Slik konfigurerer du en tilbakevendende feriesvar i Gmail

Du er sannsynligvis kjent med Gmails ikke-på-kontorsvar. Det er den automatiske e-posten du kan slå på når du skal på ferie. Den informerer vennene dine og kollegene dine om at du ikke er ved siden av datamaskinen din, og du vil svare dem når du kommer tilbake.

Så nyttig som denne funksjonen er, noen ganger er den ikke nok. For eksempel, hvis du har en vanlig dag fri i løpet av uken, kan det hende du vil at et fraværsvarsel alltid skal kjøre denne dagen.

Selv om Gmail ikke kan gjøre det av seg selv, er her to andre måter å oppnå den automatisk gjentakende e-posten på.

Bruk Auto Reply Pro for e-posten din som ikke er på kontoret

Det første alternativet er et Google Marketplace-tillegg kalt Auto Reply Pro. Selv om det er en betalt funksjon, har den også et gratis nivå, som lar deg sende 50 automatiske e-poster per måned. Hvis innboksen din ikke pleier å få så mye trafikk, kan det være den perfekte løsningen for deg.

Følg disse trinnene for å konfigurere den:

1. Installer appen og koble den til ønsket Gmail-konto.
instagram viewer
2. I Gmail-kontoen din trykker du på Auto Reply Pro ikonet på høyre side av skjermen. Det ser ut som et blått, firkantet glad ansikt.
3. Klikk på i vinduet som dukker opp Kom i gang.
4. Klikk Legg til / administrer regler i appen. Dette vil åpne et nytt vindu.
5. trykk Hopp over for å lande på appens startskjerm.
6. Klikk på venstre side Automatisk svar, og klikk på i menyen som åpnes Legg til ny ute av kontoret.
7. Gi regelen et navn og klikk Neste.
8. På denne skjermen kan du velge betingelser. For eksempel bare e-poster med et bestemt emne, eller fra bestemte mottakere. Siden vi ønsker å sende dette til alle e-poster, har vi ikke merket noe og trykket Neste.
9. merke Aktiver kun for spesifikk dato og klokkeslett.
10. Her kan du angi når e-posten skal sendes. Imidlertid er det litt vanskelig. Du kan velge MuliggjøreDaglig, som sender e-posten til bestemte tider hver dag (som lunsjtid og etter jobb).
11. Hvis du vil blokkere en hel dag, må du velge Aktiver for kalenderhendelser. Her har du to alternativer. Enten velger du din vanlige kalender og blokkerer også fridagene dine på den med jevne mellomrom, eller så oppretter du en ny kalender, dedikert bare til å blokkere fridagene. Husk at hvis du velger førstnevnte, vil e-posten bli sendt hver gang du har et arrangement, selv om det ikke er på fridagen din.
12. Etter at du traff Neste, klikk Legg til ny handling>Opprett og send ny e-post (i ny tråd).
13. Det er her du endelig kan tilpasse e-posten din. Legg til innhold, trykk Mail Tilleggsinnstillinger å stille inn Emne og enhver annen tilpasning du ønsker. Når du er ferdig, klikker du Lag fraværssvar nederst på skjermen.

Det er det, du er klar. Hvis du er litt forvirret om hvordan du stiller inn kalenderen din for å fungere med autosvaret, kan du lese mer om hvordan blokkere tid på Google Kalender. Du kan også angi spesifisert arbeidstid hvis du har en konto gjennom en organisasjon.

Hvordan stille inn en vanlig autosvar med Zapier

Et annet godt alternativ for å angi en tilbakevendende autosvar er Zapier. Dette alternativet krever et betalt abonnement; men det kan være verdt det for noen mennesker. Det er mye mer fleksibelt og lar deg automatisere mange deler av arbeidsflytene dine, ikke bare e-poster.

Slik oppretter du fraværet etter at du har registrert deg for tjenesten:

Opprett en ny utløser

For å få ballen til å rulle, må du fortelle Zapier når du vil at en handling skal finne sted. Dette kalles en trigger.

1. Klikk Lag Zap øverst til venstre på startskjermen.
2. Plukke Gmail som Avtrekker for Zap.
3. Fra rullegardinmenyen under Utløs hendelse, velg ny epost og trykk Fortsette.
4. Logg på Gmail-kontoen din for å gi tilgang, og når du er ferdig, trykk Fortsette.
5. Velg mappen du vil bruke dette på. Vanligvis er det nok å sende autosvaret til innboksen din. Men hvis du har et filter der nye e-poster går direkte til forskjellige etiketter, kan det være lurt å velge disse også. Standardalternativet er for alle e-poster. trykk Fortsette.
6. trykk Test Trigger for å sikre at tilkoblingen fungerer og Fortsette.

Bruk et filter

Deretter må du sørge for at Zapier ikke sender svaret til hver ny e-post, men bare til de som sendes på en bestemt dato. EN Filter hjelper med å sette opp dette.

1. Under Handling, velg Filter.
2. Under Fortsett bare hvis..., velg fra rullegardinmenyene Dato>(tekst) starter med og på den siste boksen skriv de tre bokstavene på dagen du vil at den skal sendes. I vårt eksempel setter vi Lør eller Søn, for å inkludere hele helgen.
3. Etter at programvaren har testet filteret, trykk Lukk, og deretter + for å legge til handlingen.

Still inn svarpersonen din

På tide å endelig stille inn e-postsvaret ditt og få denne babyen til å jobbe.

1. Plukke Gmail igjen som din App-arrangement.
2. Velge Sendt e-post som din Handlingshendelse og trykk Fortsette.
3. Siden du allerede har logget på kontoen din, trenger du bare å velge den fra menyen nå og fortsette.
4. På denne skjermen kan du tilpasse e-posten din etter eget ønske. De to feltene som kreves er Emne og Kropp. Vi har også lagt til vår vanlige signatur, for å se mer profesjonell ut.
5. Igjen, etter at du traff Fortsette, får du teste e-posten for å sikre at den ser bra ut i Gmail. Sjekk din Sendt mappe for å se om du godkjenner.
6. Hvis du er fornøyd med resultatet, klikk Slå på Zap.

Lær å nyte automatisering

Muligheten for å sende en tilbakevendende melding om ikke-på-kontoret kan være svært nyttig for frilansere og små bedrifter. Du vil ikke være knyttet til datamaskinen din, og dette bidrar til å sikre at kundene dine vil komme tilbake til dem på et tidspunkt.

Med disse to appene kan du også automatisere andre prosesser og e-poster, for å gjøre livet ditt enklere i det lange løp. Du vil snart finne ut at når du prøver automatisering, er det lett å bli avhengig.

De beste automatiseringsverktøyene for å la frilansere ta tilbake tiden sin

Les Neste

Om forfatteren