Hvis det er mange som jobber sammen på et delt prosjektregneark, bør du sette opp en slags arbeidsflyt eller prosesskontroller for å få ting gjort enkelt. På den måten vil du ikke miste oversikten over hva som er gjort, og hva som må gjøres videre – dette vil bidra til å holde alle på samme side.
Her snakker vi om de viktige tipsene og beste fremgangsmåtene du bør følge når du samarbeider med andre brukere i Excel eller Google Sheets eller lignende.
1. Dokumentnøkkelendringer og oppdateringer
Når du samarbeider om regneark, er det viktig å holde styr på hva som er endret. Du kan ende opp med å overskrive andres arbeid hvis du ikke er forsiktig.
Prøv å legge til kommentarer eller notater for å registrere endringer – for eksempel årsaker til å oppdatere elementet, navn på redaktører som gjør endringene, og hvorfor eller hvordan de gjorde det. Du kan enkelt gjøre dette ved å bruke Uthev endringer funksjon i en delt arbeidsbok. For å aktivere denne funksjonen, følg trinnene som er skissert nedenfor:
- Gå til Fil > Alternativer > Verktøylinje for hurtigtilgang. For macOS, gå til Excel > Innstillinger... > Bånd og verktøylinje > Hurtigtilgangsverktøylinje.
- Velg fra rullegardinmenyen Alle kommandoer.
- Å velge Uthev endringer og velg om du vil legge til hurtigtilgangsverktøylinjen over båndet eller under det. Klikk Ok.
- Når du er ferdig, trykker du på rullegardinfiltrene i Hurtigtilgang-verktøylinje > Vis kommandoetiketter. Du kan tilpasse hvordan du ønsker å fremheve endringer i regnearket ditt ved å velge fra alternativene i rullegardinmenyen.
Du kan også fargekode elementer eller faner i det delte regnearket ditt slik at du enkelt kan se endringer på et øyeblikk.
2. Skriv inn kildedata riktig
Det er lett å gjøre feil når du legger inn rådata i regnearkene dine. Problemet er at hvis du ikke gjør dette riktig, kan det skjeve resultatene dine fullstendig og føre deg i feil retning.
Heldigvis er det noen raske tips for å sikre at du legger inn kilde- eller rådata riktig i Excel-filene dine.
- Dataene dine skal være klare og nøyaktige. Prøv å unngå forkortelser hvis det ikke er absolutt nødvendig, og sørg for at eventuelle tall- eller datoformater er klare og konsistente gjennom hele regnearket.
- Sørg for å inkludere en overskrift øverst i hver kolonne/rad, slik at andre brukere kan tolke tabellene bedre.
- Bruk relevante (og riktige) formler der det er nødvendig.
3. Bruk regnearkkontroller
Ved å bruke regnearkkontroller kan du redusere risikoen for feil i datainndata. Her er noen verktøy du kan bruke:
Datavalidering: Ved hjelp av et verktøy som f.eks datavalidering lar deg samle inn input fra flere brukere i riktig format. Det sikrer også enhetlighet i dataregistrering og forhindrer utilsiktet brukerfeil. Hvis du legger inn data som tilhører et kjent sett med verdier, for eksempel "Ja" eller "Nei" eller "Kan ikke bestemmes", du kan lage en rullegardinliste med disse alternativene for å gjøre det mulig for andre brukere å velge fra en forhåndsdefinert liste over alternativer.
Arkvisning: De Sheet View funksjon er en annen nyttig funksjon som lar regnearkbrukere lage tilpassede visninger av arbeidsboken og sette sine egne filtre for å vise informasjon – uten å bli påvirket av endringer gjort i regnearket av andre brukere.
4. Bruk tabeller og diagrammer
La oss innse det: Regneark er ganske overveldende til å begynne med, spesielt hvis du ikke er vant til å jobbe med store datamengder. Det er derfor vi anbefaler å bruke tabeller, diagrammer eller grafer for å sette opp dataene dine på en intuitiv måte.
Mens tabeller hjelper deg med å organisere og sortere informasjonen din, kan bruk av et diagram eller graf hjelpe deg med visuell representasjon. Dette gjør det lettere å plotte ut trender eller vise sammenligninger mellom ulike grupper av variabler over tid, slik at du kan oppdage viktige sammenhenger og trender i dataverdiene dine.
5. Fremhev viktige verdier med farger og formatering
Ved å legge til farge på tekst og overskrifter kan du organisere dataene dine på en mer lesbar måte.
På denne måten kan du fokusere på spesifikke aspekter av dataene uten å bli overveldet av all informasjonen på en gang. Du kan også bruke verktøy som f.eks betinget formatering, som lar deg fremheve spesifikke celler basert på kriterier som om de er innenfor et visst verdiområde.
"Freeze Panes"-funksjonen er spesielt nyttig hvis du trenger å holde styr på visse områder mens du blar gjennom et langt regneark. Slik kan du gjøre dette:
- Velg den aktive raden eller kolonnen.
- Gå til Utsikt fanen på båndet og velg Frys ruter.
- Fra rullegardinmenyen velger du om du vil fryse kolonner eller rader.
Ved å bruke hyperkoblingsfunksjonen kan du koble ankertekst til filer, nettsider eller regneark.
- For å gjøre dette, velg en celle i regnearket som inneholder tekst.
- Gå til Sett inn fanen på båndet.
- Trykk på til høyre på båndet Link og velg alternativene fra venstremenyen. Du kan velge å koble til filer i din lokale lagring, eller en nettkobling, eller til andre kilder.
Dette hjelper teammedlemmene dine enkelt å finne referanser eller kildefiler. For eksempel, hvis bedriftens nettside viser produkter og tjenester, kan du enkelt lage en hyperkobling i en celle som tar teammedlemmer direkte til siden når de klikker på den.
Ofte kan det være vanskelig å vite hva kollegene dine jobber med. Regnearkverktøy som Google Sheets gjør det imidlertid enkelt for flere redaktører å samarbeide om dokumenter sammen i sanntid. Du kan åpne chat-sidefeltet ved å trykke på chat-ikonboblen ved siden av listen over aktive brukere.
Dette er en praktisk funksjon - du kan diskutere eventuelle problemer du kan ha møtt mens du jobbet med delte filer. Det lar deg også kommunisere raskt med hverandre hvis du trenger hjelp eller assistanse med noe spesifikt i dokumentet deres.
9. Gi samarbeidspartnere redigerings-/visningstilgang
Et av de første trinnene i å samarbeide om delte regneark er å sikre at teammedlemmer har redigerings-/visningstilgang (skrivebeskyttet). Du må sørge for at du har aktivert deling i utgangspunktet.
For det andre, legg til samarbeidspartnere i dine individuelle arbeidsbøker etter behov, og gi dem skrivebeskyttet eller redigeringstilgang etter ønske. Sørg for at alle har tilgang til de kompatible versjonene av filen, slik at de ikke har noen problemer med synkronisering eller lagring mens de fungerer.
Smartere samarbeid med lettleste regneark
På slutten av dagen handler det om kommunikasjon. Når du jobber med et delt prosjekt med en gruppe mennesker, er det viktig å sikre at teamets kommunikasjon går så smidig som mulig.
Disse tipsene ovenfor bør bidra til å gjøre regnearkene dine mer brukervennlige og lettere å lese, slik at det alltid er enkelt å dele og tolke informasjon.
