Zoho mail er en sikker, personverngarantert og annonsefri e-posttjeneste. Den tilbyr en funksjonsrik e-postpakke, noe som gjør den ideell for personlig og forretningsmessig bruk. Hvis du har brukt Gmail og ønsker å bytte til Zoho Mail, vil du se en rekke innstillinger som kan bli forvirrende.
Du kan tilpasse seeropplevelsen, skrive e-post, organisere e-postene dine ved hjelp av filtre, utføre raske handlinger med vedlegget, administrere spamlister og til og med importere eller eksportere e-post som EML. Vi viser deg konfigurere Zoho mail og bytte sømløst fra Gmail.
Trinn å ta før du konfigurerer Zoho Mail
Før du tilpasser Zoho-post, sørg for at du har tilordnet det tilpassede domenet riktig til MX-posten og konfigurert SPF/DKIM-parametere til forhindre e-postforfalskning. Les vår guide på migrere fra Gmail til Zoho mail med ditt egendefinerte domene og fullfør prosessen.
Når du bytter til en annen e-posttjeneste, bør bank-, kredittkort-, fakturerings-, forsikrings- og andre tjenesteleverandører vite din oppdaterte e-postadresse for kommunikasjonsformål.
Migreringen er en langsom prosess, men i det lange løp vil du kunne konsolidere viktige e-poster på ett sted. Det er også en god idé å vurdere konfigurere automatisk videresending i Gmail, bare for å få med deg eventuelle tjenester du gikk glipp av.
Skrive e-poster i Zoho Mail
Zoho mail tilbyr deg et omfattende verktøysett for å skrive e-poster. Klikk på Ny post knappen i venstre rute for å åpne Komponist. Som standard åpnes komponistvinduet i en ny fane (Innstillinger > Skriv > Åpne Skriv i), men du kan gå med inline (den replikerer Gmail-funksjonen) eller et nytt vindu.
Som Gmail har Zoho rike formateringsalternativer for å formatere e-postmeldingen din. Det er et alternativ for å sette inn tabeller (som Gmail mangler) med konfigurerbare bredde- og kantalternativer. Du kan til og med legge ved e-poster til utgående e-poster (som EML) ved å dra-og-slippe og referere til eldre meldinger uten å skrive dem på nytt.
For å tilpasse komponistpreferansene, gå til Innstillinger > Skriv og se hele settet med alternativer. Du kan endre den foretrukne tekstretningen, tilpasse fonter, automatisk legge til mottakere i kontakter og sjekke meldingen for eventuelle stavefeil.
Legg til store vedlegg til e-poster i Zoho Mail
Gmail tillater vedlegg med en maksimal filstørrelse på opptil 25 MB. Med Zoho mail kan du sende store filer til mottakerne gjennom e-poster. Størrelsen på vedlegget avhenger av abonnementsplanen. Det varierer fra 250 MB med Mail Lite-abonnement til 1 GB med Mail Premium.
Mail konverterer disse vedleggene til lenker og sender dem til mottakeren(e). Hvis du vil sende den samme filen til forskjellige mottakere, velger du filen fra Mitt vedlegg > Enorme vedlegg og send den på nytt. For hvert vedlegg kan du angi tilgangstillatelser.
Begrenset tilgang er egnet for å sende vedlegg til andre Zoho-brukere eller de med tilknyttede kontoer. Med offentlig tilgang kan du sende store filer til alle ved hjelp av en sikker og unik lenke. Som standard har alle vedlegg Begrenset tilgang. Klikk på dette alternativet for å gjøre det Offentlig og generer vedleggslenken.
Slik planlegger du en e-post i Zoho Mail
Zoho mail "Send senere"-alternativet lar deg sette opp en tilpasset tidsplan (dato/klokkeslett) for e-posten din. Selv om denne funksjonen også er innebygd i Gmail, har Zoho muligheten til å sette opp gjentakende e-poster med jevne mellomrom.
Lag utkast til e-posten din som vanlig og klikk Send senere. Velg Tidsplan-fanen og velg dato og klokkeslett.
For å sette opp en gjentakende e-post, gjenta prosedyren ovenfor og klikk på Tilbakevendende fane. Velg frekvens (daglig eller ukentlig, sluttdato og tidssone, hvis noen. De er nyttige når du ønsker å sende ut påminnelser til kundene dine angående fakturaene.
Hvordan slumre e-poster i Zoho Mail
Det vil være noen viktige e-poster som du ikke kan svare på umiddelbart, men som du trenger senere. Snooze-funksjonen i Zoho mail lagrer e-posten din i en separat «Utsatt»-mappe og returnerer meldingen tilbake til den opprinnelige mappen etter det angitte tidsintervallet.
Velg e-posten du ønsker å slumre og klikk på Slumre ikonet i toppmenyen. Velg varighet eller velg en egendefinert dato og klokkeslett. Den valgte e-posten vil flytte fra originalen til Utsatt mappe.
Lese e-poster i Zoho Mail
Noen ganger vil du kanskje se en e-post fra en avsender du mottok for noen dager eller uker siden. I stedet for å bla gjennom e-postlisten, kan Zoho mail liste opp e-poster fra en bestemt avsender eller emne.
Høyreklikk på e-postmeldingen og velg List opp e-poster fra denne avsenderen eller List opp e-poster med dette emnet. Du kan til og med tilpasse feltene i e-postlisten din som flagg, vedlegg, antall kommentarer, størrelse og mer.
Tilpass layout- og visningsalternativene i Zoho Mail
Som standard er e-postene oppført i "Klassisk"-visningen. For å tilpasse denne virkemåten, klikk på Endre syn og velg "Kompakt eller superkompakt"-visning. I hver visning reduseres den store avstanden mellom e-poster og viser flere e-poster.
Når du velger en e-post, åpnes den i Vertikal forhåndsvisning modus som standard. Gå til Innstillinger > Alternativer for postvisning og velg Horisontal forhåndsvisning for å se e-posten din under e-postlisten. Eller velg Ny fane for å se dem i en ny fane.
Tilbyr Zoho Mail en samtalevisning?
På Gmail, når folk svarer på en e-post, grupperer den svarene i en samtalevisning med den nyeste e-posten nederst.
Zoho-post stabler hele samtalen i en trevisning med avsenderdetaljer, tidslinje, mapper, vedlegg og mer uten engang å åpne e-posten. I tillegg kan du sortere samtaletråden (Innstillinger > Samtale) med enten den nyeste eller eldste posten øverst.
Se og administrer vedlegg i Zoho Mail
En av de største ulempene med Gmail er mangelen på et dashbord for å se/administrere vedlegg. Mens du kan finne meldinger med vedlegg ved hjelp av Gmail-søkeoperatorer, det krever litt øvelse. Zoho mail tilbyr et sentralisert dashbord for å se vedlegg (enten sendt til deg eller lagt til andre Zoho-apper) på ett enkelt sted.
Klikk på Vedleggsvisning ikon for å se filene dine pent sortert basert på filtypene deres. Velg et hvilket som helst miniatyrbilde for å se dem eller foreta raske handlinger på vedleggene. Klikk Åpne koblet e-post for å åpne e-posten knyttet til vedlegget ditt, legg ved og send en ny e-post eller legg den til i et notat eller en oppgave.
Oppfølging av viktige e-poster i Zoho Mail
Vi må ofte følge opp e-posten uavhengig av svar. Zoho Mail har det innebygde alternativet for å legge til en påminnelse i e-postene dine. Lag utkast til e-posten din og klikk på Klokkeikon.
Du kan angi et bestemt tidspunkt for å minne deg om e-posten, enten du mottar svaret eller ikke. Eller angi en frist, og hvis ingen svarer på e-posten, vil du bli varslet om det når fristen er over. Zoho mail kan minne deg om e-posten via varsler eller e-post.
På samme måte kan du sette opp en påminnelse for innkommende e-poster. Velg e-posten du vil legge til påminnelsen, og klikk deretter Flere alternativer > Påminnelse. Velg ditt foretrukne alternativ og fortsett. Setter kursen mot Innstillinger > Forhåndsinnstilling for å tilpasse alarmalternativet i henhold til ønsket tidspunkt.
Organiser e-poster i Zoho Mail
Filtre i Zoho mail hjelper deg med å organisere innkommende/utgående e-post automatisk. Akkurat som Gmail kan du angi betingelser og iverksette tiltak for disse forholdene. Men i Zoho kan du bruke OG/ELLER-operatoren for å definere om noen eller alle forhold skal vurderes.
For å komme i gang, gå til Innstillinger > Filtre og lag et nytt filter. Sett nå betingelsestype (kombinasjon av betingelser i OG/ELLER), betingelser (Fra, Emne, Til, Kopi, Blindkopi, Vedleggstype) og handlinger (Flytt til mappe, Merk som, Videresend e-post til, Slett e-post).
På Gmail bruker vi «Etiketter» for å organisere meldinger. I Zoho kan du opprette flere mapper på forskjellige nivåer for å organisere eller administrere e-poster. Klikk på (+)-tegnet ved siden av Mapper for å opprette en mappe og velge plasseringen. I tillegg kan du lage tagger (Velg en e-post > Merk som) for å organisere dem ytterligere i henhold til prosjektet, bestemt team, klienter og mer.
Zoho Mails integrasjon med tredjepartstjenester
Zoho mail har utmerket integrasjon med eksterne og interne apper for å supplere arbeidsflyten din. De interne er Zoho-appene (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM), og de eksterne integreres med posten gjennom API-en fra tredjepartsapper. For å se hvilke integrasjoner som er tilgjengelige, gå til Innstillinger > Integrasjoner.
Klikk Gå til Marketplace og velg favorittappene dine. Noen populære er Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google Calendar, GoToMeeting og Integrately. Gå til utvidelsessiden og aktiver den. Deretter går du tilbake til Integrations-delen og slår på Muliggjøre knapp.
Nå som Zoho Mail er konfigurert, prøv å overvinne e-postavhengigheten din
Zoho Mail er et flott alternativ til Gmail. Siden Mail Settings er klønete/vanskelig å navigere, og det tar tid å venne seg til den, men hvis du har fulgt prosedyren, kan du begynne å bruke Zoho mail i løpet av noen få øyeblikk.
En vanlig trend sett i dag hos folk er å sjekke e-post med få minutters mellomrom. Selv om denne tvangsmessige vanen med å sjekke innboksen virker ufarlig, kan den påvirke ditt velvære og produktivitet negativt. For å vite mer, les guiden vår for å finne måter å overvinne e-postavhengighet.
