Hvordan redusere arbeidsplassmøter ved å bruke Tangos arbeidsflytdokumentasjon

Tar sanntidsmøter inn i dagen din? Disse interaksjonene kan unødvendig ta opp timeplanen din når du jobber eksternt. Selvfølgelig er noen møter verdifulle, og vi ville aldri kranglet noe annet.

Men hvis du noen gang har nådd slutten av en videosamtale og betraktet det som bortkastet tid, eller enda verre, Skulle ønske du hadde tatt flere notater, vil du bli glad for å høre at det finnes et alternativ: Tangos arbeidsflytdokumentasjon verktøy.

Hvordan tapper sanntidsmøter produktiviteten?

Videokonferanseverktøy har blitt normen i fjernarbeidskulturer. Programvare som Zoom, Microsoft Teams og Google Meet har vært integrert for å holde distribuerte team tilkoblet og engasjert. Men fungerer de? Forskning tyder på noe annet.

En arbeidsplassstudie, "Webkameraundersøkelsen: Utslitt eller engasjert?", så på den negative effekten av å bruke programvare for videokonferanser. 49 % av den amerikanske arbeidsstyrken, eller 32 millioner mennesker, har følt Zoom utbrenthet på grunn av økte møter kombinert med presset om å bruke webkameraet deres hele veien.

Å gå tilbake til jobb etter en videosamtale er heller ikke lett. Formue rapporterer at det tar 25 minutter å gjenoppta fokus når et møte fragmenterer arbeidsflyten din.

Og en Stanford studie avslører at en tredjedel av arbeiderne ikke har minimumsstandarden på 90 % internettforbindelse som kreves for å delta på virtuelle møter i utgangspunktet. Dette kan være stressfremkallende for ansatte som ikke kan samarbeide effektivt med lagkameratene sine.

Hvordan letter arbeidsflytdokumentasjon presset på videomøter?

Du tenker kanskje «hvis det bare var en annen måte». Og det er her Tangos dokumentasjonsverktøy for arbeidsflyt kommer inn i bildet. Tango er en gratis Chrome-nettleserutvidelse som lager arbeidsflytdokumentasjon, inkludert instruksjoner og veiledninger.

Arbeidsflytdokumentasjon er ikke en passende erstatning for alle virtuelle møter. Men hvis du er involvert i sanntidsinteraksjoner der du trenger det del skjermen din under et Zoom-møte eller forklar en prosess for lagkameratene dine, så er Tango et fantastisk alternativ å bruke asynkront.

Ved å bruke nettleserutvidelsen vil du registrere arbeidsflyten på skrivebordet og gå gjennom de nøyaktige handlingene du må ta. Programvaren lager et detaljert sammendrag av disse handlingene, som du kan eksportere og dele med publikum. De vil vurdere dette asynkront i sin egen tid, uten stress med å prøve å planlegge et sanntidsmøte med deg.

Hvilken type møter eliminerer Tango?

Tango er et utmerket alternativ til følgende typer møter:

1. Onboarding

Lag Tango arbeidsflytdokumentasjon for å vise de nyansatte hvordan de kan navigere seg rundt i systemene dine. Du vil gi notater om alt fra å logge på apper for første gang til å tilpasse dashbordet deres. Forvent færre tannproblemer og en mer flytende introduksjonsprosess ved å ha konsekvent dokumentasjon på plass.

2. Treningsgjennomganger

Tango kan også lage intern opplæringsdokumentasjon for å beholde en delt ressurs som de ansatte kan få tilgang til.

Eksempel: hvis du trenger å lære teamet ditt hvordan du bruker et nytt dataverktøy, bruk Tango for å lage en trinn-for-trinn-guide. Du kan også vise frem beste arbeidspraksis og hvordan du bruker oppdaterte produktfunksjoner.

3. Produktdemonstrasjoner

Hvis du har et fantastisk SaaS-produkt å dele med kundene dine, gjør Tango det enkelt å demonstrere nøyaktig hvordan du bruker det. Inkorporer denne arbeidsflytdokumentasjonen i casestudier og del den som en del av presentasjonen din.

4. Salgsplasser

Hvis du sender ut kalde tilbud til potensielle kunder eller partnere, vet du allerede at det er en kamp i seg selv å få mottakeren til å åpne e-posten din. Men når de først leser meldingen din, vil de ikke kunne motstå å se en rask demo som en del av pitchet ditt.

Hvordan lage møtefri dokumentasjon ved hjelp av Tango

Klar til å begynne? Det første trinnet er å registrere deg for en gratis Tango-konto, og installer deretter nettleserutvidelsen Tango Chrome.

1. Installer Tango Chrome-nettleserutvidelsen

Last ned Tango fra Google Chrome Nettmarked. Deretter fester du utvidelsen ved å gå til nettleserlinjen og klikke på Puslespill stykke. Finn Tango-utvidelsen og klikk pinnen for å lagre den i nettleseren din.

2. Fang arbeidsflyten din med Tango

Naviger til fanen der du vil begynne å registrere arbeidsflyten din, og klikk på Tango-nålen i nettleserlinjen. Trykk på den store lilla knappen for å begynne å fange arbeidsflyten din når du er klar, og gå deretter gjennom trinnene du vil ta opp.

Tango vil jobbe i bakgrunnen for å ta skjermbilder og autogenerere beskrivelser av arbeidsflyten din. Trenger du å gjøre justeringer?

Bruk arbeidsflytkontrolleren nederst til venstre på skjermen for å sette på pause og gjenoppta arbeidsflyten, fullføre den eller forkaste den hvis du er fornøyd med det første bildet. Når du er fornøyd, trykker du på den grønne haken for å fullføre prosjektet.

3. Rediger din Tango-arbeidsflyt

Fra Tango-redigeringsskjermen vil du se din automatisk genererte arbeidsflyt. For å gi ekstra kontekst, prøv å legge til tekst, opprette eller slette trinn, laste opp flere skjermbilder eller omorganisere trinnene hvis du foretrekker det.

Bekymret for at sensitiv informasjon er synlig? Oppgrader til Tango Pro-utgaven for $16 i måneden, og du kan bruke begge Live Blur modus eller Uklarhet delen i bilderedigeringsprogrammet når du går gjennom den fangede arbeidsflyten.

Trenger du å gi noe ekstra oppmerksomhet? Legg til nyttige piler eller bokser ved å klikke på Kommenter.

4. Del arbeidsflytdokumentasjonen din

Det siste trinnet i å lage profesjonell arbeidsflytdokumentasjon er å eksportere og dele den. Trinnene er de samme, enten du vil distribuere det til sjefen din, lagkamerater eller klienter eller til og med legge det ut på sosiale medier eller nettstedet ditt.

trykk Del og eksporter i øverste høyre hjørne og velg følgende alternativer:

• Dele: legg til en e-post med seertillatelser (eller redaktør med Pro-versjonen)
• Magisk kopi: lim inn koblingen i Google Docs, Notion, Confluence, etc., eller noe annet som støtter HTML.
• nedlasting: eksporter arbeidsflyten din som en PDF.
• Bygg inn: kopier en offentlig innebygd kode og lim den inn i favorittverktøyet ditt.

Vend fra konferanse til opptak

Neste gang du forbereder deg til et eksternt videosamtalemøte, spør deg selv om du skal lede publikum gjennom noen trinnvise prosesser. Hvis dette er tilfelle, vil du dra nytte av å lage arbeidsflytdokumentasjon i stedet for å prøve å forklare handlingene dine i en direkte samtale.

Bruk Tango som et viktig asynkront kommunikasjonsverktøy i produktivitetsarsenalet ditt for å fange opp arbeidsflyten din og distribuere etter behov.

De 4 beste asynkrone videokommunikasjonsverktøyene for eksterne team

Les Neste