Google Sheets tilbyr mange funksjoner som de fleste premium regnearkverktøy tilbyr, men gratis. En av disse funksjonene er muligheten til å se, redigere og slette versjonshistorikk.

På grunn av brukervennligheten Google Sheets gir, er det flere som flytter til Googles pakke med Office-apper enn å bruke programvare som Excel. Men noen ganger kan funksjonene være litt annerledes enn hva brukerne er vant til. Denne veiledningen vil dekke versjonsloggen for Google Regneark og alt den er i stand til å gjøre.

Hvorfor bruke versjonshistorikk?

Når flere ansatte takler det samme regnearket, er det garantert feil på grunn av feilkommunikasjon mellom de ansatte. Disse feilene kan forårsake forstyrrelser i sensitive regneark som inneholder finansiell informasjon. Når dette skjer, er det veldig fordelaktig å ha sikkerhetskopier du kan gå tilbake til.

Du har kanskje også gjort feil i arbeidet ditt, men kan ikke finne ut nøyaktig hva som gikk galt. Å kunne åpne en tidligere versjon av et regneark kan være en absolutt livredder. Dette kan være kritisk hvis du er en

instagram viewer
solo-gründer som bruker Google Sheets.

Hva er Google Sheets versjonslogg?

Google la til en funksjon som lagrer alle endringene som er gjort i et dokument. Selv en endring så liten som et komma er dokumentert, og denne funksjonen er tilgjengelig på de fleste tjenestene i Google-applikasjonspakken.

Som google Dokumenter og Google Sheets er skybaserte tjenester, sikkerhetskopiene gjøres nesten umiddelbart og kan nås når som helst, forutsatt at du har en internettforbindelse.

Bare regnearkets eier kan se disse endringene og personene eieren gir redigeringstilgang til. Personer med skrivebeskyttet tilgang til regnearket kan ikke se eller gjøre endringer i versjonsloggen. Dette er hovedsakelig en personvernfunksjon.

Versjonsloggfunksjonen i Google Sheets fjerner behovet for å lage flere kopier av det samme regnearket på lokal maskinvare. Du kan ganske enkelt få tilgang til versjonsloggen og finne den aktuelle versjonen du leter etter.

Slik viser og redigerer du versjonshistorikk i Google Sheets

Før du viser eller redigerer versjonsloggen, må du sørge for at du har gjort nok endringer til at Google Regneark kan opprette en logg over disse endringene. Du vil ikke kunne se versjonsloggen på et nytt regneark. Før vi begynner, last opp regnearket ditt.

Her er trinnene du må følge for å sjekke versjonsloggen i Google Sheets

  1. Navigere til Fil i menylinjen.
  2. Å velge Versjonshistorikk. Dette vil åpne en annen undermeny.
  3. Der, klikk på Se versjonshistorikk. Dette vil vise et sidefelt på høyre side av skjermen med en liste som inneholder alle regnearkversjonene.
  4. Klikk på de tre prikkene ved siden av navnet på versjonen.
  5. For eldre versjoner, klikk på Gjenopprett denne versjonen, og Google Sheets vil laste inn siden på nytt med den eldre versjonen av regnearket.

På gjeldende versjon av regnearket kan du endre navnet på regnearket, eller du kan lage en kopi av det. Når du klikker på ikonet med tre prikker på en annen versjon enn den gjeldende, vil du også få et alternativ for å gjenopprette den.

Hvordan navngi viktige Google Sheets-versjoner

Det kan være ekstremt skurrende å se datoene som filnavn og bli fort forvirrende, spesielt hvis det gjøres flere endringer per dag i arket. I stedet for datoer er det mye mer nyttig hvis du kan navngi arket basert på endringene som er gjort.

La oss si at det er et ark som inneholder alle endringene og den mest oppdaterte versjonen. Det ville være bedre å gi den navnet "Final" enn "14. juni kl. 09:38", ikke sant?

Å navngi viktige regnearkversjoner kan være svært fordelaktig for deg senere når du trenger å finne en spesifikk versjon blant et hav av redigeringer. Her er trinnene du må følge for å navngi en gjeldende versjon:

  1. Klikk på Fil i den øverste linjen.
  2. Velge Versjonshistorikk.
  3. Klikk på Navn på gjeldende versjon.

Dette åpner et nytt vindu på midten av skjermen, slik at du kan angi et navn. Når du er ferdig, klikker du på Lagre.

Hvis du ønsker å gi nytt navn til en eldre versjon, følg de samme trinnene som før, men i stedet for å velge Navn på gjeldende versjon, klikk på Se versjonshistorikk. Dette vil vise en liste over endringene som er gjort i regnearket. Der klikker du på navnet på versjonen du ønsker å gi nytt navn og skriver inn navnet. trykk Tast inn for å lagre endringene når du er ferdig.

Slik sletter du versjonshistorikk i Google Sheets

Det er for øyeblikket ikke en måte å slette en spesifikk versjon i versjonsloggen for Google Regneark. Men du kan starte på nytt ved å lage en kopi av regnearket. Dette vil slette alle endringene i versjonsloggen. Bare den siste versjonen vil bli lagret og kopiert.

Trinnene for å gjøre dette er enkle, klikk på Fil i den øverste linjen. Dette vil vise en rullegardinmeny. Her, klikk på Lag en kopi.

Du vil bli bedt om å skrive inn navnet på det nye regnearket. Etter å ha lagt til et navn, velg plasseringen av regnearket og velg om du vil at regnearket skal deles med de samme personene som det ble delt med før. Du kan også velge om du vil at kommentarene skal kopieres. Når du er ferdig med å velge de ønskede alternativene, klikker du på den grønne Lag en kopiknapp.

Ting å vite om versjonshistorikk i Google Sheets

Her er noen ting du bør vite om versjonsloggen i Google Regneark:

  1. Versjonshistorikken kan gå en uendelig verdi tilbake. Imidlertid optimerer Sheets Google Disk-plassen ved å slå sammen eldre versjoner. Det kan også slette noen tidligere endringer hvis lagringsplassen er nesten full.
  2. Hvis du ikke kan se versjonsloggen, er det sannsynligvis fordi du ikke har den nødvendige tillatelsen eller til og med er helt utestengt. Du må be regnearkets eier om å endre tillatelsen din til «kan redigere» i stedet for «kan se».
  3. Versjonsloggen kan nås av personen som eier filen på kontoen sin. Hvis du bruker delingsfunksjonene i Google Regneark, er det bare personer som kan se versjonsloggen, personer med eier- eller redaktørrettigheter.

Mestring av Google Sheets

Visning og redigering av versjonshistorikk er bare en liten del av samarbeidsmiljøet i Google Regneark. Nå som du har mestret det, må du fortsette å lære for å få teamet ditt til å yte med full kapasitet på denne kraftige nettbaserte appen.