Direktemeldinger på eksterne arbeidsplasser er så integrert i kommunikasjonsstrukturen at det ofte er vanskelig å huske hvordan livet var uten det. Verktøy som Slack har blitt standard kommunikasjonsplattformer som støtter samarbeid og teamproduktivitet i dagens eksterne arbeidsmiljøer.
Men selv om det kan være praktisk, må du likevel ta i bruk noen beste fremgangsmåter for å unngå å forstyrre arbeidsflyten. Denne artikkelen vil dekke noen viktige regler for direktemeldinger for effektiv kommunikasjon på den eksterne arbeidsplassen din.
1. Definer forventninger
Direktemeldinger lar deg vanligvis sende meldinger til folk i sanntid mens du forventer et øyeblikkelig svar. Selv om det er tider når dette er passende, og til og med nødvendig, kan det også være en betydelig kilde til distraksjon.
Det er fordi du kan bruke direktemeldingsverktøyet til ulike formål som virtuelle vannkjøleraktiviteter, kunngjøringer, deling av filer eller stille raske spørsmål. Alle disse kan fort gå ut av hånden hvis folk avbryter hverandre hele dagen med forespørsler eller varsler.
Dette er grunnen til at det er viktig å sikre at du har retningslinjer som hjelper deg med å administrere forventningene ved å bruke direktemeldingsverktøyet ditt. Du kan for eksempel lage vannkjølerkanaler (grupper) for å holde småprat unna andre arbeidsrelaterte kanaler. Du kan oppfordre eksterne kollegaer til å angi statusene deres for å indikere tilgjengelighet og være på forhånd om hvor presserende forespørslene deres er.
Dette vil sannsynligvis være en pågående prosess du må se på nytt etter hvert som teamet og selskapet ditt vokser. Nøkkelen er å ha et system, som en intern wiki, for å levere det til nåværende ansatte og introdusere det for nyansatte.
2. Rediger før sending
Den umiddelbare naturen til direktemeldinger og det faktum at du er vant til å bruke forkortelser, akronymer og emojis når du sender tekstmeldinger venner og familie kan få deg til å overse potensialet for misforståelser og betydningen av profesjonalitet på arbeidsplassen kommunikasjon.
Siden du allerede har bygget en vane med å lese og redigere e-postene dine før du sender dem, bør du også ta deg tid til å gjøre det samme med direktemeldinger. Se gjennom grammatikk, stavemåte og tone før du trykker på send. Husk at meldingen din kan forstyrre kollegaens arbeidsflyt, så sørg for at den er klar og konsist. Du vil ikke at de skal bruke ekstra tid på å finne ut hva du mente.
Når det er sagt, unngå overbruk av forkortelser eller akronymer i kommunikasjonen på arbeidsplassen din. Hvis du må bruke dem, bruk de som er velkjente og relatert til din bransje.
3. Vær oppmerksom på tidssoner
Du har sannsynligvis eksterne kolleger som jobber i forskjellige deler av verden og tidssoner, noe som betyr at arbeidstidene dine ikke stemmer overens. Så det er greit å gjøre det til en vane å vurdere lagkameratenes tidssoner før du sender en direktemelding.
Det er fordi direktemeldinger skaper en følelse av at det haster, noe som kan presse eksterne kolleger til å svare i løpet av deres personlige tid, fremme en alltid-på-kultur som raskt kan føre til brenne ut. Videre kan pingene og varslene distrahere dem i arbeidstiden.
Når det er sagt, til jobb produktivt med eksterne team på tvers av flere tidssoner, må du være mer oppmerksom på når du sender meldinger. For å oppnå dette kan du motstå trangen til å sende direktemeldinger med mindre de haster, planlegg Slack-meldingene dine på forhånd, og dra nytte av asynkron kommunikasjon for å unngå å forstyrre kollegene dine.
4. Vurder andre alternativer
Direktemeldinger er utmerket for raske og korte utvekslinger, men kommer til kort når du trenger å ha mer dyptgående samtaler. Så hvis du opplever at du har en omfattende utveksling frem og tilbake eller problemer med å forklare noe, kan det være på tide å slutte å sende meldinger og bytte til en annen kommunikasjonsmetode.
Avhengig av konteksten og karakteren til samtalen din, kan det være lurt å vurdere alternativer som lyd- eller videokonferanser, siden det lar deg formidle budskapet ditt bedre. Alternativt, hvis du ikke er tilgjengelig samtidig, kan du bruke kommunikasjonsverktøy som Vri eller asynkrone videoløsninger som Voodle for å ta opp og sende meldingen din uten å forvente et øyeblikkelig svar.
E-post kan også være et bedre alternativ for spesifikke samtaler, siden det gir en skriftlig oversikt som du kan referere til senere. I tillegg kan kollegene dine lese og svare på meldingen din på et tidspunkt som passer dem.
5. Unngå usammenhengende meldinger
Med tanke på at hver melding du sender tilsvarer et nytt varsel og en potensiell distraksjon, du bør unngå å sende usammenhengende meldinger for å begrense antallet varsler kollegene dine motta.
Send i stedet en konsolidert melding som inneholder all informasjonen du trenger for å kommunisere. På denne måten kan kollegene dine raskt skanne meldingen og vil ikke bli avbrutt flere ganger. Du kan for eksempel bruke følgende format:
Hei, jeg ser etter informasjon om XYZ-prosjektet. Har du noen oppdateringer? Takk.
I stedet for å dele hver del av informasjonen i en separat melding.
6. Hold småprat på et minimum
Vannkjølersamtaler har sin plass på avsidesliggende arbeidsplasser. Faktisk kan de bidra til å bygge relasjoner og fremme en følelse av tilhørighet blant ansatte.
Imidlertid bør det være spesifikke kanaler for uformelle samtaler og sosialt samvær slik at du ikke forstyrrer kollegene dine når de prøver å fokusere på arbeidet deres. På denne måten kan de velge å bli med i samtalen når de vil, og vil ikke føle at de må svare umiddelbart.
Så når du sender direkte meldinger til eksterne kolleger, spesielt i arbeidstiden, prøv å holde småprat på et minimum for å respektere deres tid og fokus.
7. Bekreft mottak av meldinger
Når du mottar en melding, er det god praksis å la avsenderen vite at du har sett meldingen deres, selv om du ikke kan svare umiddelbart. På denne måten vil de ikke føle at du ignorerer dem og kan fokusere på andre oppgaver mens de venter på svar. I tillegg sparer det deg fra potensielt distraherende oppfølgingsmeldinger.
Hvis du er opptatt når du mottar en melding som trenger svar, kan du fortelle avsenderen ved å si noe sånt som «Takk for at du ga meg beskjed. Jeg kommer tilbake til deg." Hvis meldingen ikke trenger svar, kan du skrive "Takk" eller reagere med en emoji.
Bruk disse tipsene for mer produktiv kommunikasjon på jobben
Å satse på å utvikle bedre kommunikasjonsvaner er avgjørende for ethvert eksternt team. Ved å ta i bruk tipsene ovenfor kan du oppmuntre til mer produktivt og effektivt samarbeid med kollegene dine, uavhengig av plassering.
