En nybegynnerveiledning til ClickUp-terminologi

En av de mest skremmende delene ved å bruke ny programvare er navnekonvensjonene for alle funksjonene – spesielt siden hver utviklere kaller dem noe annerledes.

Mens noen av navnene er ganske enkle, har andre en tendens til å overraske deg. I denne artikkelen finner du en rask oversikt over ClickUp-terminologi og forklaringer som hjelper deg med å komme i gang med denne brukervennlige prosjektstyringsprogramvaren.

1. Klikk opp arbeidsområde

Din Klikk oppArbeidsområde er egentlig der alt skjer. Her finner du alle medarbeidere og prosjekter som tilhører én organisasjon.

Hvis du for eksempel jobber for et selskap som heter ACME, vil alt innenfor ACMEs arbeidsområde forholde seg til dens daglige drift og prosjekter mens du er på farten. Alle på selskapets konto vil ha tilgang til arbeidsområdet.

Workspace kan være navnet ditt eller hva du vil kalle det hvis du jobber alene.

2. Klikk opp mellomrom

Innen Workspaces finner du Mellomrom i sidefeltet. Tenk på disse som avdelinger i en bedrift.

Ulike team jobber med separate prosjekter med unike prosesser og arbeidsstiler. Så du kan organisere arbeidsområdet ditt for å reflektere det og gi hvert rom individuelle innstillinger i henhold til avdelings- og prosjektbehov.

Organisering etter avdeling eller klient vil gjøre det slik at du og kollegene dine raskt kan finne varer basert på navnene. Det forhindrer også rot, noe som betyr at du ikke trenger å sile gjennom tonnevis av urelatert informasjon for å finne det du trenger.

Du kan begrense Spaces til bare de du trenger å holde deg oppdatert på hvis du bestemmer deg for det. Å gjøre det skaper personvern og skaper et renere arbeidsområde for kollegene dine.

3. Klikk opp-lister

Nå er du i gang med løpene. Lister er der du lager en spilleplan for å takle prosjekter. I stedet for bare å lage lister etter prosjekt, kan du også skille dem ved å:

• plassering
• Milepæl
• Sprint
• Klient
• Kollega
• Formål – åpne prosjekter, hjelpeforespørsler, en oversikt osv.

Du kan til og med bygge en prosjektforespørselstavle i ClickUp å delegere oppgaver. Noe å merke seg er at ClickUp-lister har mange layoutalternativer eller visninger. Når du jobber innenfor Listevisning, de individuelle listene du finner inni er faktisk statuser, ikke underlister.

I tillegg kan du organisere lignende lister i Mapper i rommet ditt for å holde dem sammen, men du trenger ikke. Faktisk kan mapper bare overkomplisere et ellers rent og enkelt arbeidsområde. Jo færre klikk for å komme dit du skal, jo bedre.

4. Klikk Opp-oppgaver

Hvis listene dine er prosjekter, så din oppgaver er de individuelle handlingspunktene du må takle for å fullføre dem. Uavhengig av visningen du er i, åpner oppgaver for et kort der du kan legge til eller gjennomgå informasjon om oppgaven.

Her kan du legge til en beskrivelse, underoppgaver, kommentarer, vedlegg, overvåkere og mer. Mens du jobber med en oppgave, kan du endre statusen til den for å gjenspeile hvor den står i prosessen eller arbeidsflyten.

Hvis du lurer på hva deloppgaver er, er de i utgangspunktet mindre handlingselementer du kan bruke til å dele opp oppgaver i enda mindre trinn. Som mapper kan bruk av disse overkomplisere ting, spesielt for en nybegynner. De kan fungere for noen, men andre kan synes det er mer effektivt å holde seg til oppgaver.

5. Statuser i ClickUp

Statuser i ClickUp gi deg og dine medarbeidere en rask oversikt over stadiene oppgavene befinner seg i. For eksempel kan du holde ting enkelt med statusene Å gjøre, I prosess, og Ferdig.

I tillegg kan du bruke ClickUp til å skissere trinn i en spesifikk prosess der du og kollegene dine må gi stafettpinnen. Når oppgaven går videre til neste trinn, merker du kollegaen din i en kommentar for å fortelle dem at den er klar.

Du vil unngå å bli for detaljert, men tenk på reisen hver oppgave tar fra start til slutt og spør deg selv:

• Hvilket navn kan du gi prosjekter som ikke har startet ennå? Å gjøre, etterslep, åpen osv.
• Hva er de spesifikke navnene du vil gi hvert trinn?
• Hvilke trinn kan du sette sammen?
• Kan du sende oppgaver til et tidligere trinn i stedet for å opprette et nytt trinn? For eksempel en webutvikler som sender en wireframe tilbake til Design i stedet for å ha en annen status for Revisjon.
• Hvordan kan du reflektere at noen sitter fast, eller at et prosjekt er på vent?
• Vil du vise fullførte oppgaver? Eller er det bedre å arkivere dem?

6. Kolonner i ClickUp

Vil du legge til litt kontekst til oppgavene dine? Kolonner spiller mange roller i ClickUp.

• Først og fremst fungerer de nesten som en mal du kan bruke til å fylle ut for å legge til detaljer i oppgaver.
• For det andre viser de denne informasjonen i listen din, slik at du får en rask oversikt.
• For det tredje skaper de konsistens.

Det er lett å la seg rive med av dem fordi det er så mange typer kolonner og så mye å gjøre med hver enkelt. Du kan imidlertid lage en effektiv huskeliste med bare noen få.

Når du legger til kolonner, er det best å holde ting enkelt og legge til kolonner du vet du kommer til å bruke konsekvent. For å gjøre det, tenk på detaljene du kan trenge kollegene dine for alle oppgaver.

For eksempel vil du sannsynligvis inkludere en Tidsfrist, Prioritet, og Oppdragstaker Kolonne. Men hvis du bare viser budsjettet for noen få prosjekter, vil du unngå å sette en Penger Kolonne siden feltene stort sett forblir tomme. I stedet kan du vise den informasjonen på oppgavekortet.

Andre nyttige vilkår å vite i ClickUp

Det kan hende du ikke bruker noen av disse med en gang, men her er en liste over andre termer du kan gjøre deg kjent med i ClickUp:

• Visninger—ClickUp tilbyr mange oppsett for listene dine– Noen alternativer er Tabell, Tavle, Kalender og Tidslinje.
• Dashbord– du lager disse ved hjelp av widgets – på en måte som byggeklosser. Dashboards gir deg oversikter over arbeidsområdet ditt i ClickUp, enten det bare er for deg eller du har tilsyn med kollegene dine.
• Avhengigheter– du kan koble oppgaver hvor som helst i arbeidsområdet ditt eller innenfor en bestemt liste for å holde dem låst til en relatert oppgave når sin Fullstendig status.
• Tavle– du kan legge til tavler over hele ClickUp for å kartlegge ideer og prosjekter sammen med kollegene dine.

Kartlegg prosjektene dine i ClickUp

Nå som du er kjent med noen av elementene som utgjør programvaren, er det på tide å komme i gang. Husk at det beste du kan gjøre på dette stadiet er å holde ting enkelt.

Det er lett å bli fanget av å ville bruke alle ClickUps funksjoner. Imidlertid kan det hende at de ikke er de du trenger for å lage det ideelle brettet for deg eller dine prosjekter. Du kan alltid legge til elementer senere når du tenker på dem. Hvis du er usikker på hvor du skal begynne, hvorfor ikke kartlegge dine egne prosjekter ved hjelp av listevisning og gå derfra?

ClickUp vs. Idé: Hva er best for prosjektsamarbeid?

Les Neste

Om forfatteren