regnearket, gå til Utskriftsfletting med vedlegg i fanen Utvidelser og velg Importer Google-kontakter.
  6. I den følgende dialogboksen velger du en kontaktgruppe og trykker på ImportKontakter knapp.

Når kontaktene er eksportert, kan du komme i gang umiddelbart. Det vi virkelig liker med Mail Merge with Attachments-utvidelsen er at du kan planlegge e-poster i henhold til dine preferanser, som å sende ut påminnelser på mandag til én batch og onsdag til en annen. Pass imidlertid på at du bruker formatet dd/mm/åååå tt: mm dato og klokkeslett for denne delen for å unngå feil.

For det andre kan du legge inn vedlegg i form av lenker for bestemte brukere. Bare gå over til Google Disk og kopier lenken til en fil du vil dele. Sett inn den lenken i Filvedlegg fanen, og du er klar. Mens du er i gang, kan du også bruke alternative farger i Google Regneark eller endre hele temaet for å bringe dokumentet ditt til live.

Trinn 2: Lag en mal

Når du har forberedt Google-arket ditt, er det på tide å lage en e-postmal for mottakerne.

Vi vil bruke {{feltnavn}} som plassholder i denne metoden.

Her er alt du trenger å gjøre:

  1. Gå til Utvidelse-fanen i Google Sheets og Utskriftsfletting med vedlegg > Konfigurer utskriftsfletting.
  2. Velge Lag e-postmal fra de tilgjengelige alternativene, klikk deretter på Redigere -knappen ved siden av alternativet Bruk en visuell editor.
  3. Skriv inn emnet for e-posten i Emnefelt. Du kan legge til en plassholder som {{First Name}}.
  4. Deretter legger du til e-postteksten ved å bruke samme metode. Hvis du sender e-posten til flere mottakere for samme formål (som en møtepåminnelse), kan du også legge ved filer i utkastet.
  5. Klikk Lagre å bruke dette utkastet i fremtiden.

Trinn 3: Test funksjonen

Når regnearket og e-postutkastet er klare, kan du begynne å sende e-postene. Men før du begynner å sende dem ut til ekte mennesker, kan du instruere Mail Merge with Attachments om å sende deg en test-e-post.

Slik kan du teste om tillegget fungerer bra:

  1. Utvid Send e-postkampanje delen av kontekstmenyen du åpnet tidligere.
  2. Klikk på Send en test-e-post alternativet og velg Gå.

Du skal nå motta en test-e-post på Gmail-kontoen du registrerte deg med. Hvis alt er bra å gå, kan du velge Kjør utskriftsfletting neste gang for å fortsette.

Send ut tilpassede e-poster med Google Sheets og Mail Merge

Nå skal du kunne sette opp utvidelsen Mail Merge i Google Sheets og bruke den effektivt til arbeid, spesielt for markedsføringsoppgaver. Når du ønsker å slutte å bruke denne funksjonen i fremtiden, kan du gå tilbake til Google Marketplace-siden til Mail Merge og klikke på Avinstaller-knappen.