Enkelt samarbeid er av største betydning i fjernarbeidets tidsalder. Heldigvis har Google mange delingsalternativer som lar flere brukere jobbe med samme prosjekt. Å vite hvem som har gjort endringer i en fil og når kan være avgjørende for effektiv regnearkadministrasjon.

Heldigvis har Google Sheets to funksjoner som lar deg spore endringene som er gjort i regnearkene dine. Den første er Google Sheets-varsler, mens den andre er versjonshistorikk. I denne artikkelen vil vi detaljere disse viktige funksjonene, vise hvordan du kan aktivere dem, og dekke hvorfor de kan være viktige for regnearkene dine.

Hvorfor bruke e-postvarsler i Google Sheets?

Når du jobber med et stort ark der flere ansatte gjør endringer i et regneark, kan det være utfordrende å vite hvilke endringer som gjøres av hver enkelt samarbeidspartner. Det er mye bedre å vite hvem som har gjort en bestemt endring, spesielt for prosjektledere.

Vi kan sjekke ved hjelp av versjonshistorikk for å se hvem som har gjort endringen. Men å skanne gjennom versjonshistorikk kan være kjedelig hvis det er mange tilfeller. I stedet kan du bruke Google Sheets-varsler. På denne måten vil Sheets varsle deg via e-post(er).

instagram viewer

Hvis du er på farten, bør du sørge for at e-postvarslene dine på mobil fungerer, slik at du ikke går glipp av noe.

Slik aktiverer du e-postvarsler i Google Sheets

Å slå på e-postvarsler tar bare noen få minutter, og når du gjør det, forblir den aktiv til du gjør flere endringer i innstillingene. Følg disse trinnene for å slå på varslene:

  1. Åpne regnearket du vil aktivere e-postvarslene på.
  2. trykk Verktøy øverst i regnearket. En rullegardinmeny vil dukke opp.
  3. trykk Varslingsregler, som åpner et nytt vindu midt på skjermen.
  4. Du kan sette reglene her. Hvis du velger et alternativ fra den første delen, må du velge når du vil motta varsler. Velg enten: Eventuelle endringer gjøres, eller En bruker sender inn et skjema.
  5. I den andre delen kan du velge E-post - Daglig sammendrag eller E-post - med en gang.
  6. trykk Lagre når du har valgt dine foretrukne innstillinger,

Vi vil beskrive hver av innstillingene mer detaljert litt lenger ned i artikkelen.

Slik legger du til og sletter varslingsregler i Google Sheets

Hvis du vil legge til flere regler, redigere eksisterende eller slette dem, gå til Angi alternativ for varslingsregler ved å klikke på Verktøy og Varslingsregler.

Hvis du allerede har en eksisterende varslingsregel, vil den vises i listen. Du kan klikke på Slett eller Redigere, eller trykk Legg til en annen varslingsregel å lage en ny. Når du er ferdig med endringene, klikker du Ferdig å redde dem.

Forstå alternativene i varslingsreglene

Det er to seksjoner i varslingsreglene: den første er Varsle meg på og den andre er Varsle meg med.

1. Gi meg beskjed på [Din e-post] når...

  • Eventuelle endringer gjøres: Når du velger dette alternativet, blir alle endringer du gjør i regnearket logget og informert til brukeren via e-post, umiddelbart eller i et daglig lesbart sammendrag.
  • Bruker sender inn et skjema: Hvis du velger dette alternativet, vil du varsle deg når noen sender inn et skjema. Google Forms lar deg koble skjemaene dine til regnearket ditt. Dette kan være alt fra en spørreundersøkelse til et universitetssøknadsskjema.

2. Gi meg beskjed med...

  • E-post – Daglig sammendrag: Hver gang dette alternativet er valgt, vil en liste over brukerendringer komme når dagen slutter eller på et fast tidspunkt. Hvis du velger dette alternativet, vil du motta varsler senere i stedet for umiddelbart etter at de er gjort. Dette kommer enkeltpersoner til gode som ikke liker å bli varslet om endringer umiddelbart. Det er også ideelt for de som jobber for et stort selskap der regnearket de jobber med stadig endres for å unngå å fylle opp innboksen din med varsler. Pass på at du angir ankomsttid utenfor din blokkeringsperiode for e-post, hvis du har en.
  • E-post – med en gang: Når du velger dette alternativet, vil du motta en e-post hver gang en endring i regnearket deres skjer. Dette er ideelt for personer som arbeider med sensitiv informasjon og ønsker å motta en e-post hvis noe endres.

Vi vil ikke anbefale å bruke denne innstillingen for et ark med mer enn to eller tre samarbeidspartnere, for ikke å bli bombardert med konstante varsler. Hvis du trenger å bruke denne metoden, kan det være lurt å gjøre det sette opp en Gmail-mappe for å motta alle varslene.

Hvorfor bruke Google Sheets versjonslogg?

Du kan bruke funksjonen Google Sheets versjonslogg hvis du ikke vil ha varsler via e-post, men holde styr på endringene som er gjort i regnearket. Google Sheets vil til og med lagre de små endringene hvis de skjer langt nok fra hverandre, slik at du ikke trenger å bekymre deg for å gå glipp av viktige endringer.

Eieren av regnearket og de med redigeringstilgang til regnearket er de eneste som kan se versjonsloggen til et regneark i Google Regneark.

Ettersom endringene er på skyen, kan du få tilgang til versjonsloggen og finne den nøyaktige versjonen du leter etter. Dette er perfekt hvis et av teammedlemmene (eller du) har gjort en feil og må gå tilbake til en eldre versjon. Du kan også navngi endringene for å vite hvilken versjon du vil ha.

Slik ser du versjonshistorikk i Google Sheets

Å få tilgang Google Sheets versjonslogg, sørg for at det gjøres nok endringer i et ark før Sheets kan opprette en endringslogg. Her er trinnene du må følge for å få tilgang til versjonsloggen:

  1. Klikk på Fil i den øverste linjen. Dette vil vise en rullegardinmeny.
  2. Der, klikk på Versjonshistorikk.
  3. Klikk på Se versjonshistorikk fra menyen. Alternativt kan du bruke Ctrl + Alt + Shift + H.

Et sidefelt åpnes på høyre side av skjermen. Der kan du klikke på de tre vertikale prikkene ved siden av de eldre versjonene og klikke videre Gjenopprett denne versjonen. Du kan også klikke på Gi denne versjonen et navn å gi navn til bestemte lagringer. Hvis du vil opprette en ny regnearkforekomst, klikker du på Lag en kopi.

Når du lager en ny kopi av regnearket, vil det starte på nytt og ha en ny versjonshistorikk. Hvis du fortsatt vil holde styr på endringene i det nye regnearket, kan det være lurt å slette det eldre for å unngå forvirring i fremtiden.

Forskjeller mellom e-postvarsler og versjonshistorikk

Google Sheets-varsling lar deg motta e-poster når en bruker endrer regnearket. Ved bruk av versjonshistorikk blir endringene kun logget og ikke aktivt varslet til brukeren.

Toppen av isfjellet

I de fleste tilfeller er det en god idé å bruke begge disse funksjonene for viktige regneark. Selv om de to funksjonene som er omtalt i denne artikkelen er gode for samarbeid, er de bare en liten del av alle verktøyene Google Sheets har å tilby team som jobber med regneark.

Det er fortsatt mye mer å lære, så fortsett å lese opp alt dette kraftige programmet har å tilby.