Slik bruker du klistrelapper med Outlook for bedre e-poster

Å sjekke e-post er en del av de fleste fagfolks daglige arbeidsrutine. Så det lønner seg å finne måter å fremskynde denne prosessen og gjøre den litt mindre stressende.

En måte du kan gjøre livet ditt enklere på er å bruke Microsoft Sticky Notes på Outlook-e-postkontoen din. La oss finne ut hvordan.

Kom i gang med å bruke Microsoft Sticky Notes på Outlook

I følge Adobes 2018-undersøkelse, amerikanere bruker omtrent 3,1 timer daglig på e-post. Så dette er hvordan du kan bruke de innebygde pinnelappene i Outlook for å øke hastigheten på e-postkorrespondansen.

Som navnet tilsier, er det en notatapp som du kan bruke til ulike formål. Men før du kan begynne å ta notater om det, må du først sette det opp.

Det er viktig å vite at dette bare fungerer for Windows 10 og 11. Å begynne:

1. Last ned Sticky Notes-appen fra Microsoft-butikken.
2. Logg på Sticky Notes-appen med Microsoft-kontoen din.
3. Logg på Outlook-kontoen din.
4. Velg Notes-alternativet gitt i menyen på venstre side.
5. Klikk på Ny merknad å lage en.
instagram viewer
6. Dobbeltklikk på det eksisterende notatet for å redigere det.
7. Klikk på tre godbiter for å slette eller endre fargen på et bestemt notat.

Alle notatene du lager her vil bli synkronisert med Sticky Notes-appen du lastet ned fra Microsoft Store. Dessuten, for å få tilgang til disse notatene på dine mobile enheter (enten Android eller iPhone), må du laste ned Microsoft OneNote. Når du har satt opp appen, vil notatene synkroniseres automatisk der også.

På den måten kan du få tilgang til dem når og hvor du vil.

Når du har satt den inn, kan du begynne å bruke den til forskjellige formål. Noen kreative måter å bruke den på er listet opp nedenfor.

Nedlasting: Klistrelapper for Windows (Gratis)

Nedlasting: Microsoft OneNote for Android | iOS (Gratis)

Ta notater for å spare tid

Det første og enkleste du kan gjøre med denne applikasjonen er å ta notater med den for møter, e-poster, viktige ting å inkludere i en e-post og mer.

I tillegg, hvis du ofte mottar lange tilbakemeldinger i e-poster og vanligvis går frem og tilbake for å sjekke om du har tatt opp alt før du sender inn prosjektet ditt, kan Sticky Notes spare deg for den ekstra tiden og innsats. Å legge til disse kommentarene i form av punktpunkter i Sticky Notes kan være en fin måte å unngå dette bryet på.

Dessuten kan du også bruke disse notatene til å holde styr på tilbakemeldingene du får for å forbedre arbeidet ditt. Det kan for eksempel ikke være mulig for deg å gå gjennom hele e-posttrådene for hvert av de innsendte prosjektene på slutten for å gjennomgå.

Oppsummer derfor tilbakemeldingene du mottar om fullføringen av hver oppgave i noen få linjer og legg dem til klistrelappene dine. Ved slutten av måneden vil du ha en hel liste over ting du må jobbe med eller allerede har forbedret.

Videre kan du også holde notater for e-postene du sender ukentlig med annen informasjon som navn og e-postadresse til mottakeren og formålet med e-posten. Bare kryss ut listen når du er ferdig med å sende dem. Det kan hjelpe deg betydelig ta kontroll over innboksen din.

Legg til påminnelser

Bruk Sticky Notes til å legge til påminnelser om små ting du må gjøre i dag og ikke vil bry deg om å legge til i kalenderen din.

Du kan også angi påminnelser om e-postene du må sende i dag, oppfølginger, intervjuer eller møter du må delta på.

Svar raskere på e-poster

Mange bruker minutter, om ikke timer, på å tenke på hvordan de skal svare på en e-post. Det spiser ofte opp en stor del av vår tid.

Sticky Notes er det perfekte stedet å legge til raske one-liners som du kan bruke til å svare på forskjellige typer e-poster. Alt du trenger å gjøre er å kopiere og lime inn teksten herfra.

Det gjelder spesielt hvis du mottar lignende forespørsler regelmessig i forskjellige former. Du kan bare lage en mal som skal brukes for dem og endre detaljene etter behov.

Lag maler for forskjellige formål

I tillegg til å svare på spørsmål, må vi skrive e-post for flere andre anledninger. Vi går gjennom den samme tenkeprosessen hver gang for å sikre at det endelige resultatet blir profesjonelt.

Lag derfor forhåndslagde e-postmaler for slike hendelser, slik at du ikke kaster bort nok tid på å bare tenke på hva du skal skrive. Kopier og lim den i stedet inn fra Sticky Notes. Her er noen av anledningene du bør ha en forhåndsdefinert e-post for:

• Be om unnskyldning via e-post.
• Takker sjefen eller kollegaen din.
• Godtar et nytt prosjekt.
• Ber om sykemelding.
• Be om fristforlengelse.
• Følger opp e-poster.
• Ber om oppdateringer om prosjektet fra kolleger.

Hold en e-postsjekkliste

Hvis du er interessert i salg, ser etter en ny jobb eller jobber som entreprenør og trenger å sende e-post regelmessig kan du eksperimentere og finne ut hvilke av e-postene dine som gir gode resultater og hvilke falle flat. Analyser til slutt detaljene du har dekket i dem.

Basert på det, lag en sjekkliste i Sticky Notes for hva du skal inkludere i e-postene dine og hva du bør unngå. Du kan krysssjekke hver av de nye e-postene du skriver med denne sjekklisten før du sender dem for å sikre bedre resultater. For eksempel:

1. Henter emnelinjen min direkte til mottakeren?
2. Har jeg hilst på mottakeren?
3. Er det en god krok i begynnelsen?
4. Er intensjonene mine med denne e-posten klare?
5. Har jeg korrekturlest den?
6. Har jeg lagt ved de viktigste dokumentene eller lenkene?
7. Inkluderer det en god oppfordring til handling?
8. Er påmeldingen god nok?

Hold en liste over klar til bruk emnelinjer

I likhet med e-postmalene kan du også holde en liste over kraftige emnelinjer for å gjøre jobben din enklere og fremskynde prosessen. For å sikre at du kan finne en for et nøyaktig øyeblikk, kan du kategorisere dem i fet skrift og bruke dem som du vil.

For eksempel,

• Takk [Fullt navn]
• Forvirringen i min siste e-post
• Glad for å akseptere det nye prosjektet

Klistrelapper i Outlook for å gjøre livet ditt enklere

E-poster kan ta tid, men de er noe vi rett og slett ikke kan ignorere. Derfor kan bruk av et verktøy som Sticky Notes hjelpe deg med å sende og svare på dem raskere enn før.

I tillegg er det et annet utmerket tillegg å få alle notatene dine synkronisert til OneNote på mobil og Sticky Notes-applikasjonen på Windows.

Hvis du fortsatt ikke er kjent med Microsoft OneNotes funksjoner, bør du vurdere å lese om dem også.

12 lite kjente Microsoft OneNote-funksjoner du vil elske

Les Neste

Om forfatteren