Hvor oppbevarer du kundenotatene dine? Sitter de på skrivebordet ditt i en notisblokk eller i et dokument på harddisken? Å gjøre dette kan skape et par utfordringer:

  1. Finner dem igjen.
  2. Send dem til kollegene dine – som også må finne dem igjen.

For å legge til dette, blir skjulte notater spesielt presserende når klienten allerede er på telefonen. Men det trenger ikke være slik. Hvis du står fast og prøver å finne den perfekte CRM, eller du ikke er helt klar til å investere i den du vil ha, hvorfor ikke bygge en funksjonell i Google Sheets? Dette er hvordan.

1. Legge til titler og fryse den øverste raden i CRM-en din i Google Sheets

Start med å legge til navnene på feltene du vil inkludere øverst i regnearket. Navn, telefonnummer, e-post, kontaktdato, status og notater er noen grunnleggende kolonner du kanskje vil bruke.

Du bør også vurdere noen kolonner som er unike for din virksomhet eller salgssyklus. Hvilken informasjon vil være nyttig når det er på tide å ta opp samtalen igjen?

Dette kan være hva som helst – den potensielle kundens budsjett, ønsket produkt eller tjeneste, hvem de snakket med tidligere, hvor de jobber osv. Hvis du har et nåværende system, er dette et annet sted å se etter referanse.

Når du har bestemt deg for titlene dine, og du har skrevet dem inn, kan du fryse den øverste raden i Google Regneark. Å gjøre slik:

  1. Marker hele raden.
  2. Gå til Utsikt i øverste venstre hjørne.
  3. Å velge Fryse.
  4. Velge 1 rad.

Nå, mens du blar, forblir titlene øverst.

2. Legge til rullegardinmenyer og betinget fargekoding til CRM-en din i Google Sheets

For tilbakevendende svar kan du legge til en rullegardinliste med alternativer under en hvilken som helst overskrift, det vil være nyttig. Noen få eksempler på dette er produktnavn, tjenester eller en liste over selgerne dine.

Å lage en rullegardinliste er også en utmerket måte å legge til en arbeidsstatuskolonne på Google-regnearket ditt. Statuser vil gi deg en rask oversikt over hvor en kundeemne befinner seg i salgssyklusen. Å gjøre dette:

  1. Klikk inn i cellen under overskriften.
  2. Gå til Data i menyen øverst til venstre.
  3. Å velge Datavalidering.
  4. Fra alternativene ved siden av Kriterier, velg Liste fra et utvalg.
  5. I feltet ved siden av skriver du inn ordene du vil inkludere, atskilt med komma.
  6. Truffet Lagre når listen din er klar.

Nå vil listen over alternativer vises i cellen, og du kan legge til betinget fargekoding for å hjelpe deg med å navigere i CRM.

Du vil finne Betinget formatering under Format menyen øverst. Når du klikker på det, åpnes et sidefelt der du kan tilpasse en rekke celler. Klikk på cellen som inneholder rullegardinmenyen og legg til fargene dine ved å følge disse trinnene.

  1. Under Formatregler, klikk på fly-menyen under Formater celler hvis... og velg Tekst inneholder.
  2. Et felt vises der du kan skrive inn ordet du vil fargekode.
  3. Under Formateringsstil, endre bakgrunnsfargen til den du ønsker – de lysere pastellfargene fungerer bedre med svart tekst.
  4. Når du er klar, trykk Ferdig.
  5. Gjenta med de resterende alternativene.

Når du klikker på alternativene i menyen, vil cellen nå endre farge. For å legge dette til hele kolonnen, kopier cellen og velg kolonnen ved å klikke på bokstaven øverst. Før du limer inn, fjern markeringen av tittelcellen ved å holde CMD eller CTRL og klikke på den.

3. Annen nyttig formatering for å bygge CRM i Google Sheets

For å sikre at oppføringene dine ser like ut hver gang, kan du legge til ytterligere formatering i kolonnene på arket. Hvis CRM har en datokolonne, kan du holde disse dataene konsistente ved å legge til et format. Å gjøre dette:

  1. Klikk på bokstaven øverst i datokolonnen for å velge hele greia.
  2. Gå til Format i toppmenyen.
  3. Å velge Antall.
  4. Velge Dato.

Nå hver gang du angir en dato, vil arket ditt formatere det samme hver gang.

Du kan også gjøre dette for å holde hvilken som helst valuta i CRM-en din konsistent. Følg de samme trinnene, men velg fra en rekke tilgjengelige alternativer eller gå til Egendefinert valuta for flere alternativer, inkludert forskjellige typer.

En annen fordel med å holde dataene dine konsistente er at du kan bruk sorteringsfunksjonen i Google Sheets for raskt å finne informasjon.

4. Legge til notater i CRM-en din i Google Sheets

Hvis du vil ha alt på ett sted, kan du legge til notater direkte i Google-regnearket ditt. Selv om det kan virke litt klønete til å begynne med, kan litt formatering hjelpe deg med å holde ting rent og organisert.

Her er noen tips for å hjelpe deg med å ta notater i CRM:

  • Dobbeltklikk på cellen for å redigere den.
  • Du kan legge til et linjeskift ved å trykke Alternativ + Enter på Mac eller Ctrl + Enter på PC.
  • Du kan legge til et punkt ved å trykke Alternativ + 8 på Mac eller Alt + 0149 på PC.
  • For å unngå å bruke punktsnarveien hver gang, kopier og lim dem inn.
  • Hvis du foretrekker det, kan du bruke bindestreker som punkter for å gjøre ting enklere.
  • Still inn din Tekstbryting til Klipp å holde teksten pent gjemt inne i stedet for å spre seg utover.
  • Clip vil også forhindre at cellene blir for høye.
  • Når du dobbeltklikker på det igjen, kan du se innholdet i sin helhet.

Alternativt, hvis du ønsker å opprette et separat dokument for hver potensielle klient, kan du bruke denne kolonnen for lenker til Google Dokumenter.

Hold alle notatene dine om kundeforhold samlet i Google Sheets

Å finne riktig CRM for deg og teamet ditt er et prosjekt i seg selv – spesielt hvis du er et mindre team eller nettopp har startet. Det kan være at du ikke trenger alle funksjonene som følger med noen CRM-abonnementer, eller at du ikke er klar til å investere i et enda.

I mellomtiden kan du holde styr på alle salgsnotatene dine i Sheets. Det første trinnet er å bestemme hvilken type informasjon du trenger å samle inn for å hjelpe salgsprosessen til å gå problemfritt. Derfra kan du følge trinnene i denne artikkelen for å lage akkurat det du trenger. På den måten er det mindre sannsynlig at du mister biter av nyttig informasjon på notatblokker eller på utklippspapir.