Slik bruker du datavalidering i Google Sheets

Hvis du ønsker å redusere sjansene for feil i Google Sheets-regnearket ditt ved kun å godta gyldige data, er datavalidering akkurat det du leter etter. Med datavalidering kan du instruere Google Regneark til å bare godta en bestemt type eller rekke data for celler, eller å advare brukeren når de legger inn ugyldige data.

Datavalidering er enkel å bruke, men det krever en forståelse av konseptene for å kunne brukes riktig. Les videre for å finne ut hva datavalidering er og hvordan du kan bruke det i Google Sheets for å forbedre regnearkene dine.

Hva er datavalidering i Google Sheets?

Datavalidering er en Google Sheets-funksjon som lar deg begrense typen inndata som brukerne dine kan skrive inn i bestemte celler. Du kan enten bruke datavalidering for å gi brukeren en advarsel når de legger inn ugyldige data, eller for å avvise de ugyldige dataene helt.

Ved hjelp av datavalidering kan du forbedre regneark som er ment for andres bruk. Du kan angi grenser for verdien de kan angi, eller for eksempel lage en rullegardinliste over elementer de kan velge mellom. Til syvende og sist kan du også legge inn en egendefinert formel som datavalideringskriteriene. På denne måten vil Google Sheets avvise verdien hvis den ikke tilfredsstiller den tilpassede ligningen.

Slik bruker du datavalidering i Google Sheets

Datavalidering er enkel å betjene i Google Sheets. De grunnleggende trinnene for bruk av datavalidering er som følger:

1. Velg cellen eller celleområdet du vil bruke datavalidering på.
2. Gå til Data menyen og velg deretter Datavalidering.
3. Skriv inn dine kriterier.
4. Klikk Lagre.

Før vi går videre til eksempler der vi implementerer datavalidering, la oss se nærmere på elementene i datavalidering.

• Celleområde: Dette er området der inndataene vil gå gjennom datavalideringskriteriene. Dette kan være en enkelt celle eller et celleområde.
• Kriterier: Dette er kriteriene der du angir hva slags data som er gyldig. Den gyldige datatypen kan være tall, tekst, dato, liste, avkrysningsboks eller egendefinert formel.
• På ugyldige data: Dette indikerer Google Sheets' reaksjon på ugyldige data. Du kan velge enten å la de ugyldige dataene passere og vise en advarsel, eller å avvise de ugyldige dataene og vise en advarsel.
• Utseende: Her kan du skrive inn valideringshjelpeteksten. Denne teksten vises når brukeren legger inn ugyldige data i en celle.

Nå som du vet hva konfigurering av datavalidering handler om, la oss se datavalidering i aksjon med et par eksempler.

Datavalideringseksempel 1: Sette en nummerverdigrense

I dette eksemplet har vi et eksempelregneark laget for å samle informasjon om hvilke bøker brukeren likte best. Regnearket inneholder en kolonne som inneholder navnene på bøkene, og en annen kolonne som venter på brukerens input. Det er meningen at brukeren skal rangere hver bok av 10.

Siden vurderingen er på en skala fra 10, og vi ikke har tid til å sjekke alle inndata, er målet å begrense verdiene brukeren kan legge inn til 1-10. Brukeren skal ikke kunne gi en bok en vurdering under 1 eller over 10. Dette krever datavalidering.

1. Velg cellene der du vil bruke datavalidering. Det vil være celler B2 til B7 i dette eksemplet.
2. Gå til Data menyen og velg Datavalidering. Dette vil få opp vinduet for datavalidering.
3. Til Kriterier, plukke ut Nummer og mellom.
4. Angi antallsgrensen du ønsker. For dette eksempelet skal vi skrive inn 1 og 10.
5. Sjekk Avvis innspill. Dette vil tvinge brukeren til å legge inn gyldige data.
6. Sjekk Vis hjelpetekst for validering.
7. Skriv inn en valideringshjelpetekst for å informere brukeren om hva slags data som forventes.
8. Klikk Lagre.

Nå er tabellen klar for brukerdata. Som en test kan du prøve å rangere en av bøkene med en verdi høyere enn 10, eller mindre enn 1. Du bør få en feilmelding og dataene dine bør bli avvist. Nå, hvis du legger inn en verdi mellom 1 og 10, vil inndata bli akseptert. Det er som et urverk!

Datavalideringseksempel 2: Lage en rullegardinliste

En av de populære bruksområdene for datavalidering er å lage rullegardinlister i Google Sheets. Du kan lage en nedtrekksliste for å gi brukeren et valg mellom elementer som du har valgt som gyldige data.

I dette eksemplet har vi navnet på noen elever i et regneark og målet er å lage en nedtrekksliste der brukeren kan velge hovedfag.

1. Velg cellene der du vil ha en rullegardinliste. Det vil være celler B2 til B7 i dette eksemplet.
2. Gå til Data menyen og velg Datavalidering. Datavalideringsmenyen åpnes.
3. Velg i kriterier Liste over varer.
4. Skriv inn listen over elementer i tekstboksen. Du kan skille elementene med et komma (,). For dette eksemplet har vi lagt inn elementene nedenfor:

   Medisin, farmasi, biologi, anvendt matematikk

5. Sjekk Vis rullegardinliste i celle.
6. Sjekk Avvis innspill.
7. Sjekk Vis hjelpetekst for validering.
8. Skriv inn en hjelpetekst for validering.
9. Klikk Lagre.

Du vil legge merke til en liten pil i hver celle. Du kan nå klikke på cellene for å velge fra en rullegardinliste. Hvis du prøver å skrive inn en verdi som ikke er i listen, vil verdien din bli avvist. Du kan imidlertid fortsatt skrive inn elementene fra listen.

Hvis du vil legge til punktpunkter til elementene i listen din, les artikkelen vår om hvordan du legger til punktpunkter i Google Sheets.

Datavalideringseksempel 3: Angi en tekstlengdegrense

Du kan bruke datavalidering med egendefinerte formler for å oppnå alle slags ting i Google Sheets. Egendefinerte formler lar deg angi kriterier som ikke er i noen av kriterietypene som er innebygd i datavalidering i Google Regneark.

Som et eksempel, la oss lage en celle som bare tillater 5 tegn eller mindre i den. Vi skal gjøre dette ved å bruke datavalidering.

1. Velg cellen. Det vil være D1 i dette eksemplet.
2. Gå til Data og velg deretter Datavalidering.
3. Velg i kriterier Egendefinert formel.
4. For egendefinert formel, skriv inn formelen nedenfor:

   =LENGE(D1)<5

   Denne formelen bruker LEN-funksjonen til å telle tegnene i cellen og returnerer sann hvis lengden er mindre enn 5 tegn.
5. Sjekk Avvis innspill.
6. Klikk Lagre.

Nå, hvis du skriver inn et navn som er mer enn 5 tegn langt, vil Google Sheets avvise det, og du må prøve på nytt. Du kan bruke autofyll-funksjon for å bruke denne datavalideringen på andre celler.

Valider dataene dine med Google Sheets

Datavalidering er et verktøy som lar deg begrense hva du eller en annen bruker kan legge inn i bestemte celler. På denne måten kan datavalidering være nyttig for å lage undersøkelser for kun å akseptere gyldige data, eller i dine egne regneark for å øke nøyaktigheten.

Det er mange typer kriterier du kan angi ved hjelp av datavalidering i Google Sheets, og hvis dataene typen du ønsker er ikke innebygd i datavalidering i Google Sheets, kan du angi kriterier med en egendefinert formel. Nå vet du hvordan du bruker datavalidering i Google Sheets. Vær sikker på at mindre ugyldige data vil gjøre analysen din enklere og mer nøyaktig!

De 8 beste måtene å bruke Google Sheets på som en proff

Les Neste

Om forfatteren