Hvordan skrive en karakterreferanse-e-post

Å søke på en ny jobb eller mulighet er nervepirrende, men en positiv karakterreferanse øker selvtilliten og sjansene for å få den. Så når du refererer, gjør ditt beste for å støtte kandidaten.

Når det gjelder å skrive en tegnreferanse-e-post, er logikken den samme som en bokstav - bare oppsettet er litt annerledes. Her er viktige tips å huske på slik at du og kandidaten gjør et godt inntrykk på e-postmottakeren.

1. Skriv karakterreferanser for kandidater du kjenner

Som leder, for eksempel, bør du bygge rapport med teamet ditt. Det styrker ikke bare organisasjonen – det gjør også karakterreferanse-e-poster lettere å skrive.

Mens du setter flotte nettbaserte teambyggingsplattformer til god bruk, noter deg arbeidernes prestasjoner, kvaliteter og anekdoter. På den måten, når en av dem ber om en karakterreferanse, vet du hva du skal si om dem.

Unngå å skrive referanser til personer du ikke har noe eller minimalt forhold til. Selv om du kan fylle e-postene med detaljer fra en kollega, vil du ikke ha personlige erfaringer å dele. Dette vil svekke referansen.

2. Få nøyaktige detaljer om e-postens mottaker og mulighet

Forskning er avgjørende for å lage en god karakterreferanse-e-post. Spør kandidaten om informasjon om hvem de søker til og til hva.

Trenger de en profesjonell, akademisk eller personlig referanse? Hvis det er en stillingsbeskrivelse, kan den fortelle deg hva arbeidsgiveren ser etter og hvilke detaljer som vil få kandidaten din til å skinne. Firma- og kontaktnavn er også perfekt for finne ekstra informasjon gjennom internettundersøkelser.

På slutten av dagen må du skreddersy e-posten til mulighetens krav og prøve å snakke direkte med mottakeren uten å være uformell.

3. Strukturer tegnreferansen E-post høyre

Det er en ideell måte å strukturere e-poster for karakterreferanser. Vær forsiktig med layoutene og innholdet.

I motsetning til et brev, trenger ikke en e-post opplysningene dine eller mottakerens øverst. Bare begynn med en formell hilsen og gå rett inn i brødteksten.

Informasjonen din kommer på slutten av e-posten. Lukk den med din e-postadresse, telefonnummer og annen kontaktinformasjon du synes er passende. Inkluder navn og signatur.

II. Vær tydelig og konsis

Når det kommer til e-postens generelle struktur, velg ordene dine nøye. Karakterreferansen må være informativ, men kortfattet og lett å lese.

Velg nøkkelpunktene du vil gjøre før du begynner å skrive. Sett dem i en punktliste for hver del som skal utgjøre e-posten.

III. Detaljer ditt forhold til kandidaten

Start e-posten med hvordan du kjenner kandidaten og hvor lenge. Forklar din rolle og forhold. Hold det enkelt, men hvis du har noe positivt å dele, som ditt førsteinntrykk av kandidaten, gjør det gjerne med noen få ord.

Når det er sagt, hold deg til profesjonelle detaljer. Referansens mottaker trenger ikke å vite hvor kandidaten dro på ferie eller hvordan de tar kaffen.

Fokuser e-posten på hva som gjør dem gode for rollen de søker på.

IV. Detaljer kandidatens positive egenskaper

Dette er den viktigste delen av karakterreferansen. Hvis du gjorde research, bør du vite hva jobben eller muligheten krever og hvilke av kandidatens egenskaper som passer til regningen.

Som allerede nevnt, kan forberedelse gjøre denne prosessen mye enklere. Du kan for eksempel ha arbeiderne dine følge og oppnå smarte målplaner, som kan tjene som bevis på deres prestasjoner og engasjement.

Det er ikke nok å liste opp kandidatens vinneregenskaper. Hvis du har anekdoter som viser deres ferdigheter og suksesser, flette dem inn i e-posten. Det viser at deres handlinger er like bemerkelsesverdige som deres evner og personlighet.

V. Skreddersy din anbefalingserklæring til muligheten

Den siste delen av karakterreferanse-e-posten din bør være din anbefaling.

Akkurat som alt annet, må du sørge for at det gjenspeiler muligheten. Bruk kravene til å lede deg, og forklar nøyaktig hvorfor din arbeider, student eller venn er egnet.

Ikke sur på dem, skjønt. Kom med en uttalelse som kommer rett på sak, klart og konsist, om hvorfor mottakeren bør vurdere kandidaten seriøst.

Din legitimasjon og kontaktinformasjon som følger bør etablere e-posten som en svært pålitelig karakterreferanse.

4. Vurder å bruke tegnreferansemaler

Hvis du vil ha ekstra veiledning om hvordan du skriver en karakterreferanse-e-post, kan du utforske eksempler og nedlastbare maler tilgjengelig på nettet. Mange av dem er i brevformat, men du kan raskt tilpasse dem til et e-postoppsett.

Workable har noen maler som kan interessere deg, inkludert et ansatt referansebrev, et generelt anbefalingsbrev og en spesielt for en lærer.

Corporate Finance Institute kan også hjelpe med malen for referansebrev. Du trenger bare å registrere deg på plattformen før du laster ned denne gratis ressursen.

Malen har et lite utvalg av tegnreferansebokstaver, noen i Word og andre i PDF-format. Last ned og rediger dem slik det passer deg.

En annen nettside å sjekke ut er karakterreferanseguiden om The Balance Careers. Den inneholder massevis av tips, men også prøver og maler av e-poster samt brev.

Hvis du jobber mye med Word, ta en titt på Microsofts anbefalingsbrevmal. Du kan laste den ned gratis og gjøre eventuelle endringer du trenger.

Se hva kvalitetsnettsteder som disse har å tilby av råd og verktøy. Bare vær klar til å tilpasse malene deres for å passe dine omstendigheter, noen mer enn andre.

5. Korrekturles din karakterreferanse-e-post flere ganger

De mest lovende søknadene for enhver mulighet er de som er nærmest perfeksjon, så du vil ikke at en mindre feil skal ødelegge kandidatens sjanser.

Etter å ha fullført tegnreferanse-e-posten, ikke send den umiddelbart. Legg den til side en stund og se den på nytt, på jakt etter feil og redundanser. Alt skal passe fint på én side.

Korrekturles e-posten noen ganger og søk etter spesifikke problemer med hvert pass. Få noen andre til å inspisere den også. Ikke nøl med å velge det beste grammatikkkontrollverktøyet som finnes, og kombiner dets evner med din oppmerksomhet på detaljer.

Men du ser ikke bare på rettskrivning og grammatikk. Fikk du riktig navn på mottakeren? Hva med stillingstittelen? Er kontaktinformasjonen din korrekt og oppdatert?

Jo mer du kjemmer gjennom e-posten, jo mer kan du avgrense den. Du vil finne feil og muligheter for forbedring.

Kandidater bør strebe i alle deler av søknadene sine

En strålende anbefaling fra en arbeidsgiver, kollega eller akademiker kan gjøre underverker for en kandidats utsikter. Hvis det er du som skriver tegnreferansen-e-posten, ta oppgaven på alvor.

Men du kan bare øke en kandidat så langt. De må selv gjøre en innsats for å nå mål, skrive følgebrev, gjøre det bra i intervjuer og så videre. Når det er sagt, er støtte fra deg og nettbaserte tjenester uvurderlig.

5 online følgebrevmaler for å få drømmejobben din raskere

Les Neste