De fleste bruker regnearkprogramvare for å samle inn data eller presentere informasjon ved hjelp av diagrammer og grafer. Men når du tenker utenfor boksen, er det flere bruksområder for Google Sheets. En av de mest praktiske alternative bruksområdene er å lage en tidsplan.

Og du trenger ikke engang å starte fra bunnen av. Malbiblioteket har et forhåndslaget ark klar til bruk. Les videre mens vi beskriver hvordan du kan opprette og formatere en tidsplan riktig og hvorfor du bør vurdere å bruke ark for planleggingen.

Hvordan lage en tidsplan i Google Sheets

Selv om du kan lage en tidsplan fra bunnen av i Google Sheets, anbefaler vi å bruke en mal, spesielt hvis du har det travelt og ikke trenger mye tilpasning.

Du kan bruke malgalleriet i Google Sheets for å finne et forhåndsbygd ark. For å starte må du gå til Google Sheets og opprette en konto. Hvis du allerede har en Google-konto, kan du bruke den til å logge på. Her er trinnene du må følge for å lage en tidsplan ved hjelp av malgalleriet i Google Sheets:

instagram viewer
  1. Naviger til hovedsiden for Google Regneark.
  2. Klikk på Malgalleri under søkefeltet. Dette vil åpne en ny side som inneholder flere maler du kan velge mellom.
  3. Vi vil bruke Rute mal for denne opplæringen, så klikk på den. Dette åpner et nytt regneark med malen allerede brukt.

Google Sheets-malen har allerede radene og kolonnene satt opp slik at det er timeinndelinger i løpet av dagen. Du kan angi startdagen i uken i celle C2. Datoen spesifiseres automatisk i 3. rad avhengig av inndata i celle C2. Den fjerde raden inneholder en formel som automatisk gjør datoen om til en ukedag.

Nederst i timeplanen er en notatdel hvor du kan legge igjen meldinger til laget. Det er også en gjøremålsseksjon på høyre side der du kan tildele spesifikke oppgaver til teamet ditt.

Bruke betinget formatering i timeplanen

Du kan bruke betinget formatering i regnearket for å se etter et bestemt ord i regnearket. En spesifisert handling vil bli iverksatt hvis denne betingelsen er oppfylt.

For demonstrasjon, la oss legge til betinget formatering for å sjekke om ordet "møte" finnes i cellen. Hvis den gjør det, skal cellen bli rød. Her er trinnene du må følge for å gjøre dette:

  1. Velg området i regnearket der du vil bruke betinget formatering.
  2. Klikk på Format i hovedverktøylinjen på skjermen.
  3. Der, klikk på Betinget formatering. Dette vil åpne en sidefelt på høyre side av skjermen.
  4. Området legges automatisk til hvis du velger det i første trinn. Hvis du ikke gjorde det, skriv intervallet i Påfør på rekkevidde tekstboks.
  5. I Formater celler hvis delen, kan du velge formateringsreglene. Vi valgte Tekst inneholder alternativet og la til søkeordet "møte".
  6. Velg nå effektene som skal brukes på innholdet i cellen. I dette tilfellet valgte vi fargen rød som skal brukes på cellen.
  7. Klikk på Ferdig for å lagre endringene.

Som du kan se, legges effekten til i en hvilken som helst celle som inneholder det angitte nøkkelordet. Dette kan være spesielt nyttig når du vil fargekode kommende oppgaver som møter og tidsfrister. Du kan også legge til flere regler, noe som betyr at du kan ha en fullstendig fargekodet tidsplan.

Å gjøre dette betyr at du ikke trenger å fargekode hver celle manuelt når det gjøres endringer i tidsplanen din.

Fordeler og ulemper med å lage en tidsplan i ark

Selv om det er flere fordeler ved å lage en produktiv arbeidsplan med Google Sheets er det langt fra perfekt. La oss diskutere fordeler og ulemper ved å lage en tidsplan med Google Sheets:

Pro: Gratis å bruke

Selv om det finnes flere programvare for oppretting av tidsplaner på markedet, er de fleste av disse betalt. På den annen side kan Google Sheets være nyttig når du lager en tidsplan, siden den er gratis for enkeltpersoner og små bedrifter. Det er en enkel måte å sikkerhetskopiere tidsplanen din gratis uten å gjøre manuelle lagringer.

Pro: Enkel å dele

Det beste med å bruke Google Sheets over andre regnearkprogrammer er at det lar deg dele regnearket ditt med bare noen få klikk. Du kan også spesifisere tillatelsene slik at bare noen få utvalgte personer kan gjøre endringer i regnearket, mens de andre bare kan se det. Dette kan være til stor hjelp hvis du lage en ekstern arbeidsplan å dele med samarbeidspartnerne dine.

Ulemper: Ingen varsler for brukere uten redigeringstilgang

Google Sheets har fordelen med sanntidsdeling, noe som betyr at endringene som er gjort i filen kan ses i sanntid av seerne. Men hvis du bare har visningstillatelser, vil ikke Sheets varsle deg om endringer som er gjort i regnearket.

Bare personer med redigeringstilgang kan aktivere e-postvarsler. Du kan bruke tillegg som sender push-varsler for å eliminere problemet, men det er langt fra ideelt.

Ulemper: Mangel på automatisering

Å bruke dedikert programvare for å lage timeplanen krever ikke at du legger inn alle detaljer manuelt. Andre deler oppdateres automatisk hvis du endrer en del av timeplanen.

Avansert programvare vil også varsle deg hvis du går over bord med skiftene eller gjør en potensiell feil. Hvis du er en ekspert, kan du automatisere i Regneark. Imidlertid har de fleste ikke tid eller avansert teknisk kunnskap til å gjennomføre dette.

Con: Tar mer tid

Når du bruker et regneark, må du legge inn det meste manuelt eller bygge nedtrekkslister. Avansert programvare sparer deg for mye manuell redigering ettersom de har dra og slipp tidsplanbyggere. De kan også sende ut automatiske e-poster når tidsplanendringer skjer.

Ulemper: Har ikke moderne funksjoner

Google Sheets mangler funksjoner som GPS-sporing, skiftbytte og PTO-administrasjon. Disse funksjonene er ikke nødvendige, men kan bidra til å gjøre livet ditt mye enklere i visse situasjoner.

Planlegg livet ditt effektivt

Google Regneark er bare en av mange måter å planlegge liv og arbeid på. Selv om det er noen ulemper, gjør det faktum at det er gratis og enkelt å bruke det til et levedyktig alternativ, spesielt når du kombinerer det med andre Google Suite-apper som Google Kalender.