Hva er et virtuelt samarbeidsrom? Bør du lage en for bedriften din?

Selv om det er mange fordeler ved å jobbe eksternt, er det ett stort tilbakeslag for selv de mest effektive fjernarbeiderne – det blir ensomt. Uten et fysisk kontor sliter mange med stresset på jobben uten fordelene ved å være på samme plass sammen.

Av denne grunn kan det være lurt å vurdere å opprette eller bli med i et virtuelt samarbeidsrom. Men hva er et virtuelt samarbeidsrom?

Hva er et virtuelt samarbeidsrom?

I likhet med fysiske samarbeidsrom, hjelper virtuelle samarbeidsrom med å skape et miljø der folk kan bygge meningsfulle forbindelser og forbedre produktiviteten. Et godt virtuelt samarbeidsmiljø er ofte sammensatt av to typer rom: uformelle og formelle. Her er forskjellen mellom de to.

Formelle rom i et virtuelt samarbeidsrom

Formelle virtuelle samarbeidsområder er for arbeidsrelaterte saker. Det kan for eksempel inkludere rom for seriøse samtaler og møter, der folk kan bli ansvarlige for å levere daglige resultater og tilbakemeldinger. I tillegg kan formelle rom også bidra til å skape digitale grenser for team, noe som er spesielt nødvendig for eksterne team som jobber fra forskjellige tidssoner.

I stedet for å sende meldinger til hverandre på WhatsApp eller Telegram, kan ledere bruke dedikerte kanaler eller områder i et virtuelt miljø for å vise teammedlemmene at de er åpne for å snakke. Innenfor disse formelle nettrommene kan team jobbe sammen som et team og ha arbeidsrelaterte samtaler eller 1-til-1-diskusjoner.

Uformelle rom i et virtuelt samarbeidsrom

Bortsett fra dedikerte kanaler for det daglige arbeidet, kan virtuelle samarbeidsrom også tjene som rom for uformelle samtaler. Uformelle virtuelle samarbeidsrom kan simulere opplevelser man tradisjonelt ville hatt i fellesarealer på et fysisk kontor, som vannkjøler, pantry og så videre.

Ofte hjelper disse uformelle rommene til å oppmuntre til samtaler som ikke er relatert til funksjonen din på kontoret. For eksempel å fange opp om hverandres helger, dele historier om kjæledyr, feire livsmilepæler som å gifte seg eller få barn, og så videre.

Virtuelle samarbeidsrom finnes i mange former. De setter i hovedsak folk i stand til å finne fellesskap i og utenfor deres daglige arbeid. Men hvorfor er fellesskap viktige, og hvordan kan virtuelle samarbeidsrom hjelpe?

Behovet for fellesskap

Uavhengig av stillingstittelen din, utgjør samfunnet en stor forskjell i hvordan karrieren din spiller ut. Med et sterkt fellesskap drar enkeltpersoner nytte av et sosialt støttesystem som gir muligheter, mentorskap og nettverksbygging. Fellesskap gjør det mulig å lære av andres erfaringer, og fremskynder veksten til enkeltpersoner og bedrifter.

Bortsett fra dette kan bedrifter også dra nytte av forbedret oppbevaring. Ved å åpne muligheter for teammedlemmer til å bli kjent med og lære av hverandre, kan de få en sterkere tilknytning til hverandre. Med en sterk tilhørighet er det en økt følelse av ansvarlighet blant team og omsorg for hverandres ve og vel.

Gjennom virtuelle samarbeidsrom kan bedrifter og lokalsamfunn oppleve digitale kontorer og arrangere ulike arrangementer designet for å bygge bedre relasjoner.

Gjenskape co-working spaces online

Selv om ingenting egentlig tar plassen til personlige opplevelser, er det mulig å gjenskape noen elementer av det online med virtuelle samarbeidsrom. Her er noen metoder for hvordan:

Samle byen

Med Samle byen, kan bedrifter lage virtuelle kontorlokaler med en 8-bits kunststil. Tilbyr ulike måter å bringe eksterne team sammen, kan du gjøre alt fra å kopiere oppsettet på det fysiske kontoret ditt til å bli ekstra kreativ. For de fantasiløse tilbyr Gather Town flere ferdiglagde layouter fra standardkontorer og strender til til og med fantasilignende som romskip og mordmysteriemiljøer.

Bortsett fra dette kan fellesskapsmedlemmer også tilpasse utseendet til 2D-avataren og personlige rom, og starte lyd- eller videosamtaler ved å bringe avataren deres nærmere noen på skjermen. For noen elementer kan brukere til og med legge til musikk for alle som har en avatar i nærheten for å høre eller sette opp virtuelle oppslagstavler.

For å skape et godt virtuelt samarbeidsrom på Gather Town, kan du bygge klart definerte møterom, en-til-en seksjoner, chill-out områder, og til og med la folk uttrykke seg ved å tildele dem sine egne virtuelt skrivebord. Med dette kan Gather Town hjelpe til med å simulere følelsen av å gå mot andre mennesker og samhandle med dem på et ekte kontor.

Horisont arbeidsrom

Laget av Facebook, Horisont arbeidsrom er et samarbeidsverktøy for virtuell virkelighet. I stedet for å bruke apper som er avhengige av webkameraer som Zoom, lar Horizon Workrooms brukere samhandle med VR-headset i stedet.

Horizon Workrooms er designet for å kjøre på Oculus, og lar brukere tilpasse sine 3D-animerte avatarer og arbeidsområder. Selv om avatarer på Horizon Workrooms fortsatt ikke har den samme evnen til å vise følelser, kan de fortsatt simulere opplevelsen av å være i et rom med kollegene dine fra andre deler av verden.

Dessverre kan ikke de fleste bedrifter forvente at alle i teamet deres har et Oculus-headset. Horizon Workrooms er imidlertid et utmerket alternativ for mindre team som allerede eier sine egne headset. Med Metas forpliktelse til å investere i metaverset, er Horizon Workrooms klar for år med utvikling og forbedrede virtuelle møteopplevelser.

Slakk

Selv om det ikke er så imponerende som de andre anbefalingene på denne listen, er det måter å få virtuelle samarbeidsrom til å fungere på tekstbaserte meldingsapper som Slakk.

Avhengig av hvor stort fellesskapet ditt er, er mulighetene for å bringe folk nærmere hverandre mer utfordrende. Av denne grunn er det fornuftig å skape mindre, mer engasjerte undersamfunn. Fellesskap og selskaper som bruker Slack kan inkludere flere typer uformelle kanaler.

Bortsett fra de seriøse kanalene for hverdagen, er her noen eksempelkanaler du kan vurdere å legge til for å forbedre den virtuelle samarbeidsopplevelsen på Slack:

• Vannkjølerkanal for generell samtale
• Generell samarbeidskanal
• Interessebaserte kanaler for hobbyer (f.eks. sport, hudpleie, musikk osv.)
• Livsstilsrelaterte kanaler (f.eks. velvære, foreldre)
• Kanaler der eksterne arbeidere fra samme land kan koble seg til
• Mikrofon på kanaler

Bortsett fra denne listen, er det mange morsomme og unike Slack-kanalideer som kan fungere for samfunnet eller bedriften din.

Skap sterkere relasjoner online med virtuelle samarbeidsrom

Med virtuelle samarbeidsrom kan bedrifter omfavne positive elementer av erfaringer på kontoret, samtidig som de lar teammedlemmer være fleksible med hvor de jobber.

Alt i alt oppmuntrer virtuelle samarbeidsrom til virtuelle grenser, bygger relasjoner og etablerer en følelse av forbindelse med mennesker som aldri ville ha møttes personlig.

Av denne grunn bør selskaper som er avhengige av en ekstern arbeidsstyrke se på å investere tid og krefter på å integrere virtuelle samarbeidsrom i den daglige driften.

Lykkes med eksternt arbeid: 70+ tips for å jobbe fra hjemmekontoret ditt

Les Neste