Hvordan tilrettelegge et eksternt teammøte effektivt

Enten du er leder, har en lederrolle i bedriften din, eller du jobber med et prosjekt, er sjansen stor for at du må legge til rette for teammøter. Et stort pluss her, er at du kan arrangere ditt eget møte slik det passer deg.

Likevel er det noen store forskjeller mellom ansikt-til-ansikt og eksterne møter, som kan gjøre eller ødelegge deres effektivitet. Her ser vi på noen vanskeligheter med å tilrettelegge eksterne teammøter, og hvordan du kan overvinne dem for å gjennomføre et effektivt.

Fordeler og ulemper med å tilrettelegge møter eksternt

Videokonferanseapper som Google Meet, Zoom og Microsoft Teams har gjort møter på nettet veldig populære. Med et klikk på en knapp er du klar til å gå. Det er mange fordeler med å gjennomføre teammøter virtuelt, inkludert:

• Enkel tilgang til digitalt materiale du må dele.
• Evne til å ta opp økter.
• Det kreves ingen tidsbetraktninger for reise.
• Ingen problemer med å bestille rom for møter.
• Du kan møte med kolleger og eksterne interessenter fra hele verden.

Og mye mer. Imidlertid er det også noen barrierer med denne metoden, som kan hindre produktiviteten. Noen eksempler kan være:

• Tekniske problemer med lyd og video.
• Tretthet ved videokonferanser.
• Kommunikasjon sliter når det er mange deltakere.
• Forsinket eller manglende respons fra teamet på grunn av normalt visuelt og auditivt etterslep.
• Forstyrrelse av visuelle signaler og kroppsspråk.

Det er noen aspekter ved samtale ansikt til ansikt som bare ikke kan replikeres virtuelt. Den gode nyheten er at du kan optimere denne opplevelsen med noen få effektive tips og triks.

1. Lag organiske diskusjoner med en agenda

Å ha en plan for ethvert teammøte er et must, uavhengig av hvordan det leveres. En agenda er ganske enkelt en strukturert oppsummering av hva som må diskuteres. Vanligvis deles disse med deltakerne før økten. Dette kan være via e-post, eller med apper som Google Workspace kan du inkludere agendaen i kalenderinvitasjonen din.

Men for å kjøre et effektivt eksternt møte, bør du unngå å føre opp oppdateringer og påminnelser til alle. I stedet må agendaen din være engasjerende og fremkalle diskusjon. Her er noen ideer:

• Sett av tid til en teaminnsjekk som ikke er relatert til jobb.
• Start med et åpent diskusjonsemne som du vet at teamet ditt vil ha meninger om.
• Ta bare med punkter du vil at folk skal kommentere.
• Hold agendaen kort (folk kan bare konsentrere seg i en begrenset tid).

Du trenger ikke å gjøre alle disse hver gang, men de vil definitivt oppmuntre til organisk samtale jo mer du gjør dem.

2. Bruk Break Out-rom

Vanligvis er teammøter generelt sentrert rundt en bestemt agenda, og er fokusert på å bringe teamet sammen som en helhet. Likevel er det forfriskende å bryte disse tradisjonene noen ganger, og prøve noe nytt.

Zoom, Microsoft Teams og Google Meet har alle muligheten til å lage grupperom. Dette er minimøterom i et møte, slik at teamet ditt kan diskutere ting i mindre grupper.

Dette er nyttig hvis du har et større team, eller møter med flere lag samtidig. Det løser også problemet nevnt tidligere om kollegaer som har kommunikasjonsvansker når det er mange deltakere.

Breakout rom er ikke alltid egnet, for eksempel hvis du har færre teammedlemmer. Du bør også sørge for at enhver diskusjon som finner sted er nødvendig, i stedet for bare å fylle tid. Når alle har kommet tilbake til hovedmøterommet, står du fritt til å be om tilbakemelding på dine kollegers diskusjoner. Dette for at du skal samle hovedpunktene, og ta dem videre.

3. Presenter informasjon ved hjelp av delskjerm

En vanskelighet med å dele informasjon eksternt, er at noen ganger forstår folk bare ikke hva du sier. Derfor, i stedet for bare å fortelle teamet ditt hva de skal gjøre, hvorfor ikke vise dem? Det er mange fordeler med å dele skjermen din i videokonferanseapper, inkludert:

• Gir et bilde til teamet ditt.
• Regnskap for ulike læringsstiler.
• Gir teamet ditt en sjanse til å observere prosesser.
• Legger til et ekstra lag med informasjon, utover en auditiv forklaring.

Dette betyr likevel ikke at du bare skal dele agendaen din på skjermen, siden dette neppe fanger teamets oppmerksomhet. Vurder i stedet hvilke agendapunkter som trenger å forklares nærmere, eller trenger medfølgende bevis. Noen eksempler kan være:

• Hvis du har oppdaget at de ansatte ikke gjør en oppgave riktig, vis dem hvordan de følger en bestemt prosess.
• Presentere data og forskning.
• Treningsmuligheter.

4. Når skal du arrangere et møte vs. Sender en e-post

Det har vært mange studier utført, som konkluderer med at overdreven møter skader personalets produktivitet, velvære og motivasjon. Hvor mange ganger har du deltatt på en videosamtale som bare kunne vært en e-post?

Når du er vert for en samling, forstyrrer du i hovedsak teamets arbeidsflyt og konsentrasjon. Av denne grunn må du sørge for at innholdet er nødvendig. Videosamtaler bør reserveres for dyptgående diskusjoner, samarbeid og oppmuntring til teamengasjement. Bare fordi virtuelle møter er enkle å bestille og delta på, betyr det ikke at du bør stole på dem.

Her er noen tilfeller der du kan velge alternativer for videokonferanser:

• Ber om tilbakemelding av sende ut et Google-skjema.
• Bruk en messenger-app eller apper for asynkron kommunikasjon for teamstatusoppdateringer.
• Send en e-post med nylige oppdateringer eller nyheter (som ikke trenger diskusjon).

Noen ganger vil kollegene dine bare ta en pause fra å skrive, og snakke med folk i stedet. Dette er definitivt noe å vurdere, men ikke kast bort det på møter der alle er på stum og lytter til deg som snakker.

Effektive eksterne møter krever planlegging

Å være vertskap for møter over videokonferanseapper krever litt annen planlegging sammenlignet med ansikt til ansikt. Vanskene oppstår i hovedsak når det mangler hensyn til de fremmøtte.

Imidlertid kan ethvert eksternt møte være effektivt med en fullstendig avrundet agenda som bruker tid produktivt. Dette betyr å utforske diskusjonsemner som virkelig interesserer alle involverte, og ganske enkelt holde seg til det som kreves. Med tipsene som er utforsket her, vil du ha mange praktiske måter å være vertskap for eksterne sammenkomster på, holde dem effektive og relevante for alle involverte.

Hvordan begynne å bruke zoom-avatarer for morsomme møter

Les Neste