Å starte på nytt med en ny programvare for prosjektstyring er et prosjekt i seg selv. Hver av dem er forskjellig fra den neste, så i tillegg til å prøve å kartlegge alle prosjektene dine, kan det hende du har å gjøre med en læringskurve. Det kan være overveldende.

En ting de alle har til felles er imidlertid at planlegging fremover kan bidra til en jevn overgang. I tillegg vil du sette deg opp for å holde et rent og konsistent arbeidsområde. Les videre for å finne ut hvilke skritt du kan ta når du starter med en ny prosjektledelsesprogramvare.

Bestemme hvordan du vil bruke prosjektledelsesprogramvare

Før du setter opp programvaren, trenger du en plan for hvordan du vil bruke den. Å vite hvem som skal bruke kontoen og hvilke typer prosjektstyrer innenfor vil hjelpe deg i gang.

Hvem vil du jobbe med?

Vil noen andre være på kontoen? Hvem er de, og hvilke roller har de? Nivået på personvern og tillatelser du kan angi for teamet ditt vil variere avhengig av hvilken du bruker og nivået du abonnerer på. Så det er godt å planlegge på forhånd, selv før du velger en, hvem som bruker kontoen og hva du vil gi dem tilgang til.

instagram viewer

For eksempel er de personlige versjonene av Notion veldig forskjellige fra Team konto, men du kan samarbeide med begge. De personlige tilbyr sider som starter private og lar deg invitere gjester, mens Teamet konto låser opp samarbeidende arbeidsområder som lar deg dele med hele organisasjonen din rett borte.

Innenfor organisasjonen din vil du også vurdere hvem du vil gi administratortillatelser til. I tillegg, hvis programvaren din tillater gjester, kan du avgjøre om det er nødvendig å dele et prosjektbord med kunder, entreprenører eller andre utenfor arbeidsplassen din eller ikke.

Hva slags prosjekttavler skal du bruke?

Du kan gjøre mer enn å lage enkle prosjektskisser i prosjektstyringsprogramvaren. Du kan også:

  • Lag prosjektforespørselstavler der du og dine medarbeidere kan delegere diverse oppgaver eller be om hjelp. ClickUp er en utmerket programvare for å bygge en, men du kan bygge dem i hvilken som helst prosjektstyringsprogramvare.
  • Skisser en pågående arbeidsflyt fra start til slutt for å få en rask oversikt over hvilke trinn prosjekter befinner seg i.
  • Sett opp et åpent oppdragstavle der du og kollegene dine kan tildele dere tilgjengelige oppgaver.

Bestemme hvordan du organiserer prosjektledelsesprogramvare

Nå som du vet hvem du jobber med og hva slags prosjekttavler du skal bruke, må du bestemme hvordan du vil organisere kontoen.

Hvordan du gjør dette er egentlig et spørsmål om preferanser, men antall personer du jobber med vil også hjelpe deg med å bestemme. Det er mange måter du kan organisere prosjekttavlene på, for eksempel ved å:

  • Klient
  • Prosjekt
  • Avdeling
  • Team

Du kan til og med bruke en kombinasjon av de ovennevnte. Men hvis du jobber med et stort selskap, vil organisering etter avdeling eller team gjøre det enklere å finne prosjekter og oppgaver for alle.

Når du organiserer elementer, vil du unngå å overkomplisere navnene på oppgaver, prosjekter, tavler og mapper. Du og kollegene dine vil finne det du trenger raskt hvis du holder ting så enkelt som mulig.

Dette gjelder spesielt undermapper. Hvis verktøyet du bruker tilbyr undermapper, spør deg selv før du oppretter en om det virkelig er nødvendig, og i så fall bestemme det optimale navnet når andre ser etter det. Å inkludere en serie med små, tomme eller feilmerkede mapper vil bare skape forvirring.

Tenk på det nesten som filmappene på datamaskinen din. Du vil kunne finne det du leter etter med så få klikk som mulig.

Legge til oppgaver til prosjektledelsesprogramvare

Når du har bestemt deg for hvordan du vil organisere oppgavene og prosjektene dine, kan du begynne å kartlegge dem. For det første er det nyttig hvis du lager en liste over pågående prosjekter og deler dem ned i handlingspunkter. Du kan gjøre dette på papir eller i tekstbehandlingsprogramvare – uansett hvilken metode som fungerer best for deg.

Å holde seg til nåværende prosjekter vil bidra til å forenkle prosessen. Opprett tavler og oppgaver bare for prosjekter du jobber med eller er kommende, i stedet for å inkludere utdatert informasjon eller plassholderinformasjon.

Sørg for å navngi prosjektstyrene dine i henhold til dette og bare inkludere relaterte oppgaver innenfor. Dette hierarkiet vil hjelpe deg å finne detaljer raskere og gi deg og dine medarbeidere en rask oversikt over et prosjekts status.

For eksempel, hvis du utvikler et nytt nettsted for et produkt, vil du lage et prosjektbord og kalle det noe sånt som en Produktnettsted. Deretter vil du liste opp alle handlingselementene som utgjør et nettsted som oppgaver innenfor. Så ting som å velge et domenenavn, sette opp hosting, designe wireframes og så videre.

Hvis du holder systemet for å legge til prosjekter og oppgaver konsekvent, er det mindre sannsynlig at du trenger å bruke tid på å rydde opp eller omorganisere.

Hva du bør unngå når du setter opp programvare for prosjektstyring

Noen ting du vil unngå når du setter opp en ny prosjektledelsesprogramvare er:

  • Gjør alt på en gang— Begynn i det små med en liste over aktuelle prosjekter for å unngå å bli overveldet eller rote til arbeidsplassen din.
  • Bruker hver funksjon– Spesielt hvis det er en betalt konto, kan det hende du tror at du ønsker å få pengene dine verdt. Imidlertid er det mange bjeller og plystre som følger med prosjektstyringsprogramvare som kanskje bare kommer i veien. Å undersøke produktet på forhånd er en av de måter du kan unngå funksjonstrøtthet på.
  • Overkompliserende prosjekter– ta den mindre er mer-tilnærmingen når du kartlegger prosjektene dine. For eksempel tilbyr mye prosjektledelsesprogramvare mindre synlige deloppgaver du kan bygge inn i større. Det kan imidlertid være kjedelig for deg å liste opp trinnene i en oppgave og for kollegaen din å krysse av dem.

Kom i gang med prosjektstyringsprogramvaren din

Å komme i gang med en ny prosjektledelsesprogramvare er mindre overveldende hvis du planlegger litt fremover og starter i det små. I stedet for å bygge det ut med utdaterte prosjekter eller plassholderinformasjon, lag elementer mens du går, og hold et konsistent navnesystem for oppgaver, prosjekter og mapper.

Husk å holde det enkelt. Jo færre klikk du trenger for å finne det du trenger, jo bedre.