Den typiske måten for manuell kontraktshåndtering er å signere et stykke papir og oppbevare det i et arkivskap. Den manuelle prosessen er treg og mindre effektiv når det gjelder overvåking og sporing av eksterne ansatte.
Ettersom fjernarbeid har blitt det nye "normalen" for mange bedrifter, har det aldri vært viktigere å sikre at kontrakter og administrasjonsprosesser går jevnt.
Det som er bra er at du kan bruke programvare for kontraktsadministrasjon for å automatisere hele kontraktens livssyklus fra opprettelse til forhandlinger, signering og fornyelse. Det er mange fordeler med programvare for kontraktsadministrasjon. Her er de seks beste.
1. Forbedrer personvern og sikkerhet
En av utfordringene med å håndtere kontrakter manuelt er at det er mye avhengig av papir. Problemet med fysiske dokumenter er at de er mer utsatt for skade og tap. Mens fjernarbeid risikerer datainnbrudd, lekkasjer og hacking, eliminerer programvare for kontraktstyring disse risikoene ved å tillate deg å sikkerhetskopiere alle dokumentene dine.
Programvare for kontraktsadministrasjon lar deg lagre dokumenter i skyen, noe som bidrar til å redusere sjansene for at de går tapt eller skades. Programvaren beskytter også sensitiv kontraktsinformasjon mot uautorisert tilgang. Administrasjonsverktøyet inkluderer kontrakter og avtaler med forskjellige tilgangsnivåer, slik at du kan diktere hvem som kan få tilgang til, redigere og dele bestemte dokumenter.
Systemadministratorer kan for eksempel konfigurere tillatelsesbaserte regler, og bestemme hvem som har tilgang til hva informasjon, enten de befinner seg fysisk på kontoret eller jobber eksternt hvor som helst i verden. I tillegg beskytter noen programmer dokumenter ved hjelp av to-faktor autentisering og de nyeste krypteringsteknologiene.
2. Sparer tid
Håndtering av kontrakter manuelt er en langsom og tidkrevende prosess. Det involverer ofte samtaler ansikt til ansikt, signering av papirkopier, sending frem og tilbake, skanning og opplasting av dokumentene for å dele. Du må også gjenta hele prosessen hver gang du endrer kontrakten.
Med kontraktsadministrasjonsprogramvare er det kort ventetid for å få kontrakter hvor som helst i verden. Programvare som Zapendos standardalternativ lar deg utnytte e-signaturen for å spare timer på kontrakter og avtaler.
For enkelte selskaper starter forsinkelsene under kontraktsopprettelsen. I dette tilfellet bruker noen programvare forhåndsgodkjente maler for å kickstarte utkastet, samt standardiserte vilkår og klausuler for spesifikke brukstilfeller.
Fjernarbeidere uten tilgang til kontraktsdokumenter har en tendens til å be om svar på spørsmål besvart i kontrakten. Dette kan gjøre det vanskelig for det interne teamet å opprettholde kontroll over arbeidsmengden.
Programvare for kontraktsadministrasjon lagrer alle versjoner av en kontrakt i et organisert format. På denne måten kan eksterne arbeidere få tilgang til den nyeste versjonen og finne svar på spørsmålene deres. Tidkrevende prosesser som kan automatiseres inkluderer sign-offs, fornyelser og ikke-planlagte kontraktsadministrasjonshandlinger.
3. Forenkler deling og samarbeid
Bedrifter i et eksternt arbeidsmiljø kan konsultere og samarbeide med teammedlemmer som jobber hjemmefra eller jobber på farten mens de er på reise.
Skybasert programvare for kontraktsadministrasjon gir autoriserte brukere sanntidstilgang til informasjonen de trenger. Den lar deg logge på, trekke opp en kontrakt og samarbeide med kolleger fra hvor som helst i verden.
Programvaren har også samarbeids- og kommunikasjonsverktøy som kommentering og dokumentchatting, noe som gjør det enkelt å forhandle og oppdatere vilkår i sanntid. Disse verktøyene lar eksterne team legge inn data, og bidrar til å skape en autonom arbeidsstyrke i et kontrollert miljø.
4. Reduserer risiko og forbedrer samsvar
Problemer som ikke-godkjente vilkår og manglende forpliktelser kan sette en organisasjon i fare. Heldigvis kan programvare for kontraktsadministrasjon bidra til å redusere risikoen ved å bruke forhåndsgodkjente klausuler og kontraktsrevisjonsverktøy.
Ved å bruke kontraktsadministrasjonsprogramvare kan ledergruppen verifisere at resultatene av hver kontrakt oppfylle forventningene og at eksterne ansatte overholder kontrakten med revisjonsverktøyene.
Programvaren lar deg spore og revidere hvert trinn i en kontraktsmilepæl fra hvor som helst, slik at du kan holde alle ansatte, inkludert eksterne arbeidere, ansvarlige for deres handlinger. Dette bidrar til å forbedre effektiviteten samtidig som du beskytter bedriften din mot manglende overholdelse.
Verktøyet inkluderer også revisjonsspor som lar deg se hele kontraktshistorikken med bare noen få klikk. Autoriserte brukere kan se hvilket stadium en avtale er på og statusen (aktiv, ventende, utløpt, osv.), og forbedrer ansvarlighet og overholdelse.
Du kan også bruke programvaren til å analysere helsen til forretningsforbindelsene dine. Programvare for kontraktsadministrasjon inkluderer rapporter som hjelper deg med å vurdere tredjeparters grad av overholdelse av retningslinjer og forskrifter.
Bedre kommunikasjon med ansatte og å gi bedriftsomfattende tilgang til interne retningslinjer skaper en følelse av inkludering, noe som muliggjør større samsvar. Dette gjelder spesielt for ansatte som jobber hjemmefra.
5. Automatiserer varsler for nøkkeldatoer og leveranser
Å jobbe med eksterne team øker sjansene for å gå glipp av tidsfrister og muligheter. Heldigvis kan kontraktsadministrasjonsprogramvare fange opp viktige kontraktsdatoer og leveranser og sende varsler til den ansvarlige parten.
Programvare for kontraktsadministrasjon er en av de beste verktøy for å effektivisere eksterne arbeidsprosesser. For eksempel kan du konfigurere programvarens varslingsverktøy for å varsle ledere om kontrakter som bør kanselleres eller fornyes, og holde dine økonomiske interesser trygge.
Eksterne arbeidere kan bli varslet og begynne å jobbe med oppgavene tidlig, noe som gir deg mer kontroll over prosjekter. Du kan også sende varsler til alle eksterne ansatte angående endringer i retningslinjene eller behovet for gjennomgang av retningslinjer.
Utløservarsler er en avgjørende funksjon i programvare for kontaktadministrasjon og kan varsle deg når en viktig del av en kontrakt er signert. I tillegg lar noen programvare deg stille inn automatiske tilbakevendende alarmer som ikke tilbakestilles før det tildelte teamet tar den forventede handlingen.
6. Sentraliserer data for økt synlighet
Et vanlig problem med bruk av manuell kontraktsadministrasjon er å finne en feilplassert kontrakt. Med programvare for kontraktsadministrasjon trenger du ikke stole på rotete skap som gjør det vanskelig å søke etter viktige dokumenter raskt.
Skybasert CMS løser problemene ved å tilby et søkbart, sentralt depot. Den sentraliserte dokumenthuben inkluderer søke- og filterverktøy for å sikre at teammedlemmer, inkludert eksterne arbeidere, får tilgang til viktig informasjon når som helst og hvor som helst.
Lagring av alle dokumenter i et sentralisert, virtuelt depot øker kontraktssynlighet. Det gir deg også kontroll over tilgang til kontraktsdokumentene og skaper én enkelt kilde til sannhet. Noen selskaper lar teammedlemmer se pågående forpliktelser, leveranser, kommende prosjekter og fornyelsesdatoer og kontraktsutgifter.
Strømlinjeform prosesser og arbeidsflyter med programvare for kontraktsadministrasjon
Å administrere kontrakter eksternt er ikke en av de mest glamorøse oppgavene i en organisasjon. Overvåking og sporing av eksterne ansatte er enda mer utfordrende når man administrerer kontrakter manuelt.
Manuelle og papirbaserte teknikker gjør kontraktshåndteringsprosessen tregere og mindre effektiv. Men med pålitelig programvare for kontraktsadministrasjon kan bedrifter enkelt håndtere kontrakter, selv når de jobber med eksterne team.