Når det gjelder tidsestimering og freelance prosjektledelse, er det viktigste å spore arbeidstiden din nøyaktig. Det er viktig at du kjenner prosjektet ditt godt for å trygt gi kundene dine et realistisk anslag på hvor lang tid en bestemt oppgave vil ta.

Tross alt, vil du ikke finne deg selv å overbelaste eller underbelaste kundene dine. La oss ta en titt på noen av tipsene du bør huske på mens du gjør det.

1. Definer ditt prosjektomfang

Det første trinnet er å sørge for at du har et godt grep om hva prosjektet vil innebære. Finn ut nøyaktig hvilke oppgaver, tidsfrister og budsjetter du skal håndtere. Å ha en konkret forståelse av omfanget og oppgavene som er involvert vil hjelpe deg å styre unna eventuelle unødvendige utgifter.

Pass deg for omfangskryp. Hvis du ikke er forsiktig, vil prosjektet sannsynligvis strekke seg lenger enn du først forventet. Den beste måten å unngå dette på er ved å ha en Arbeidssammenbruddsstruktur (WBS) for å kartlegge alle oppgaver i detalj, og effektivisere arbeidsflyten med klienten din effektivt. Du kan også bruke en mal for prosjektomfang til dette formålet.

instagram viewer

Nedlasting:Smartsheet (Tilgjengelig som en Excel-fil)

2. Bruk en riktig tidsberegningsteknikk

For enhver pris bør du prøve å unngå under- og overvurdering. Mange frilansere har en tendens til å oppgi timeprisen når de skal bestemme verdien av utført arbeid, men dette kan enten føre til oppblåste fakturaer eller til og med underprising for tiden din – spesielt hvis du ikke har tatt hensyn til uforutsette situasjoner, ressursbegrensninger og andre faktorer. Her er noen metoder for å estimere prosjekttimer nøyaktig:

  • Ekspertvurdering: Dette er nødvendig i tilfeller der data er vanskelige eller umulige å måle, eller hvor detaljerte spesifikasjoner ikke er nøyaktig tilgjengelige. Nøkkelen til å bruke denne teknikken er å få så mye informasjon og analyse som mulig før du tar en beslutning. Du bør bruke denne metoden til å identifisere underoppgavene og deres varighet i fasen for innsatsestimering og tidsprognose.
  • Analogt estimat: Analog estimering er en vanlig praksis som innebærer å bruke et(e) prosjekt(er) med lignende funksjoner som grunnlag for anslaget ditt. Du kan bruke tidligere erfaring, bransjegjennomsnitt eller andre ressurser for å hjelpe deg med denne prosessen. I hovedsak bruker analog estimering historiske data fra lignende prosjekter for å lage et estimat.
  • Trepunktsestimat: Denne metoden innebærer å bestemme alle mulige scenarier (optimistiske, pessimistiske og mest sannsynlige), så vel som deres sannsynligheter for å inntreffe, og deretter komme med et endelig estimat. Det beregnes vanligvis ved å bruke triangulære distribusjonsteknikker eller PERT beta-estimering.

Når du bruker den trekantede fordelingsmetoden, kan du ta gjennomsnittet av følgende estimater – det optimistiske estimatet (O), det pessimistiske estimatet (P) og det mest sannsynlige estimatet (M). Så trekantfordelingsligningen vil se slik ut:

E= (O+P+M)/3

PERT står for "Program Evaluation and Review Technique". Det er en beslutningsmodell som hjelper grupper med å prioritere arbeidet sitt ved å bestemme hvor mye tid de trenger for å fullføre forskjellige oppgaver.

PERT beta-distribusjonsmetoden er mer et vektet gjennomsnitt. Det gir mer vekt til det mest sannsynlige resultatet og mindre vekt til de andre resultatene. Prosjektledere bruker vanligvis denne metoden for å estimere prosjektgjennomføringsdatoer, da den har en tendens til å være mer nøyaktig.

PERT Beta-ligningen kan estimeres på følgende måte:

PERT Beta-distribusjon = (P + O + 4ML ) / 6

Følg eksemplet ovenfor, la oss si at i tilfelle av en frilanser som jobber med oppgave A (som skjer med være en kampanje på sosiale medier) er det mest optimistiske anslaget to uker, og det verste tilfellet er ni uker. Det mest sannsynlige anslaget er fire uker.

Ved å bruke PERT beta-ligningen, vil det omtrentlige tidsestimatet vise seg å være 4,5 uker. Ved å bruke denne metoden kan vi også redegjøre for standardavvik i dette tilfellet for å gi våre kunder en bredere gjennomføringstid. For oppgave A kan vi uttrykke det som nedenfor:

Standardavvik = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75

Dette fungerer til 1,75 i vårt eksempel. Derfor kan vi gi et sannsynlig gjennomføringsvindu på 6,25 uker, i stedet for 4,5 uker.

  • Bottom-up-estimat: Den enkleste (og mest nøyaktige) metoden for å beregne freelance prosjekttimer er nedenfra og opp estimering. Denne tilnærmingen foreslår at du starter helt i bunnen av strukturen for arbeidssammenbrudd, teller opp alle utgifter og legger til etter behov.

Med denne tilnærmingen kan du lage nøyaktige estimater ved å starte nederst og jobbe deg opp gjennom hver kostnad på prosjektets omfang. Det hjelper deg å få alle kostnadene dekket på én gang.

3. Beregn Fudge-forholdet ditt

Siden alle frilansere ikke jobber på samme måte, kan det være vanskelig å måle hvor mye tid de bruker på å jobbe med et prosjekt. I slike tilfeller kan bruk av en fudge ratio-kalkulator hjelpe deg med å beregne nøyaktige estimater. Det hjelper deg med å se andelen over/undervurdert tid, slik at du kan optimalisere fakturerbare timer.

For eksempel, hvis du anslår at det vil ta deg fire dager å fullføre et prosjekt, men det tar deg bare to dager, er fudge-forholdet ditt 2:1. Målet med fudge-forholdet er å bestemme hvor raskt du kan gå gjennom oppgavene i prosjektet ditt og hvor mye slakk du har i timeplanen din.

4. Ta hensyn til inaktiv tid og pauser

Du tenker kanskje at du ganske enkelt kan legge sammen timene du legger ned, men det er egentlig ikke slik det fungerer. Feriedager og ledige tider bør tas med i den totale timen du planlegger å jobbe.

Hvis du ikke tar pauser, vil du ende opp med å brenne ut raskere enn forventet. Hvis du bruker samarbeidsverktøy som Slack eller Todoist, blir det viktig å sette opp en ferie eller ikke-tilstedeværende status når du tar fri.

Hvis du tar en fridag, bør du regne med det mens du beregner antall timer du planlegger å jobbe per uke. Hvis du har forlenget ledig tid eller en pause på jobben, så er det verdt å merke seg det også - bare legg til en time eller to til det totale antallet arbeidstimer hver uke.

Nedlasting: Vertex42 (Tilgjengelig som en Excel-fil)

5. Faktor i planlegging, beredskap og revisjoner

En av de vanligste feilene frilansere gjør er å ikke ta hensyn til planleggingstid. På samme måte er beredskapsestimater nødvendige for å ta hensyn til uforutsette omstendigheter som kan oppstå i løpet av et prosjekt – for eksempel ressursbegrensninger.

  • Planlegger: Du trenger tid til å planlegge arbeidet ditt og sørge for at du får all informasjonen du trenger fra kundene. Dette er spesielt viktig når du jobber med kunder som er nye i din bransje eller som aldri har jobbet med deg før.
  • Administrasjon: Du trenger tid til administrative oppgaver som å sende fakturaer eller sette opp kontoer på sosiale medier. Du kan også trenge tid til klientoppfølging etter at prosjekter er gjennomført.
  • Betingelser/revisjoner: Hvis et prosjekt tar lengre tid enn forventet, eller hvis noe går galt med et prosjekt, kan det hende du trenger ekstra tid til administrative oppgaver eller å gjøre tillegg eller revisjoner.

Tidssporing er en fin måte å få en bedre forståelse av hvor mye tid du bruker på hvert prosjekt. Du kan bruke verktøy som prosjekttidslinjemaler eller timelistemaler og tidsregistreringsapper for å sikre at du får riktige data om hvor lang tid det tar å fullføre oppgaver.

Du vil også finne at å sette opp et system for tidsregistrering, for eksempel Pomodoro-teknikk, vil hjelpe deg med å øke produktiviteten, holde oversikt over fremgangen din og sørge for at du overholder tidsfrister.

7. Gjennomgå dine endelige estimater

Du har fullført anslaget, og nå er det på tide å gjøre det endelige tallet. En av tingene du må gjøre her er å gå gjennom anslaget ditt. Sjekk om noen oppgaver ble utelatt fra estimatet. Hvis ja, legg til de ekstra timene tilbake i det endelige anslaget. Ved hjelp av en rekke maler for prosjektledelse kan hjelpe.

Hvis du har et estimat fra klienten din, se gjennom det for å sikre at tallene er innenfor rimelighetens grenser. Hvis det er uoverensstemmelse mellom de to estimatene dine, kan du be dem om mer informasjon om hva de vil ha og hvordan de vil ha det gjort.

Evaluer og administrer dine fakturerbare timer nøyaktig

Temaet prosjekttimer er et omstridt tema for frilansere, da hver person vil ha sin egen sats (basert på erfaring, fagkompetanse, klientkrav osv.) og problemløsningsmetodikk.

Hvis du planlegger å beregne dine freelance fakturerbare timer, vil det være uvurderlig å vite disse tipsene og triksene. Forhåpentligvis vil de spare deg for tid og penger på ditt neste prosjekt – og gjøre hele prosessen mye mindre stressende.