Hvordan holde styr på oppgavene dine ved å bruke en etterslep i Notion

Å føre en daglig oppgaveliste er en utmerket måte å holde seg på toppen av oppgavene dine, men du vil aldri føle at du gjør fremgang hvis du fortsetter å legge til elementer etter hvert som de dukker opp. Du kan forhindre at dette skjer ved å bruke en backlog.

I denne artikkelen vil vi forklare hva det er og hvordan du kan lage en i Notion.

Hva er en etterslep i forestillingen?

En backlog er en hovedliste over gjøremålene dine som ikke haster eller er aktuelle. Når du lærer om en ny oppgave, parkerer du den på etterslepet i stedet for å skrive den på din nåværende oppgaveliste eller tilordne den til en dato med en gang.

Den største fordelen med å bruke en backlog er at du ikke glemmer oppgaven, men den nye oppgaven blir heller ikke en distraksjon siden du vet at du kommer til den senere. Du kan også bruke denne masterlisten, eller en rekke av dem, for å hjelpe deg få oppgavelisten på rett spor igjen hvis du føler deg litt uorganisert.

Når du har opprettet backlogen din, refererer du til den når du skriver din daglige liste, flytter varer basert på prioritet, eller som du synes passer.

I tillegg gir det å holde et etterslep deg tid til å vurdere viktigheten av en oppgave i stedet for bare å gjøre den med en gang fordi du er spent eller engstelig. Noen ganger kan en oppgave som virker som en god idé for øyeblikket vise seg å være useriøs.

Velge mellom en sjekkliste eller database i Notion

Det er mange måter du kan lage et etterslep i Notion. Du får til og med jobben gjort raskt ved å opprette en ny side og legge til en punktliste. Det kan imidlertid være lett å glemme detaljer i hverdagen.

Å inkludere noen spørsmål om ekstra notater vil sikkert hjelpe deg senere når du refererer til etterslepet. I tillegg har Notion alle slags kule funksjoner tilgjengelig - så hvorfor ikke bruke dem? I dette eksemplet viser vi deg hvordan du lager et etterslep ved å bruke en tabelldatabase.

Mens du følger med, tenk på hvordan du vil tilpasse den for å passe arbeidsflyten din – og hvis du er ny på Notion, vil du kanskje les om bruk av databaser for å forstå hvor allsidige de er.

Hvordan lage en forestilling om etterslep

For å komme i gang med etterslepet, lag en ny side ved å velge alternativet nederst til venstre og gi den en tittel. For denne siden trenger du ikke en mal. trykk Tast inn på tastaturet for å fungere uten en, og nå er du i tekstredigeringsprogrammet.

I redigeringsprogrammet trykker du skråstreken fremover for å få frem kommandomenyen og begynne å skrive bord. Finn og velg Tabellvisning og så Ny database nederst på Velg datakilde Meny.

Din nye tabell vil vises med en Navn og Tagger kolonne. Fjern "Tags"-kolonnen ved å klikke på navnet og velge Slett eiendom.

Navn-kolonnen du vil beholde. Det er her du vil inkludere tittelen på oppgaven din - som blir sin egen side hvis du trenger å legge til flere notater om prosjektet.

For å lage Prioritet kolonnen klikker du på legg til-symbolet øverst til høyre i tabellen. Skriv inn tittelen i feltet nedenfor Rediger egenskap og under Type velge Plukke ut.

Nå er du klar til å velge menyalternativer. I Prioritet-kolonnen klikker du på en celle og skriver inn lav. Du vil se en melding om å opprette lav som et alternativ når du gjør det.

Dette alternativet vil nå vises i listen, hvor du også kan klikke på de tre prikkene for å endre fargen. Gjenta med de andre alternativene og eventuelle andre alternativer du vil legge til.

For Tidslinje og Hvem spør? kolonner, legg til en ny kolonne som du gjorde med Prioritet-kolonnen, men velg Tekst som eiendomstype.

Du kan også bruke en Dato egenskap for Tidslinje-kolonnen. Ved å bruke et tekstfelt kan du imidlertid legge inn løsere tidslinjer som neste måned, ASAP eller når som helst, slik at du ikke trenger å bekymre deg for å angi en nøyaktig dato når du noterer ned notater.

"Hvem spør?" kolonnen er også der for å hjelpe med å prioritere et element og for å minne deg på hvem du er ansvarlig overfor, noe som kanskje ikke er nødvendig hvis det er en personlig oppgaveliste.

Husk at du kan tilpasse dette på hvilken som helst måte du vil. Andre forslag til etterslepet kan være en Link kolonne hvis du ofte trenger å sjekke lenker, a Filer og media kolonne hvis du trenger å referere til vedlegg eller notater, eller en Laget tid kolonne hvis du vil ha en rask måte å sjekke når du opprettet en oppgave.

Når du oppretter kolonner, bare tenk på typen informasjon du ofte trenger å referere til når du arbeider. For å unngå rot i tabellen kan du fylle inn ekstra informasjon ved å klikke på oppgavesiden.

Hvordan flytte oppgaver over i Notion

Når du er klar til å ta på deg en oppgave fra etterslepet, kan du flytte den til din nåværende oppgaveliste på to måter. En måte er å høyreklikke på raden og velge Flytte til. Derfra velger du siden fra listen over alternativer, og den flyttes over. Du finner den nederst på siden din, hvor du kan dra og slippe den hvor du vil.

Den andre måten å flytte elementer fra backloggen på er å dra og slippe dem rett fra tabellen inn i sidefeltet, og holde musepekeren over siden der du vil at de skal gå. Som den første metoden vil den også vises nederst på siden din.

Hvis du bruker en database for oppgavelisten din og egenskapene samsvarer, vil informasjonen vises på samme måte når du flytter oppgaven på plass.

Antallet oppgaver du flytter over er opp til deg, men hvis du leter etter et forslag, Ivy Lee-metoden bruker seks oppgaver om dagen. Det som er viktig å huske er å unngå å legge flere elementer på listen din når du har krysset av for alt.

Forkort din daglige gjøremålsliste med Notion

En backlog hjelper deg med å holde den daglige oppgavelisten organisert og oppdatert. Ved å bruke en, kan du være mer bevisst når det gjelder å velge oppgavene dine, og du kan holde en kortere daglig liste uten å føle at du glemmer noe.

Hvorfor ikke prøve det med din nåværende gjøremålsliste for å se om det fungerer for deg?

Hvordan skissere en arbeidsflyt i Notion

Les Neste

Om forfatteren