8 vanlige kommunikasjonsfeil å unngå i virtuelle team (og hva du bør gjøre i stedet)

Etter å ha endret hvordan organisasjonen din fungerer, er det viktig at du tar deg tid til å skape en god kommunikasjonskultur i det virtuelle arbeidsområdet ditt. Det er fordi måten du pleide å samhandle med kolleger i en tradisjonell kontorsetting ikke nødvendigvis oversettes til den virtuelle verdenen.

Derfor er omskriving av kommunikasjonshåndboken nøkkelen til suksess i et virtuelt team, og en måte å oppnå dette på er å vite hva du ikke skal gjøre.

1. Bruke e-post som din primære kommunikasjonsmodus

Selv om e-post fortsatt har en rolle å spille på dagens eksterne arbeidsplass, bør det ikke være din primære kommunikasjonsmåte. Du kan raskt miste oversikten over meldinger når de er begravet i innboksen din, noe som fører til redusert produktivitet.

Du kan fortsatt bruke e-post til å kommunisere med kunder og målrette potensielle kunder. Det finnes imidlertid andre praktiske kommunikasjonsverktøy som er bedre egnet for meldinger og samarbeid med eksterne kolleger.

Direktemeldingsverktøy som

Slakk er gode for raske frem og tilbake samtaler og lage kanaler for spesifikke emner eller prosjekter. Du kan også bruke meldingsapper som Vri å kommunisere asynkront, mens prosjektstyringsverktøy som Trello eller Asana lar deg opprette, tildele og spore oppgaver.

2. Klarer ikke å planlegge for tidssoneforskjeller

I en tradisjonell kontorsetting jobber folk vanligvis på samme plass og i samme arbeidstid. Men når du har virtuelle teammedlemmer på tvers av forskjellige tidssoner, ting kan bli mer komplisert med mindre du planlegger for det.

Du må være klar over tidsforskjellene og finne overlappende timer for å planlegge møter. Du trenger imidlertid ikke å huske kollegenes tidssoner eller steder for å oppnå dette. Du kan bruke tidssonekonverterere som Tidssone.io eller delte kalenderapper som Calendly for å hjelpe med å planlegge og administrere møtetider. Dette lar deg blokkere tid som er praktisk for alle.

3. Over avhengig av kommunikasjon kun tekst

Kun tekstkommunikasjon er blottet for ikke-verbale signaler som kroppsspråk, øyekontakt og ansiktsuttrykk, noe som lett kan føre til feiltolkninger og konflikter. I en virtuell setting er det viktig å bruke ulike kommunikasjonsmedier for å få frem poenget ditt, inkludert videokonferanseverktøy som Google Meet eller Zoom.

Med tanke på at du kanskje ikke kan møtes fysisk, tilbyr disse verktøyene det nest beste ved å la deg se og høre kollegene dine. I tillegg til å skape mer personlige forbindelser, forklarer videosamtaler også komplekse oppgaver bedre.

Du kan imidlertid ikke alltid hoppe på en videosamtale, spesielt når du jobber med folk i andre tidssoner. I så fall kan du bruke et asynkront videoverktøy som Voodle for å ta opp og sende videomeldinger.

4. Forventer at alle skal være tilgjengelige hele tiden

Som et resultat av alle kommunikasjonsverktøyene til fingerspissene og vedtakelsen av retningslinjer for fjernarbeid, blir grensene mellom jobb og privatliv stadig mer utydelige. Dette har gitt opphav til "alltid på" arbeidskultur: de urealistiske forventningene om at folk skal være tilgjengelige for å svare på arbeidsrelaterte meldinger eller svare på arbeidskrav til enhver tid.

For å unngå dette må du sette noen grenser. Dette inkluderer lage en tilpasset ekstern arbeidsplan, angi tilgjengeligheten i kommunikasjonsverktøyene på arbeidsplassen og slå av varsler for ikke-hastemeldinger utenfor arbeidstiden.

5. Ikke å være oppmerksom på kulturelle/religiøse forskjeller

På grunn av det faktum at eksternt arbeid lar deg rekruttere talent fra forskjellige deler av verden, må du være klar over de kulturelle og religiøse forskjellene som kan påvirke kommunikasjon og team negativt dynamikk.

For eksempel kan folk fra forskjellige kulturer og religioner holde bestemte høytider, og de kan være utilgjengelige for å jobbe eller ha forskjellige arbeidstider i disse tidene. Så det kan hende du må spore disse dagene og justere tidsfrister eller kommunikasjonsplaner deretter.

6. Skaper ikke rom for uformelle samtaler

I en jobb hjemmefra kan det være lett å overse behovet for sosial interaksjon mellom kolleger. Derimot, ensomhet på fjernarbeid er en alvorlig bekymring som kan redusere produktiviteten og jobbtilfredsheten.

For å bekjempe dette, må du finne måter å oppmuntre til uformelle samtaler. Du kan oppnå dette ved å lage virtuelle vannkjølermuligheter. For eksempel opprette en egen gruppe for uformelle samtaler i chat-verktøyet på arbeidsplassen. Det er her du snakker om ikke-arbeidsrelaterte emner, som helgeplanene dine, favorittprogrammet ditt eller hobbyer.

Du kan øke engasjementet i teamet ditt ytterligere med disse kaffepause ideer.

7. Har for mange møter

Selv om det er viktig å ha regelmessige innsjekkinger med teamet ditt, vil du ikke overdrive det med møter. Realiteten er at noen møter ikke er verdt tiden din, og de kan til og med være skadelige for produktiviteten din.

Så før du planlegger enda et møte, spør deg selv om det virkelig er nødvendig og om det ikke finnes andre måter å kommunisere budskapet ditt på. Når du velger å ha et møte, prøv å sikre at det er så produktivt som mulig ved å lage en agenda og dele den på forhånd, holde den kort og bare ha de nødvendige personene til stede.

I tillegg kan du gi noen til å dokumentere møteprotokollene på riktig måte og lagre dem på et sentralt sted hvor alle kan få tilgang til dem. Dette vil bidra til å redusere behovet for fremtidige møter for å diskutere hva som skjedde i tidligere økter.

8. Ikke gjenkjenne milepæler og feire suksesser

Å anerkjenne og feire teamets suksesser er avgjørende for å øke moralen og engasjementet. Å jobbe hjemmefra er ingen grunn til å overse denne viktige teambuildingsaktiviteten.

Du kan stole på medarbeidergjenkjenningsverktøy som Bonusly for å feire lagets suksesser og anerkjenne individuelle prestasjoner. Du kan også integrere det i Slack-arbeidsområdet ditt, slik at teammedlemmer lettere kan gi og motta berømmelse.

Unngå disse feilene for å forbedre ekstern teamkommunikasjon

Mens det eksterne arbeidsmiljøet har sine utfordringer, gir det også mange muligheter for vekst og suksess. For det meste lærer vi fortsatt hvordan vi best kan navigere i denne nye måten å jobbe på.

Å kjenne til disse vanlige fallgruvene kan hjelpe deg å unngå dem og skape et vellykket eksternt arbeidsmiljø for deg og teamet ditt.

5 verktøy for å overvinne eksterne teamkommunikasjonsutfordringer

Les Neste

Om forfatteren