Ingenting er så elegant som å skrive svarene på nettundersøkelser direkte inn i et Excel-regneark i sanntid. Heldigvis kan du nyte denne funksjonen hvis du bruker Microsoft Forms. Det er en repeterende og dynamisk (automatisert) måter rundt det.

De automatiserte metodene er mer praktiske, men i denne artikkelen vil du se hvordan du går frem heller.

Hvordan eksportere Microsoft Forms-svar til Excel

Eksportering av Microsoft Forms-svar til Excel hjelper deg med å få de siste svarene på undersøkelsen. Det innebærer å laste ned undersøkelsessvar til datamaskinen din som en Excel-fil. Prosessen er enkel hvis du har opprettet ditt Microsoft-undersøkelsesskjema allerede:

  1. I Microsoft Forms, gå til Svar øverst til høyre.
  2. Klikk Åpne i Excel på høyre side av skjermen for å laste ned gjeldende svar til datamaskinen din.
  3. Du må gjenta denne prosessen hver gang du ønsker å få en svaroppdatering.

Men denne metoden er ikke den beste, siden du ofte må finne opp hjulet på nytt for å oppdatere regnearket; dette betyr å laste ned en ny Excel-fil hver gang noen sender inn et svar. Det kan være utmattende, spesielt hvis mange mennesker svarer i sanntid.

For å gjøre livet ditt enklere kan du automatisere prosessen med OneDrive for Business og Power Automate, som beskrevet i de følgende avsnittene.

Hvordan synkronisere Microsoft Forms med Excel via OneDrive for Business

Du kan oppdatere Excel-regnearket dynamisk hvis du har en Microsoft 365 Business-konto. For å gjøre dette, oppretter du et spørreskjema som kan skrive svar dynamisk til Excel direkte fra OneDrive.

Når du bruker OneDrive for Business til å lage Microsoft Forms for Excel, lager den en Excel-regnearkversjon av det skjemaet med kolonner som har de tilsvarende skjemafeltattributtene.

Slik oppretter du et Excel-skjema som oppdaterer Microsoft Forms-svar automatisk i sanntid:

  1. Logg på din Microsoft 365 Business Admin Center.
  2. Klikk på det firkantede menyikonet øverst til venstre og gå til OneDrive.
  3. Når du er i OneDrive, klikker du Ny øverst til venstre.
  4. Velg fra alternativene Skjemaer for Excel.
  5. Gi undersøkelsen et navn og klikk Skape.
  6. OneDrive vil starte nettleseren din der du kan lage skjemafeltene dine som du vil.
  7. Et Excel-regneark med skjemanavnet ditt vises i OneDrive.
  8. Etter å ha opprettet og delt undersøkelsen din, åpne Excel-regnearket på nettet, og du vil nå se nye data etter hvert som de blir oppdatert i sanntid.
  9. Hvis du deler Excel-regnearket med teammedlemmene dine, vil de også få en sanntidsoppdatering av svarene etter hvert som folk svarer på undersøkelsen din.

Hvordan synkronisere Microsoft Forms-svar til Excel via Power Automate

Power Automate er en kraftig automatiseringsverktøy for rutineoppgaver. Interessant nok gir det også en utmerket måte å synkronisere Microsoft Forms med Excel. Det er den beste metoden hvis du allerede har delt undersøkelsesskjemaet.

Power Automate-metoden fungerer bare med Microsoft Forms opprettet med Microsoft Business-kontoen din. Og det innebærer å lage en automatisert skyflyt i Power Automate.

Derfor må du også ha en Microsoft Business-konto for å bruke denne flytfunksjonen i Power Automate. Bruk trinnene nedenfor for å koble Microsoft Forms til Microsoft Excel automatisk ved hjelp av Power Automate:

Sett inn en tabell i Excel-arbeidsboken din online

Din nettbaserte Excel-arbeidsbok må være i tabellformat, da skjemaer bare skriver til tabeller i et Excel-regneark.

Hvis du har lastet ned et Excel-regneark fra Microsoft Forms-svar, kan du laste det opp til OneDrive, ignorere denne underdelen og gå til synkronisering av Microsoft Forms med Excel.

Så før du begynner, lag et nytt Excel-regneark i OneDrive. Sørg for at du får tilgang til OneDrive via Microsoft Business-kontoen din:

  1. Klikk Ny øverst til venstre i OneDrive.
  2. Å velge Excel arbeidsbok.
  3. Fra Excel-regnearket som er åpnet i nettleseren, klikker du på Lagret øverst til venstre. Skriv deretter inn et foretrukket navn i Filnavn felt. Klikk på et tomt mellomrom for å lukke den modale boksen.
  4. Lag nå kolonnene dine, og sørg for at de samsvarer med feltene i Microsoft-undersøkelsesskjemaet. Hvis du for eksempel har delt et skjema som ber om e-post og kjønn, vil Excel-arbeidsboken ha en e-post- og kjønnskolonne.
  5. Marker kolonnene. Gå deretter til Sett inn fanen på båndet og klikk Bord.
  6. Sett kryss Tabellen min har overskrifter hake av og klikke OK.

Synkroniser Microsoft-skjemaer med Excel ved hjelp av Power Automate

  1. Logg på din Power Automate regnskap.
  2. Klikk Skape i venstre sidefelt.
  3. Å velge Automatisert skyflyt.
  4. Klikk deretter Når et svar er sendt inn fra modalboksen.
  5. Klikk deretter Skape nederst i den åpnede modalboksen.
  6. Klikk Logg inn hvis du blir bedt om det. Sørg for at du bruker en Microsoft 365 Business-konto for å logge på hvis du har en personlig Microsoft-konto. Du kan gjøre dette ved å klikke Bruk en annen konto på påloggingsboksen.
  7. Når du er logget på, klikker du på Velg et skjema feltet i Power Automate.
  8. Deretter velger du fra skjemaene du har opprettet tidligere.
  9. Klikk Nytt trinn. Bruk deretter søkefeltet til å søke etter «skjemaer».
  10. Klikk Microsoft Forms og velg Få svardetaljer fra alternativene under Handlinger.
  11. Klikk på Skjema-ID og velg spørreskjemaet på nytt. Velg deretter Svar-ID fra Svar-ID felt.
  12. Klikk Nytt trinn. Velg deretter Excel på nett.
  13. Velg deretter Legg til en rad i en tabell fra alternativene under Handlinger.
  14. Under plassering felt, velg OneDrive for Business.
  15. Å velge OneDrive fra Dokumentbibliotek Felt.
  16. Klikk på filleseren på Fil og velg Excel-arbeidsboken du opprettet tidligere. Eller du kan velge den som er lastet opp fra datamaskinen din hvis du bruker et tidligere eksportert regneark.
  17. Velg tabellnavnet fra Excel-arket. Nye felt som tilsvarer Excel-kolonnene i det regnearket skal nå vises. Disse må også korrelere med undersøkelsesskjemafeltene.
  18. Klikk på hvert av de nye feltene og velg det tilhørende skjemafeltet fra Dynamisk innhold alternativer.
  19. Klikk til slutt Lagre.

Det er det! Du har nå opprettet en automatisert skyflyt for Microsoft Forms i Power Automate.

Power Automate vil nå skrive nye svar dynamisk til Excel-arbeidsboken når svarpersoner sender inn svar i sanntid.

Hvis du har eksportert Microsoft Forms-svarene dine til Excel på PC-en din før nå, kan du kopiere og lime inn eksisterende data i den nylig automatiserte Excel-arbeidsboken. Denne handlingen vil ikke stoppe Power Automate-flytene dine.

Oppdater undersøkelsessvar i sanntids Excel

Automatisering av sanntids Microsoft Forms-svaroppdateringer i Microsoft Excel gjør livet enkelt. Mens det direkte OneDrive for Business-alternativet gir enkel synkronisering hvis du ikke har delt skjemaet ditt, Power Automate er mer praktisk hvis du har delt Microsoft Forms-undersøkelsen din og folk allerede er det svarer.

Selv om du kan bruke Microsoft Forms på en personlig konto, krever dynamisk svarskriving til Excel fortsatt at du eier en Microsoft Business-konto. Du vil kanskje også se hvordan Google Forms er sammenlignet med Microsofts siden disse er nære konkurrenter.