Slik bruker du meldingsappene på arbeidsplassen mer effektivt

Meldingsapplikasjoner har utvilsomt endret hvordan vi kommuniserer på arbeidsplassen, spesielt underveis vår overgang til eksternt arbeid og vekk fra e-post, som har vært de facto kommunikasjonsverktøyet for det lang.

Til tross for de mange produktivitetsøkende funksjonene som mange av disse appene tilbyr, kan vi også argumentere for at de har en tendens til å gjøre det motsatte.

Dreper meldingsapper produktiviteten din? Eller kanskje det er hvordan du bruker dem? La oss dykke dypere.

5 forskjellige måter Workplace Messaging-apper kan begrense produktiviteten din

1. For mye informasjon

Som om overbelastning av e-post var ikke et stort nok problem, nå må du kjempe med den konstante strømmen av meldinger i chat-appene dine, som for det meste har blitt de nye innboksene. Som alle søppelpostene i innboksen din, er ikke hver melding i chat-appene verdt oppmerksomheten din.

Du har sannsynligvis funnet deg selv i en Slack-kanal du ikke skulle være i eller en overfylt med for mange deltakere, eller du har kolleger som diskuterer siste kjendissladder i en kanal beregnet på jobbrelatert problemer.

Resultatet er overbelastning av informasjon, som kan være like ødeleggende som en overfylt e-postinnboks, noe som fører til beslutningstrøtthet, stress og til slutt redusert produktivitet.

2. Vital informasjon går tapt

En av bivirkningene av informasjonsoverbelastning er at noe viktig informasjon går tapt i shuffle. Hvis du ikke klarer å ta i bruk de riktige prosessene, kan arbeidsrelatert informasjon raskt bli begravd under en haug med vannkjølerprat eller diskusjoner utenfor temaet.

Du ender opp med å bruke mesteparten av arbeidsdagen din på å sile gjennom et hav av meldinger fra en kanal eller kommunikasjonsapp til en annen i håp om å finne den kritiske informasjonen du trenger. Dette kan være en øvelse i nytteløshet og en enorm tidssløser på arbeidsplassen.

3. For mange kommunikasjonsapper

Hvilket internkommunikasjonsverktøy bruker du for å kommunisere med dine eksterne kolleger? Microsoft Teams? Slakk? E-post? Hva skjer?

Kanskje en blanding av alle de ovennevnte?

I søket etter den nyeste og mest funksjonsrike meldingsappen på arbeidsplassen, kan det hende du har installert for mange av dem, noe som raskt kan bli et produktivitetsmareritt.

Hvis du hele tiden hopper fra en app til en annen i løpet av dagen, kaster du bort tid og fragmenterer oppmerksomheten din, noe som gjør det vanskelig å fokusere på en oppgave.

Når det er sagt, vil du kanskje finne måter å gjøre det på unngå overforbruk av kommunikasjons- og samarbeidsapper på arbeidsplassen din.

4. Du er "alltid-på"

Konstant tilkobling og forventninger om å være tilgjengelig til enhver tid for å svare på meldinger har blitt normen på dagens arbeidsplass. Imidlertid kan denne kulturen med å alltid være «på» og jobbe utenfor rammen av tradisjonell arbeidstid føre til flere uønskede konsekvenser.

For det første er det ikke nødvendigvis å jobbe lengre tid å være mer produktiv. Faktisk har det ofte motsatt effekt. Hvis du finner deg selv i arbeid langt ut på natten eller i helgene, vil du sannsynligvis brenne ut raskt, noe som vil føre til redusert arbeidskvalitet og ytelse.

Men det handler ikke bare om ditt profesjonelle liv, siden ditt personlige liv også raskt kan begynne å lide. Det er lite tid til avslapning og foryngelse når du alltid er "på", noe som fører til psykiske og fysiske helseproblemer.

5. Uendelige varsler

I din søken etter å bli mer tilkoblet i håp om å øke produktiviteten din, kan det hende du utilsiktet har registrert deg for en uendelig strøm av varsler fra chat-appene dine. Ved første øyekast kan de små røde popup-vinduene og ringene virke ufarlige, men de kan raskt bli en stor distraksjon som utilsiktet fører til til kontekstbytte og redusert produktivitet.

Noen ganger kan det å bare se de røde popup-vinduene (selv om du ikke leser meldingene) være nok til å få deg til å miste fokus og forstyrre flyten.

Så hva kan du gjøre for å unngå disse produktivitetsfellene?

Toppstrategier for å oppnå produktiv kommunikasjon på arbeidsplassen

1. Omfavn asynkron kommunikasjon

Å legge for mye vekt på umiddelbare svar og sanntidskommunikasjon, spesielt når teammedlemmer jobber i forskjellige tidssoner, kan ende opp med å gjøre mer skade enn nytte.

I stedet for å forvente (eller enda verre, krevende) umiddelbare svar, omfavn asynkron kommunikasjon. Denne kommunikasjonsstilen lar deg svare på meldinger på din egen tid, reduserer avbrudd og gir deg mulighet til å fokusere på viktigere oppgaver.

Du trenger ikke alltid legge til en annen kommunikasjonsapp i arsenalet ditt når du finner en ny. Det tar tid før alle i teamet ditt blir vant til et nytt verktøy, så det er ofte bedre å bare holde seg til det du har, spesielt når det allerede tilbyr funksjonene du trenger.

I stedet for å registrere deg for enda en app, ta deg tid til å evaluere de eksisterende verktøyene dine for å se om du kan integrere dem med de andre appene du bruker for å strømlinjeforme arbeidsflyten din. På denne måten trenger du ikke bytte app så ofte, og du kan unngå det tilhørende produktivitetstapet.

3. Opprett en intern Wiki

An intern wiki er et sentralt oppbevaringssted for teamets kunnskap og informasjon. Det er en fin måte å holde all viktig informasjon organisert og tilgjengelig på ett sted.

En wiki kan bidra til å redusere behovet for konstant kommunikasjon ved å gjøre det enkelt for teammedlemmer å finne svar på spørsmålene sine. Du kan også bruke din interne wiki for å lage en kommunikasjonshåndbok med teamet ditt for å dokumentere beste praksis og retningslinjer for hele selskapet.

Dette kan inkludere alt fra hvordan og når du skal bruke spesifikke verktøy, til å definere hva du anser som "haster" kommunikasjon, og den ideelle responstiden.

Måten du bruker kommunikasjons- og samarbeidsverktøyene dine på kan påvirke produktiviteten din betydelig. Hvis du stadig blir avbrutt av varsler, prøv å tilpasse innstillingene dine for å minimere distraksjoner.

Du kan for eksempel deaktivere varsler for spesifikke kanaler eller samtaler, sette opp Ikke forstyrr-timer, eller til og med slumre varsler helt i løpet av den planlagte fokustiden. Ved å tilpasse verktøyene dine for å passe dine behov bedre, kan du ta tilbake kontrollen over produktiviteten.

I tillegg, hvis du bruker Slack, kan du legge til @Must-Read utvidelse til arbeidsområdet ditt for å sikre at hastemeldinger alltid blir sett. Denne Slack-appen lar deg merke spesifikke meldinger som må leses, og teammedlemmene vil ha alle sine kritiske meldinger i én batch for å unngå å kaste bort tid på å bla gjennom chat-historikken.

Bruk meldingsappene dine på riktig måte for å maksimere produktiviteten

Mens chat-apper kan være en fin måte å øke produktiviteten på, kan de også være en betydelig distraksjon hvis de ikke brukes riktig. Vi kan konkludere med at det først og fremst avhenger av hvordan du bruker disse verktøyene.

Ved å følge strategiene ovenfor kan du ta tilbake kontrollen over produktiviteten din og unngå disse produktivitetsfellene.

Hvordan overvinne overbelastning av samarbeid på arbeidsplassen din

Les Neste

Om forfatteren