I dag er e-poster avgjørende for et produktivt liv. De lar deg kommunisere, registrere deg for tjenester, holde kontoer sikre og mer. Dette betyr også at innboksen din lett kan bli overveldende, noe som er et problem når du bruker e-post til jobb.
Gmail er spesielt rikt på funksjoner og distraksjoner, men det finnes måter å administrere kontoen din og deg selv på, slik at du ikke ender opp med multitasking igjen. Å kunne fokusere på en jobb om gangen er et spørsmål om organisering og disiplin. La oss utforske nøyaktig hva dette betyr.
1. Organiser e-postene dine
Først av alt kan du klikke på stjerne eller merkelapp ikonet ved siden av en e-post for å merke den som Stjernemerket eller Viktig. Dette vil sende den til dens respektive mappe på sidepanelet ditt, samtidig som det øker sannsynligheten for at Gmail automatisk flagger opp viktige e-poster i fremtiden.
Du kan gå enda lenger lage fargekodede etiketter i Gmail og arkivere e-poster i en logisk rekkefølge i stedet for å måtte gå gjennom en vegg av blandede e-poster, noen av interesse, andre spam.
Så når en ny gruppe e-poster kommer inn, skum gjennom dem og merk dem deretter. Da kan du for eksempel fokusere på e-poster i Viktig mappe først og la de du merket "Personlig" for senere.
2. Bruk slumrefunksjonen på e-poster som kan vente
Et annet verktøy som kan hjelpe deg med å prioritere hvilke e-poster du skal fokusere på, kalles Slumre.
Velg eller hold musepekeren over en e-post, og du vil se et ikon som ser ut som en klokke. Klikk på den, og du kan velge lengden på den Slumre.
Uansett hva du velger, vil e-posten forsvinne fra innboksen din og komme tilbake til avtalt tid. Du kan imidlertid få tilgang til den før da, ved ganske enkelt å åpne Utsatt mappe.
3. Endre innbokstype
Det er mange måter å tilpasse Gmail-dashbordet slik at det stopper deg fra å utføre flere oppgaver. Din Hurtiginnstillinger tilbyr en veldig enkel og hendig metode.
Klikk på utstyr ikonet øverst på siden for å åpne din Innstillinger Meny. Finn Innbokstype delen og se på alternativene dine:
- Misligholde
- Viktig først
- Ulest først
- Stjerne først
- Prioritert innboks
- Flere innbokser
Hver type strukturerer innboksen din annerledes. Du finner også denne funksjonen i Hurtiginnstillinger > Se alle innstillinger > Innboks.
For å finpusse Gmail-oppsettet ytterligere, kombiner det mest produktive oppsettet med filtre som sorterer Gmail-innboksen din. Med nøye planlegging kan du sikre at oppmerksomheten din alltid faller på e-poster som betyr mest for deg.
4. Endre innboksens tetthet
Gjør innboksen din så lett for øynene som mulig, og det blir enklere å oppdage viktige e-poster. Du vil også unngå å bli for fort sliten mens du jobber med Gmail.
En annen funksjon i din Hurtiginnstillinger kan hjelpe deg å oppnå dette. Under Tetthet, er det tre alternativer for hvor nær hverandre e-postene dine skal være:
- Misligholde
- Komfortabel
- Kompakt
Se hvilken som lar deg bla gjennom innboksen din raskt og enkelt.
5. Endre Gmail-kontoens maksimale sidestørrelse
Gmail gir deg mer kontroll over innboksens layout, inkludert hvor mange e-poster den skal oppgi per side. For å finne denne funksjonen, gå til Hurtiginnstillinger > Se alle innstillinger > Generelt.
I denne fanen er din Maksimal sidestørrelse delen, der du kan velge antall samtaler som skal vises på hver side. Dine forhåndsinnstilte alternativer varierer fra 10 til 100, slik at du virkelig kan spre e-postene dine eller pakke dem sammen.
Bestem deg for hvilket oppsett som vil hjelpe deg med å fokusere mest på oppgaver, mens du bruker filtreringsverktøyene dine til god bruk.
6. Del opp leseruten
Du kan stoppe multitasking og fikse oppmerksomheten din på én e-post om gangen med enda en Gmail-funksjon. Over e-postene dine er det Veksle delt rutemodus ikon.
Hvis du klikker på det mens dashbordet er i standard udelt form, Vertikal splitt vil aktiveres, noe som betyr at e-postene dine får et panel ved siden av dem for å vise innholdet i hver samtale du velger. Dette lar deg se hva som er i e-postene dine uten å måtte åpne dem helt. Deretter kan du komme deg raskere gjennom innboksen din.
Hvis du klikker på pilen ved siden av Veksle delt rutemodus ikonet, finner du Horisontal delt alternativet også.
Alt dette er også tilgjengelig i Hurtiginnstillinger > Se alle innstillinger > Innboks.
Men det er så mye mer du kan gjøre ved å tilpasse Gmail-innstillingene, for eksempel sette opp en tilbakevendende feriesvar. Utforsk hva annet som kan være til nytte for mono-tasking.
7. Begynn å lese nye e-poster fra bunnen
Når det kommer til personlige vaner som kan styre deg unna multitasking, er en sikker metode å lese e-postene dine med en hensikt eller logisk rekkefølge.
For eksempel, i en standardliste over e-poster, vil de nyeste være øverst, så det er fornuftig å starte fra bunnen av eventuelle uleste samtaler, og takle de eldste først.
De kan ha tidsfrister eller viktig informasjon som er relevant for senere e-poster. Om bare for å være på den sikre siden og holde deg selv fokusert, jobb deg oppover e-postene dine.
8. Fjern de enkleste e-postene først
Med Gmails delte panel kan du raskt identifisere e-poster som ikke interesserer deg eller som kan håndteres raskt. Gå gjennom innboksen din og tak de enkleste oppgavene først, og få dem ut av veien. Deretter kan du prioritere de mer kompliserte e-postene.
Det er en enkel strategi, men en som tømmer innboksen din raskt og konstruktivt uten å overvelde deg.
Gmail-kontoen din har to nyttige funksjoner innebygd for å angi oppgaver og ta notater.
La oss begynne med Google Oppgaver, merket med kryss av ikonet på sidefeltet. Klikk på den og deretter Legg til en oppgave, hvis du ikke allerede har noen. Du kan gi hver oppgave en tittel, beskrivelse, dato og deloppgave. Pynt dem så mye som nødvendig for å holde deg organisert.
Rett ovenfor Oppgaver er Google Keeplyspære ikonet, som åpner et panel som viser alle eksisterende Keep-oppføringer under Ta et notat knapp. Bruk det til å legge igjen notater om en bestemt klients e-poster, for eksempel, eller til å ta minutter under Google Meet-økter.
Begge disse verktøyene kan minne deg om viktige jobber du må fullføre, samtidig som de tilbyr måter å bli mer produktiv på med hver oppgave du fokuserer på.
10. Bruk nettleserutvidelser
Hvis du elsker støtten til praktiske verktøy, kan du se på nettlesertillegg som øker effektiviteten din ved å strukturere arbeidsflyten din eller dele den opp i deler du lettere kan håndtere.
Bli kjent hvordan Todoist kan forbedre produktiviteten din, for eksempel gjennom kraften til smart oppgavehåndtering. Du kan synkronisere den med Gmail-kontoen din og strømlinjeforme hver viktig jobb.
Da har du det Sorter Gmail-innboksen, en utvidelse som legger til filtre til standard Gmail-alternativer. Du kan sortere e-postene dine etter kontakt, selskaper, vedlegg og mer.
Hvis du bruker Google Regneark med e-postene dine, bør du vurdere Row Highlighter, som gjør akkurat det navnet antyder: den fremhever rader på regneark, slik at du kan lese dem raskere.
Til og med noe sånt Monotab kan være uvurderlig for nettarbeidere. Det er en utvidelse som lagrer koblinger i en enkelt fane, slik at du ikke ender opp med flere åpne og senke nettleseren din.
Til syvende og sist trenger du organisatoriske verktøy, så vel som disiplin, for å hindre at konsentrasjonen din deler seg i flere retninger og ødelegger produktiviteten din.
Tipsene og verktøyene ovenfor kan plassere e-postene dine og alt annet arbeid du gjør på Gmail i logisk og til og med hyggelig rekkefølge. Du vil kunne dedikere deg selv til oppgavene du ønsker og slutte å avvike.
Som allerede nevnt, spiller selvkontrollen din en stor rolle i å stoppe deg selv fra multitasking, men å ha mye digital støtte går langt også. Så sjekk ut hva annet Google kan tilby på sine plattformer, fra Gmail-kontoen din til Chrome-nettleseren.
