Outlook-oppgaver vs. Microsoft å gjøre: Hvilken er bedre?

Microsoft har to oppgavebehandlingsapper. Microsoft To Do kommer forhåndsinstallert på Windows-datamaskiner, og er også tilgjengelig online. E-post- og kalenderklienten, Outlook, inkluderer også en robust oppgavefunksjon.

Men hva er bedre for å administrere oppgavelisten din? Konkurransen er tettere enn du kanskje tror. Denne artikkelen sammenligner Microsoft To Do og Microsoft Outlook som oppgavebehandlingsapper for å finne ut hvilken som er det beste valget.

Mest tilgjengelig

To Do, som pleide å være Wunderlist, er en gratis app som følger med Windows 10 og 11. Du kan også få tilgang til Microsoft To Do i nettleseren din. Til Outlook, er oppgavefunksjonen bare tilgjengelig i premium desktop-appen. I den gratis webversjonen integreres den med To Do i stedet.

For funksjonshemninger er begge vennlige til Windows innebygde skjermlesere. Outlooks tekst og ikoner er mindre. Dette kan være frustrerende for de med synshemming eller behendighetsproblemer. Men du kan forstørre dem i Windows-innstillingene.

To Do-standardene er klarere og større. Bruk av farger og grafikk over tekst gjør det også lettere å fokusere. En fin fordel for de med psykiske problemer som påvirker oppmerksomheten. De forenklede menyene gjør også skjermlesernavigering raskere, fordi det er mindre å gå gjennom.

Begge appene har gratis mobilversjoner for Android og iOS. Appene er de samme når det gjelder tilgjengelighet, og inneholder mye av de samme funksjonene som skrivebordsversjonene. Begge appene inkluderer også widgets for hjemmesiden for rask tilgang.

Men Tasks-aspektet mangler i Outlooks appversjon. Alle elementer som er opprettet i Oppgaver, kopieres til kalenderen som hendelser. Du kan se disse kalenderhendelsene i Outlook-appen, men du kan ikke bruke fremdriftsrapporter eller andre oppgavespesifikke funksjoner.

For enkel bruk har Outlooks layout mange alternativer og flerlagsmenyer. Å gjøre er mye lettere å lære og administrere. Dens strømlinjeformede design og forenklede funksjoner er enkle å navigere. Det er enkelt selv for en nybegynner på datamaskinen.

Vinner: Å gjøre

Best for gruppeprosjekter

Outlook er et sterkt samarbeidsverktøy for prosjektledelse. Den integreres med Outlook-kalender og Outlook Mail. Dette gjør det enkelt å tildele kontakter og planlegge arbeid.

Du får også mye detaljer om hver oppgaves fremdrift. Du kan spore etter arbeidstimer, fullført prosentandel og statuser som «venter på noen andre». Hvis du deler oppgaven med kun én annen person, blir du oppdatert på denne personens endringer.

Outlook lar deg også sende oppgaveforespørsler. Dette er når du sender en e-post til en kontakt, ber dem starte en oppgave og automatisk tildeler dem til den. Etter eget valg kan du beholde en kopi av oppgaven og få en oppdatering når den er merket som fullført på slutten.

Til slutt har Outlook en hurtigknapp for å sende statusrapporter. Disse oppsummerer oppgavens statusinnstillinger i en e-post. Du kan sende denne e-posten rett fra oppgavevinduet, og legge ved eventuelle ekstra notater du ønsker.

To Do har også noen gode samarbeidsverktøy. Du kan tilordne andre til en oppgave gjennom en delbar lenke. Du kan dele tilgang til en opprettet liste, eller bare til en bestemt oppgave. Dette gjør det enkelt å kontrollere tilgangen.

Hvis personene du vil dele med er i kontaktlisten din, er det enda enklere. Når du deler en liste, vil To Do generere en liste over Windows Mail-kontaktene dine. Du kan også søke etter kontakter fra OneNote.

To Do har også en fordel for komplekse prosjekter. Den lar deg dele en oppgave ned i trinn. Dette kan forbedre motivasjonen og gjøre oppgaven mer handlekraftig. Outlook Tasks inkluderer ikke en trinn-funksjon.

Vinner: Outlook-oppgaver

Den beste organisasjonen

Microsoft Outlooks oppgavefunksjon blir veldig spesifikk med organisasjonen. Om det er bra eller ikke avhenger av hvordan du jobber. Outlook Tasks støtter mapper med undermapper og automatiserte sorteringssystemer. To Do tar en enklere tilnærming.

I Outlook kan du bruke regler til å sende bestemte e-poster eller kalenderhendelser til en bestemt Oppgave-mappe. Den lar deg også angi spesifikke prioritetsnivåer. Du kan også fargekode oppgaver med kategorier.

To Do tilbyr alle de samme funksjonene som Outlook, men forenkler dem. To Do har mapper, men ikke undermapper. Den lar deg markere prioritet, men er begrenset til et binært system: elementer med en stjerne er viktige, elementer uten er det ikke.

To Do støtter også kategorier i form av søkbare hashtags. Hvis du legger til en hashtag hvor som helst i en oppgave, opprettes en kategori med samme navn. To Dos beste funksjon, som Outlook mangler, er Dagen min trekk.

My Day er en smart mappe i Microsoft To Do. Det er en dagsorden for én dag som du kan fylle ut manuelt, eller velge fra To Do-forslag. Forslagene vil fokusere på oppgaver som kommer snart, merket som viktige, eller de du ikke har rørt på en stund.

Denne smarte agendaen går foran å gjøre i forhold til Outlook-oppgaver, men den er veldig nærme. Hvis du vil ha eller trenger det ekstra detaljnivået, gå med Outlook i stedet.

Vinner: Å gjøre

Den beste tilpasningen

Både To Do og Outlook lar deg legge ved filer og koble oppgaven til en e-post. I To Do må du flagge e-posten, og deretter flytte oppgaven fra flaggede e-poster til den listen du vil. Begge lar deg også legge til tekstnotater til oppgaven, og legge ved mediefiler til oppgaven.

Bare Outlook lar deg bruke rik tekstformatering og bilder i oppgavebeskrivelsen. Men disse designelementene er estetiske, så å legge dem til hver oppgave kan være en tid-sløser. Dessuten må du klikke på oppgaven for å se dem.

Det er mer nyttig å legge ved filer. Bare Outlook lar deg koble oppgaver til hverandre. Du gjør dette med alternativet Legg ved Outlook-element. Denne avgjørende evnen til å koble relaterte oppgaver mangler i To Do.

To Dos tilpasning er for det meste estetisk. Du kan velge bakgrunnsfargen til en liste og lage egendefinerte lister. Du kan også velge grunnleggende sorteringsmønstre, for eksempel etter forfallsdato eller etter opprettet dato.

To Do genererer også ulike smarte lister, for eksempel flaggede e-poster og Tildelt meg. Du kan slå disse på eller av. For de som trenger å finjustere oppgavene dine, er Outlook den klare vinneren.

Vinner: Outlook-oppgaver

Microsofts beste produktivitetsapp

For personlig bruk og småskala prosjekter fungerer To Do godt. Men totalt sett vinner Outlooks mer robuste funksjonsliste. Den ekstra detaljen støtter et høyere nivå av profesjonalitet, og tilpasningen på høyt nivå kan ikke slås.

Spesielt hvis du administrerer et komplekst prosjekt, er Microsoft Outlook det beste alternativet for en oppgavebehandlingsapp.

Hvordan bruke Microsoft Outlook for prosjektledelse

Les Neste

Om forfatteren