Når du sender en fil, er det bedre å sende den i minst to formater for å sikre at mottakeren kan åpne den. Hvis du har laget et Excel-regneark, bør du legge til en PDF-fil i den e-posten, siden det er et av de vanligste filformatene.
Ved å bruke Excels innebygde verktøy kan du lagre regnearket som en PDF-fil eller til og med dele det via e-post. Du kan også bruke et nettbasert verktøy for å konvertere Excel-filene dine til PDF. I denne artikkelen skal vi se nærmere på hver metode.
Forbered regnearket
Når du konverterer en Excel-fil til en PDF, kan du ende opp med manglende informasjon, unødvendig tomme celler eller rare tabeller. For å unngå det, bruk Sideoppsettet verktøy for å angi utskriftsområdet, velge sideretning eller legge til sideskift.
Hvis du planlegger å sende filen til en kollega, kan det være verdt det å ta seg tid og organisere Excel-regnearkene dine, slik at du har pene PDF-er.
1. Lagre filen som PDF
Hvis du vil konvertere en Excel-fil til en PDF, er dette den enkleste metoden du kan bruke. I Excel åpner du
Fil menyen, klikk Lagre som, og velg en plassering. Åpne rullegardinmenyen og velg PDF(*.pdf) alternativ. Klikk deretter Lagre.I vinduet Lagre som klikker du på Alternativer knapp. Du kan velge om du bare vil lagre det aktive arket eller hele arbeidsboken, sideområdet og hvilken informasjon Excel skal inkludere når filen lagres.
Merk: Før du lagrer filen, fjern eventuelle tomme rader i Excel-regnearket, siden det kan ødelegge PDF-filens generelle utseende.
2. Eksporter regnearket som PDF
Dette alternativet ligner det første, siden du kan eksportere filen som PDF ved hjelp av Excel-verktøy. Fra verktøylinjen åpner du Fil fanen. Deretter velger du Eksport og klikk Lag PDF/XPS-dokument. Når du har valgt filplasseringen, klikker du publisere, og Excel vil gjøre regnearket om til en PDF-fil.
Hvis du ofte trenger å lagre Excel-regneark som PDF, kan du legge til Publiser som PDF eller XPS kommando til verktøylinjen. Slik kan du gjøre det:
- Gå til Fil > Alternativer.
- Velg i venstre rute Tilpass verktøylinjen for hurtigtilgang.
- Sett Velg kommando fra til Alle kommandoer.
- Velg fra kommandolisten Publiser som PDF eller XPS og klikk Legge til.
- Klikk OK for å legge til kommandoen.
3. Del filen som PDF
Excel lar deg også dele regnearket som PDF uten å måtte lagre det på datamaskinen. Velg Fil fanen og klikk Dele.
For å laste opp filen til OneDrive-kontoen din, klikk Del med folk. Så lenge du har satt opp OneDrive-kontoen din, og du ikke er det får lite lagringsplass, bør du ikke ha noe problem med å dele filen. Hvis du vil sende den på e-post, klikker du på E-post knappen og velg Send som PDF.
Husk at du kan bruke Send som PDF alternativet hvis du har koblet til Outlook-kontoen din.
4. Bruk en Online Converter
Hvis du bruker en datamaskin som ikke har installert Office-pakken, kan du bruke et nettbasert verktøy til å konvertere Excel-regnearket til en PDF-fil. Vi anbefaler å bruke Cleverpdf.com.
For å konvertere filen, klikk ganske enkelt på Excel til PDF flis, last opp regnearket og klikk Start konvertering. Når det er gjort, kan du laste ned PDF-en til datamaskinen din.
Det beste med Cleverpdf er at du kan bruke det til mye mer, siden det har mer enn 40 pent organiserte gratis omformere.
Konverter Excel-filer til PDF på et blunk
Nå vet du hvordan du kan konvertere Excel-filer til PDF. Selv om det ikke er vanskelig å lære, blir det mye tøffere når en av kollegene dine ber om en PDF, og du må raskt finne nøyaktige instruksjoner på nettet.
Hvis du ønsker å øke Excel-kunnskapene dine, finnes det flere gratis nettsteder og kurs du kan bruke for å bli en regnearkmester.
