Å velge riktig prosjektstyringsverktøy for deg og teamet ditt kan være et problem, spesielt når du trenger flere seter, men ikke har budsjettet. Hvis du ikke er klar til å investere ennå, eller du fortsatt er på jakt, kan du bygge en funksjonell prosjektstyringstavle i Google Sheets i mellomtiden. Fortsett å lese for å lære hvordan.
Kartlegg prosjektstyret ditt i Google Sheets
Først må du bestemme hvilke kolonner du skal bruke i tavlen. For å gjøre det, lag en liste over den grunnleggende informasjonen du må videresende, som oppgavenavn, forfallsdato, prioritet, status og notater.
En eierkolonne vil indikere hvem som jobber med oppgaven hvis du samarbeider med andre. Hvis flere personer delegerer i styret, vil du også inkludere en kolonne som viser hvem som har tildelt den.
Tenk deretter på all informasjon som er unik for arbeidsflyten din. Målet er å skape en rask oversikt over oppdrag for deg og dine medarbeidere. Noen eksempler er klient-ID-nummer, fargekoder, kontaktinformasjon, lenker osv. Uansett hva du velger, sørg for at du vil bruke den til de fleste av oppgavene dine, slik at kolonnen ikke bare er enda et trinn – eller enda verre, rot.
Hvordan lage et prosjektledelsestavle i Google Sheets
Google Sheets gjør det ganske enkelt å lage en funksjonell prosjektstyringstavle. Her er trinnene du må ta:
1. Frys øverste rad
Når du har en liste over kolonnene du vil inkludere, skriver du dem inn i regnearket øverst og fryse raden i Google Regneark slik at den blir med deg mens du blar. Å gjøre slik:
- Marker hele raden.
- Gå til Utsikt i øverste venstre hjørne.
- Å velge Fryse.
- Velge 1 rad.
2. Legg til formatering i datokolonnen
For å gjøre det konsekvent å legge til datoer på tavlen, kan du tilordne formatering til tidsfristkolonnen. Å gjøre slik:
- Velg hele kolonnen.
- Gå til Format i toppmenyen.
- Å velge Antall.
- Velge Dato.
Du trenger ikke gjøre noe med oppgaven og notatkolonnen - bare hold dem i tekstformatet. For prioritets-, status- og eierkolonnene vil en rullegardin være nyttig – du kan lese om det i neste avsnitt.
3. Opprett en funksjonell statuskolonne i Google Sheets
Med programvare som ClickUp og Asana kan du raskt angi en oppgaves status med et par klikk. For å gjøre det i Google Regneark, kan du bruke Datavalidering for å lage en fluemeny med flere ord å velge. Å gjøre slik:
- Velg cellene under overskriften.
- Gå til Data øverst på skjermen.
- Å velge Datavalidering fra menyen.
- Ved siden av Kriterier, velg Liste over varer.
- Til venstre skriver du inn ordene du vil inkludere, atskilt med komma.
- Truffet Lagre.
Du kan gjenta de samme trinnene for å sette inn en rullegardinmeny i andre celler under overskriften.
Nå vil en rullegardinmeny vises i cellene. Med cellene fortsatt valgt, kan du legge til betinget formatering for å fargekode statusene dine. Å gjøre slik:
- Gå til Format øverst på skjermen.
- Å velge Betinget formatering, og en sidemeny vises.
- Dobbeltsjekk at de uthevede cellene er valgt i Påfør på rekkevidde eske.
- Under Formatregler, klikk på rullegardinmenyen nedenfor Formater celler hvis... og velg Tekst inneholder.
- Skriv inn status i feltet som vises under.
- Under Formateringsstil, endre bakgrunnen eller tekstfargen.
- Truffet Ferdig.
- Gjenta med de resterende statusene.
Når du har lagt til fargekoding til hvert alternativ, klikk gjennom dem for å sikre at de fungerer før du kopierer og limer inn rullegardinmenyen i hele kolonnen. For å lime inn, velg kolonnen med bokstaven øverst og fjern markeringen av tittelcellen ved å klikke på den mens du holder CMD eller CTRL før du legger den inn.
4. Legg til notater i prosjektstyret i Google Sheets
Ved å bruke et prosjekttavle som dette kan du ha alt på ett sted, inkludert oppgavenotatene dine. Dette betyr at du kan unngå å gå gjennom kommunikasjon, dokumenter og papirer på skrivebordet for detaljer. I tillegg kan du eliminere behovet for å sende oppgavenotater på e-post til kollegene dine.
Med det sagt, vil du holde notatene dine ryddige for å forhindre at de blir distraherende eller kontraproduktive. Her er noen tips for å hjelpe deg med å formatere dem:
- Dobbeltklikk inn i en celle for å redigere teksten i.
- Legg til et linjeskift ved hjelp av Alternativ + Enter på Mac eller Ctrl + Enter på Windows.
- Legg til et punkt foran teksten ved å trykke Alternativ + 8 på Mac eller Alt + 0149 på Windows.
- Kopier og lim inn punktene hvis du vil bruke dem igjen. Google Regneark støtter ikke faktiske.
- Bindestreker fungerer også som kulepunkter for å gjøre ting enklere.
- Still inn din Tekstbryting til Klipp, så den går ikke utenfor cellegrensen.
- Clip vil også forhindre at cellene blir for lange.
- Dobbeltklikk på en celle med klippet tekst for å se innholdet.
Andre ting å merke seg når du lager et prosjekttavle i Google Sheets
Her er noen andre ting som kan hjelpe deg med å administrere prosjektstyret ditt:
- Merk kollegene dine hvor som helst, inkludert eierkolonnen, ved å bruke @-symbolet etterfulgt av navnet eller e-postadressen deres.
- Bruk kommentarer for å holde kommunikasjonen i tavlen din atskilt fra oppgaveinformasjonen – bare legg til en til den eksakte cellen du har et spørsmål om.
- For å arkivere de fullførte oppgavene dine, legg til et nytt ark ved å klikke på legg til-symbolet nederst til venstre på skjermen, og kopier og lim inn oppgavene dine over.
- Arkivering eller sletting av tidligere oppgaver vil sikre at du har den viktigste og mest oppdaterte informasjonen foran deg – i tillegg vil du kunne finne ting raskere.
- Hvis du eller kollegaen din ved et uhell sletter eller overskriver noe, kan du bruk versjonshistorikken funnet øverst i midten av Google Regneark for å gå tilbake og sjekke det ut eller gå tilbake til en tidligere lagring.
Få organisert prosjektene dine med Google Sheets
Å lage et prosjekttavle i Google Sheets er en enkel, budsjettvennlig løsning for de som ønsker å følge med på oppgaver eller samarbeide med et team. Med litt innledende planlegging og litt arbeid kan du bygge en som lar deg legge til informasjon med bare noen få klikk.
En ekstra fordel er at utover å bygge malen, er det mindre læringskurve for deg og dine kolleger å vedlikeholde den hvis du allerede har brukt regnearkprogramvare. I tillegg kan du legge til så mange eller så få funksjoner du vil.