12 måter å beholde personvernet ditt på zoom og andre videokonferanseplattformer

Videokonferanser har aldri vært mer populært og brukes nå i nesten alle bransjer. Selv om bekvemmeligheten til denne teknologien er åpenbar, utgjør den også en personvernrisiko. Folk blir ofte med på møter som de ikke skal, og konfidensiell informasjon deles ofte unødvendig. Videokonferanseplattformer har funksjoner som forhindrer at begge disse problemene oppstår. Men slik funksjonalitet brukes ikke alltid.

Så hvordan bruker du videokonferanser uten å dele feil informasjon? Her er 12 måter å gjøre videokonferanser private på.

1. Bruk et venterom

Hvis du er arrangere et møte, bør du alltid bruke et venterom. De fleste videokonferanseverktøy har denne funksjonen. Når den er slått på, blir alle som ønsker å delta på et møte først bedt om å vente. Dette lar møtearrangøren personlig verifisere alle deltakere. Forutsatt at arrangøren er oppmerksom, gjør dette det umulig for noen å gjøre det delta uten tillatelse.

2. Bruk tilfeldige møte-IDer

Møte-ID-er blir ofte gjenbrukt. Dette er selvsagt praktisk, men det betyr også at alle som kjenner den forrige møte-IDen kan dukke opp uinvitert. De fleste videokonferanseplattformer lar deg generere tilfeldige IDer. De lar deg også sette opp passordbeskyttelse. Etter oppsett vil hver deltaker kreve både møte-ID og passord for å delta.

3. Bruk virtuelle bakgrunner

Virtuelle bakgrunner er ideelle for både å skjule posisjonen din og forhindre at noe i bakgrunnen blir sett. Dette er spesielt viktig i forretningsmiljøer der du kan ha konfidensielle dokumenter. Men det er også nyttig hvis du ikke vil at deltakerne skal finne ut hvor du bor. Hvis du vil bruke en virtuell bakgrunn, bør du sjekke innstillingene for videokonferanseappen din. Du kan også laste ned flere apper som er spesielt utviklet for dette formålet.

4. Slå av kameraet eller mikrofonen

Når du deltar på et møte, slår de fleste videokonferanseplattformer på kameraet og mikrofonen som standard. Du kan imidlertid vanligvis justere innstillingene slik at disse forblir av som standard. Det er også mulig å slå dem av manuelt og fortsatt være i møtet. Dette er nyttig hvis du ikke vil at folk skal kunne se eller lytte til deg mens du ikke bidrar.

Chatterom er nyttige for noen typer kommunikasjon, men de har potensial til å være mer skadelige enn videokonferanser. Et chatterom lar deg dele både lenker og filer. Begge disse alternativene kan brukes til å spre skadelig programvare. Chatterom er også ideelle for å starte phishing-angrep. Før du klikker på noe i et chatterom, bør du sjekke hvem som sendte det.

Hvis du er møtearrangøren, er det mulig å slå av denne funksjonen helt.

6. Forstå private chatter

Private chatter kan også utgjøre en personvernrisiko hvis du ikke forstår hvordan de fungerer. Mange videokonferanseverktøy har transkripsjonsfunksjonalitet. Når den er slått på, registrerer dette alle private meldinger som oppstår under et møte og gjør dem tilgjengelige for møteverten. Dette betyr at private chatter egentlig ikke er private. Du bør derfor unngå å si noe i en privat chat som du ikke vil si offentlig.

Videokonferanser bør kun diskuteres ved bruk av privat kommunikasjon. Dessverre blir de ofte annonsert på sosiale medier. Dette er åpenbart raskere enn å kontakte deltakere individuelt, men det viser også møte-IDen til fremmede. Hvis du deltar på et møte som har blitt annonsert offentlig, bør du alltid utvise ekstra forsiktighet. Det kan være en indikasjon på at andre grunnleggende sikkerhetspraksis ikke blir fulgt.

8. Be om tillatelse til opptak

Viktige videokonferanser blir ofte tatt opp. Det er mange gyldige grunner for å gjøre dette, men det er viktig at alle deltakere blir gjort oppmerksomme på at det skjer. De fleste videokonferanseverktøy har et ikon som kan brukes til å indikere at opptak pågår. Hvis du deltar på et møte, brukes imidlertid ikke alltid disse ikonene.

9. Vær forsiktig med skjermdeling

Skjermdeling er et viktig produktivitetsverktøy, men det har også åpenbare personvernulemper. Før du slår på skjermdeling, sjekk skjermen for alt som kan inneholde konfidensiell informasjon. Skjermdeling kan også slås av av møteverten og dette forhindrer ubudne gjester i å forårsake forstyrrelser.

10. Hold programvaren oppdatert

Videokonferanseplattformer blir stadig mer populære, og dette gjør dem til populære mål for hackere. Alle plattformer oppdateres jevnlig og dette sikrer at dersom sikkerhetssvakheter oppdages, blir de umiddelbart rettet. Du bør installere disse oppdateringene etter hvert som de utgis.

Noen hackere annonserer falske versjoner av disse appene, så du bør derfor kun laste ned videokonferanseapper fra leverandørens nettside, og sørge for at de er verifisert som ekte.

11. Hold datamaskinen og Wi-Fi sikker

Videokonferansene dine er bare like sikre som datamaskinen og internettforbindelsen du bruker. Hvis datamaskinen din har skadelig programvare eller du er koblet til internett ved hjelp av en ukryptert Wi-Fi-tilkobling, kan det være mulig for en ondsinnet aktør å registrere det du sier. For å unngå skadelig programvare bør du være forsiktig med hva du laster ned og bruker anerkjent antivirusprogramvare. Det burde du også unngå ukrypterte Wi-Fi-hotspots eller installer en VPN.

12. Rapporter mistenkelig aktivitet

Hvis du ser noen oppføre seg mistenkelig i en videokonferanse, må du alltid gjøre møtearrangøren oppmerksom på det. Ubudne gjester er en vanlig forekomst på videokonferanser, og de er avhengige av at andre deltakere ikke tar hensyn. Mange antar at verten vil hindre ubudne gjester, men de er ofte opptatt med andre oppgaver. Det er derfor alle deltakeres ansvar å være på vakt.

Videokonferanser er ikke alltid private

Videokonferanser blir et krav for mange jobber. Når det brukes feil, er det lett å avsløre mer informasjon om deg selv enn du ønsker. Men det er mange måter du kan forhindre at dette skjer på.

Det er viktig å forstå at når du deltar på et virtuelt møte, er det ikke alltid mulig å si hvem som ser på. Både videofeeden og oppførselen din bør derfor optimaliseres for å avsløre så lite om deg selv som mulig.

Hvordan dele lyd på zoom

Les Neste

Om forfatteren