8 måter å ønske en ny rekrutt velkommen til ditt eksterne team

Så du har gjennomgått CV-en deres, de har bestått opplæringen, og de er nå klare til å bli med i det eksterne teamet ditt. For deg kan det være spennende å ha nye medlemmer på laget, men fra rekruttens perspektiv kan det være overveldende å bli med i et nytt arbeidsmiljø.

Å være bevisst på å få dem til å føle seg som en del av teamet ditt fra starten setter tonen for et vellykket arbeidsforhold. Vurder følgende ideer:

1. Gi dem tilgang til din interne Wiki

Før du ønsker rekrutten din velkommen på deres første dag, er det viktig at du setter opp deres virtuelle arbeidsområde slik at de enkelt kan få tilgang til all informasjonen de trenger.

Etter velkomst-e-posten din kan du sende dem en lenke til din selskapets interne wiki, som vil inneholde alle ressursene de trenger, inkludert selskapets retningslinjer, veiledninger for intern programvare, tekniske notater og opplærings- og onboarding-dokumenter. Du kan også legge til all påloggingsinformasjonen deres til de nødvendige programmene de skal bruke og hjelpe dem med å opprette profiler.

Å gjøre alt dette før de offisielt starter, vil hjelpe dem å komme i gang og føle seg mer komfortable i sin nye rolle.

2. Introduser dem for teamet

Nå som de har logget på og gjort seg kjent med selskapets systemer og retningslinjer, er det på tide å introdusere dem for resten av flokken.

Du kan begynne med å bruke din dedikerte velkomst- eller Microsoft Teams- eller Slack-kanal for å introdusere rekrutten til teamet og la alle si hei.

Hvis du bruker videokonferanseverktøy, bør du vurdere å sette opp et velkomstmøte for hele teamet. Selv om en videosamtale ikke gjenskaper en personlig interaksjon, vil det hjelpe den nyansatte å se alles ansikter og bedre forstå bedriftskulturen. Du kan starte med medlemmer av teamet eller avdelingen de vil jobbe tettest med for å få en mindre skremmende første interaksjon.

Prøv i tillegg å gjøre samspillet så varmt og uformell som mulig. Bruk moro teambyggingsplattformer å bryte isen og få alle til å føle seg mer komfortable.

3. Utnytt Employee Onboarding Software

Hvis du leter etter en mer enkel og effektiv måte å ta med nye ansatte på, bør du vurdere å bruke onboarding-programvare for ansatte.

Disse verktøyene hjelper både ledere og rekrutter ved å effektivisere hele prosessen og gjøre den mer organisert og mindre tidkrevende. Med de fleste av disse plattformene kan du tilpasse onboarding-planen din for å matche bedriftens behov, kultur og verdier.

I tillegg kommer noen av disse programvareløsningene med en kunnskapsbase-funksjon, som kan være svært nyttig for å få rekrutter raskt i gang. Til slutt kan disse verktøyene hjelpe deg med å unngå å gå glipp av viktige overholdelsestrinn under innføringsprosessen.

4. Tildel en Onboarding Buddy

Å bli med i et ukjent miljø kan være skremmende. En fin måte å få nykommeren din til å føle seg mindre engstelig er å tildele en vennlig onboard-kompis.

Dette er et erfarent teammedlem som vil være deres beste person for alt relatert til jobben deres, og som kan hjelpe dem med å navigere i inn og ut av bedriftskulturen din. De kan svare på alle spørsmål den nyansatte måtte ha og gi støtte når de slår seg til.

Utpek noen som ikke er en direkte veileder, da den nyansatte kan føle seg ukomfortabel med å stille spørsmål eller søke hjelp fra sjefen. Tildel en tålmodig og vennlig kollega som har kunnskap om bedriftens prosesser.

Alternativt kan du bruke en Slack-app kalt Smultring for å automatisere denne prosessen.

5. Planlegg regelmessige innsjekkinger

I en ekstern setting kommer du ikke bare tilfeldigvis støte på den nye ansatte i pauserommet og prate om hvordan helgen deres var. Du må være proaktiv i å opprettholde kommunikasjonen med teamet ditt.

Du kan planlegge regelmessige innsjekkinger, for eksempel annenhver uke. Dette vil tillate deg å overvåke fremgangen deres og vite om de treffer noen problemer.

Videre kan du gjøre det morsomt og øke relasjonen i teamet ditt med hyppige virtuelle kaffepauser. Du kan spille lagbyggingsspill som to sannheter og en løgn, eller vil du heller. Disse aktivitetene hjelper alle til å bli bedre kjent med hverandre og gjøre det morsommere å jobbe sammen.

Til slutt, inviter dem til din virtuell vannkjøler kanaler, der folk kan ha mer uformelle samtaler om ethvert emne som hjelper dem å føle at de er en del av teamet.

6. Planlegg et møte med IT

Tatt i betraktning at cyberangrep øker, er det viktig å sikre at den nyansatte er godt kjent med bedriftens IT-sikkerhetsprotokoller. Avtal et møte med IT-teamet (eller avdelingen) for å introdusere den nyansatte til selskapets cybersikkerhetstiltak. Dette vil hjelpe dem å forstå hva de må gjøre for å få tilgang til relevante servere og verktøy, og holde bedriftsdata trygge.

De kan også bruke denne muligheten til å lage en liste over potensielle tekniske problemer de kan ha og forberede seg på dem på forhånd. Dette kan inkludere alt fra å ha en sikkerhetskopiplan for internettforbindelsen til å lære hvordan de aktiverer ekstern assistanse på datamaskinen for å la IT raskt løse eventuelle problemer de måtte ha.

7. Oppmuntre dem til å bli med i ansattes ressursgrupper

Employee Resource Groups (ERG) er frivillige organisasjoner av ansatte som deler en felles interesse, identitet eller erfaring. Disse gruppene kan inkludere, men er ikke begrenset til, etnisitet, kjønn, livsstil og religiøs tilhørighet, og de er en verdifull ressurs for å fremme inkludering og mangfold på arbeidsplassen.

Å bli med i en medarbeiderressursgruppe gir nykommere en utmerket mulighet til å bli kjent med personer i selskapet som deler lignende bakgrunn og erfaringer. I tillegg kan det hjelpe dem til å føle seg vel og koblet til bedriftskulturen.

8. Gi konstruktiv tilbakemelding

Det er viktig å gi positive og konstruktive tilbakemeldinger når de begynner å jobbe med prosjekter. Dette vil hjelpe dem å forstå hva du forventer av dem og gi dem muligheten til å forbedre ferdighetene sine.

Dessuten viser det at du er investert i deres utvikling og forpliktet til å hjelpe dem med å vokse i selskapet.

Øk onboarding-planen din for bedre oppbevaring og produktivitet av ansatte

De første ukene er avgjørende for en nyansatts integrering i bedriften. Ved å ta deg tid til å ombord dem på riktig måte, kan du sette dem opp for suksess og sikre at de holder seg lenge.

Forbedring av ombordstigningsplanen din vil få de nyansatte til å føle seg komfortable og trygge i sin nye rolle, noe som fører til bedre bevaring av ansatte og økt produktivitet.

Slik forbedrer du ombordstigningsprosessen for virtuelle ansatte: 5 trinn

Les Neste

Om forfatteren