Fildeling er vanlig praksis i teamarbeid. Men det er kontraproduktivt når filene du deler er uorganiserte og forsøpler systemet ditt. Det er bare så mye arbeid du kan gjøre midt i rotet.

Organisering av delte filer er nøkkelen til å strømlinjeforme arbeidsflyten. Hvis du ikke klarer dette, kan du miste viktige filer eller blande dem sammen i løpet av arbeidet. Sjekk ut effektive måter å organisere delte filer på for økt produktivitet.

1. Se gjennom eksisterende filer

Regelmessig gjennomgang av eksisterende filer er nødvendig for å holde systemet godt organisert. Det er stor sjanse for at du har noen filer på systemet ditt som du ikke bruker eller trenger lenger. Disse filene kan bli der og oppta plass uten at du vet det.

Ta deg alltid tid til å gjennomgå filene dine, slik at du kan slette de du ikke trenger lenger og oppdatere utdaterte for å få mest mulig ut av dem. Å gjennomgå filene dine alene kan være vanskelig å holde tritt med. Lær opp og lær teammedlemmene eller ansatte om viktigheten av å gjennomgå eksisterende filer. Denne enkle oppgaven skaper et rent arbeidsområde for høyere effektivitet.

2. Opprett og navngi mappene dine i detalj

Ingenting er mer desorienterende enn å bruke mesteparten av arbeidstiden på å lete etter filer i systemet. Spar deg selv bryet ved å lage forskjellige mapper for filene dine i henhold til deres kategorier.

Mestring hvordan du organiserer mappene dine i detalj sparer tid og øker produktiviteten. Du kan raskt navigere i filene eller mappene dine uten å åpne dem for å identifisere eller få tilgang til dem. På samme måte hjelper det å opprette og navngi mappene dine teammedlemmene dine med å identifisere hvilke filer som tilhører dem for tilgang og de som inneholder sensitiv informasjon.

Når du navngir mappen din, prøv så mye som mulig for å unngå å bruke lange og kompliserte navn fordi de er vanskelige å huske. Unngå også å bruke spesialtegn og symboler fordi de ikke bare er ikke synlige, men de er også meningsløse. Til slutt, hvis du må bruke mellomrom for å skille ord, bruk understrek eller bindestrek i stedet.

3. Begrens mappene dine

Selv om det er en god praksis å lage og navngi mapper for å organisere delte filer, ikke overdriv. Å ha en enkelt mappe for hver fil du har, vil skape rot. Du vil ha for mange filer på systemene dine, og det kan være overveldende.

Så i stedet for å lage en mappe for hver fil, slå sammen filen til en mappe med lignende innhold. Du vet nøyaktig hvor du skal lete når du ser etter filer i samme kategori.

4. Grøft lokal lagring

Lokal lagring pleide å være inne-tingen, men med digitalisering er det flere levedyktige alternativer. Så hvis du fortsatt bruker lokal lagring for å lagre filene dine, sitter du fast i fortiden. I tillegg til å være dyrt å vedlikeholde på grunn av å kjøpe høyere båndbredde for å lagre flere filer, utgjør lokal lagring en sikkerhetsrisiko. Hvis noen tukler med lagringsenheten din, kan du miste all informasjonen du har på den.

Så, i stedet for lokal lagring, gå for skylagring. Med skylagring kan du få ekstern tilgang til filene dine, ha mer lagringsplass og implementere sterkere sikkerhet. Sjekk ut billigste skylagringsleverandører for å spare kostnader.

5. Adopter programvare med versjonskontroll

Det er stor sjanse for at du må endre filene dine etter at du har opprettet dem. Versjonskontroll hjelper deg med å holde styr på endringer som er gjort i en fil eller samling av filer. Å spore endringer manuelt er skremmende og kan forvirre deg.

Akkurat som du kan bruke versjonskontrollapper for å øke produktiviteten din, kan du bruke filorganiseringsprogramvare med versjonskontroll for å spore endringene du gjør i en fil, slik at du ikke blander dem sammen.

Å holde alle teammedlemmer på samme side er rollen til versjonskontrollsystemet. Det viktigste er at det sikrer at alle i teamet samarbeider og jobber med det samme prosjektet, samtidig som det sikrer at de alle bruker den nyeste versjonen av filen.

6. Lag snarveier og favoritter

Hvis du har et budsjett eller trenger en rask handling, er det best å lage snarveier og favoritter. En snarvei er en referanse til en harddiskfil. Et program, en fil eller en mappe kan bestemmes av pekeren.

Siden den inneholder informasjon om den opprinnelige filens plassering, er snarveien en liten fil som bruker svært lite lagringsplass. Duplikatet samsvarer ikke nøyaktig med originalfilen. Dermed er den opprinnelige filen fortsatt intakt når du fjerner snarveien.

Ved hjelp av snarveier kan du plassere de mest brukte programmene og mappesnarveiene på steder som er lett tilgjengelige, for eksempel arbeidsdashbordet eller hurtigstartlinjen.

7. Forhåndsopprett mappemaler

En annen måte å organisere de delte filene på er å forhåndsopprette en midlertidig mal. Du kan forhåndsopprette mappemaler hvis du er usikker på hvilken mal du skal bruke for øyeblikket.

Forhåndsoppretting av en mappemal hjelper deg med å holde noen filer i en mappe, i stedet for å la dem ligge hvor som helst i systemet. Det forhindrer også plass sopp. Hvis du endelig bestemmer standen din på de forhåndslagrede mappene, kan du eller ikke flytte dem til din permanente lagring.

8. Utnytt automatisert organiseringsprogramvare

En av de mest effektive måtene å organisere de delte filene på er å inkorporere automatisert organiseringsprogramvare i systemet. Å organisere filer manuelt er ikke bare kjedelig, men også tidkrevende. Å flytte forskjellige filer til bestemte steder krever oppmerksomhet på detaljer.

Likevel er det en tendens til at ting slipper gjennom sprekkene. Men det er et annet ballspill når du automatiserer prosessen med organiseringsprogramvare. En effektiv organiseringsprogramvare vil plassere de delte filene dine på riktig plassering med lite eller ingen tilsyn. Du og teamet ditt vil ha mer tid til å fokusere på viktigere oppgaver for å øke produktiviteten.

9. Slett utdaterte filer

Utdaterte filer er til ingen nytte for deg. Med mindre du planlegger å oppdatere dem, har de ingen virksomhet i systemet ditt. Hvis du tar oversikt over filene dine, kan du oppdage at filene du ikke lenger bruker tar opp betydelig lagringsplass. Hvis du sletter dem, får du mer plass til å opprette og lagre relevante filer.

Hvis du legger igjen utdaterte filer i systemfilene dine, kan det ved et uhell slå seg sammen med nyere eller nåværende filer, og forårsake forvirring. Dette scenariet kan oppstå når disse filene er i hendene på nye eller uerfarne ansatte. For å automatisere denne prosessen, kan du velge filsletteprogramvare som PrivaZer, Makuleringsmaskin, og Glary Utilities, blant andre.

Organisere delte filer for økt produktivitet

Et rent arbeidsområde øker produktiviteten. Du kan enkelt få tilgang til ethvert dokument du trenger og flytte rundt på ting uten hindringer. Å organisere de delte filene dine vil ikke bare øke produktiviteten, men også gjøre deg mer effektiv, ettersom du vil være mer fokusert på oppgavene.

Interessant nok trenger du ikke gjøre alt selv. Du kan bruke automatiserte verktøy for å gjøre løfting og plassering, slik at du kan engasjere deg i andre oppgaver som trenger din oppmerksomhet.