Slik legger du til eller fjerner en digital signatur i Microsoft Office-filer

Vi signerer alle dokumenter for ulike formål som offisielle brev, leiekontrakter av leiligheten vår, dokumenter om prosjekter som skal deles med samarbeidspartnere og lånesøknader.

Det er imidlertid enklere og ofte sikrere å sette signaturene dine på dokumenter hvis de gjøres digitalt. Microsoft Office-filer som Word, Excel og PowerPoint lar deg enkelt legge til digitale signaturer. La oss se hvordan det gjøres.

Hva er en digital signatur, og hvorfor legge til en?

En digital signatur er en type elektronisk signatur som brukes til å validere ektheten og integriteten til digital informasjon som e-poster, kredittkorttransaksjoner og dokumenter. Microsoft Word- og Excel-filer kan signeres digitalt, og det er mange måter du kan signere PDF-filer på også.

Hvis du signerer et dokument digitalt, vil det bekrefte at informasjonen i dokumentet kommer fra deg og ikke har blitt endret siden du signerte det. Så det er som et virtuelt fingeravtrykk eller en elektronisk representasjon av din håndskrevne signatur.

Selv om det er mange apper for å signere dokumenter på nettet, lar Microsoft Office deg lage digitale signaturer i Word-, Excel- og PowerPoint-filer. Du trenger ikke å ta en utskrift av et dokument, signere med en penn og deretter skanne og sende det. Du kan bare opprette en digital signatur i en Office-fil og sende den via e-post.

Å legge til en digital signatur bidrar til å gjøre dokumentet autentisk og offisielt. Det sikrer også ikke-avvisning, noe som betyr at det beviser for alle parter opprinnelsen til det signerte innholdet.

Videre, ifølge Microsoft, signaturer i Microsoft Word-, Microsoft Excel- eller Microsoft PowerPoint-filer, som er tidsstemplet av en sikker tidsstempelserver, under visse omstendigheter, har gyldigheten av en notarisering.

Hvordan gjøre en digital signatur offisiell

Du må ha et digitalt signeringssertifikat for å bekrefte identiteten din og gjøre den offisiell. Når du sender en digitalt signert Microsoft Office-fil, er det digitale sertifikatet inkludert i den sammen med en offentlig nøkkel.

Digitale sertifikater utstedes av en sertifiseringsinstans (CA). Et sertifikat er vanligvis gyldig i ett år, hvoretter signeren må fornye eller få et nytt signeringssertifikat for å etablere identitet.

Hvis du ikke ønsker å kjøpe et sertifikat, eller trenger å signere dokumentet umiddelbart, kan du også opprette sertifikatet ditt. I Windows avhenger prosessen for å lage sertifikatet av hvilken Windows-versjon du bruker – Windows 10, 8, 7, Vista eller XP.

For å vite mer om digitale sertifikattjenester eller instruksjoner om hvordan du oppretter sertifikatet ditt, besøk denne Microsoft-støttesiden.

Hvordan legge til en digital signatur til en Microsoft Office-fil

Du kan legge til digitale signaturer i Word-, Excel- og PowerPoint-filer. For å legge til en digital signatur må du ha en åpen dokumentfil av Word eller et Excel-ark. Prosessen for Word og Excel er lik, så la oss utforske hvordan du legger til en digital signatur på en Word-fil.

1. I den åpne Word-filen, for eksempel, på slutten der du signerer et dokument, plasserer du pekeren der du vil opprette en digital signatur.
2. Klikk på Sett inn fanen. Signaturlinjelisten vil være i tekstgruppen øverst til høyre.
3. Klikk Microsoft Office-signatur Linje. En signaturoppsett-fane åpner opp for deg å fylle ut med noen få felt.
4. Legg til relevant informasjon i dialogboksen Signaturoppsett: Foreslått underskriver: (dette ville være navnet ditt), Underskriverens tittel: (din betegnelse), og Signers e-postadresse: (din e-postadresse hvis du vil oppgi den).
5. Under instruksjoner til underskriveren vil det være en standardinstruksjon: Før du signerer dette dokumentet, kontroller at innholdet du signerer er riktig. Denne instruksjonen kan endres og nedenfor vil det være to alternativer som du kan stille inn ved å krysse av avmerkingsbokser: La underskriveren legge til kommentarer i Sign-dialogboksen, og Vis Signeringsdato i signaturen linje.
6. Etter å ha fylt ut detaljene dine, klikk OK. Du vil nå kunne se en signaturlinje med navn og tittel under.

La oss nå se hvordan du legger til en signatur på signaturlinjen.

1. Høyreklikk signaturlinjen i filen. Velg deretter Skilt fra menyen.
2. Du kan legge til signaturen din på følgende tre måter:
   • Hvis du vil legge til et trykt skilt av deg, skriv ganske enkelt navnet ditt i nærheten av X symbol.
   • Hvis du har et bilde av signaturen din, klikk på Velg Signaturbilde fanen og klikk Velg Bilde— Filutforskeren åpnes, og du kan legge til bildet av signaturen din ved å bla gjennom datamaskinen.
   • For det tredje, hvis du har en nettbrett-PC, kan du også legge til en håndskrevet signatur ved å signere ved siden av X på signaturlinjen.
3. Du kan også legge til detaljer om underskriveren (som vil være deg), som rollen din og adressen til produksjonsstedet, ved å klikke på Detaljer knapp.
4. Klikk deretter på til slutt Skilt på bunnen.
5. Du vil få en underskriftsbekreftelse. Deretter vil signaturen din vises på signaturlinjen i dokumentet ditt. Nå kan du sende ditt digitalt signerte dokument.

Hvordan fjerne en digital signatur

Å fjerne en digital signatur er et spørsmål om et par klikk.

1. Åpne Microsoft Word- eller Excel-filen med en digital signatur.
2. Høyreklikk på Signaturlinje.
3. Klikk Fjern signatur. En melding vil dukke opp som ber deg bekrefte signaturslettingen.

Din digitale signatur vil bli fjernet fra dokumentet. Redigering av dokumentet vil også fjerne signaturene fra det.

Hvordan legge til eller fjerne en usynlig digital signatur

I motsetning til en synlig signatur, legger ikke en usynlig digital signatur til noen merker eller tekst i dokumentet. Snarere legger en usynlig signatur kun til metadata til dokumentfilen for å sikre dokumentets autentisitet uten å endre innholdet.

Du kan legge til en usynlig digital signatur til en Microsoft Office-fil med følgende trinn:

1. Åpne Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumentet og klikk Fil. De Info seksjonen åpnes.
2. Plukke ut Beskytt dokumentet.
3. Velg deretter fra rullegardinmenyen Legg til en digital signatur.
4. Den digitale signaturboksen åpnes. Skriv inn formålet med å signere dokumentet i dialogboksen.
5. Klikk deretter Skilt.
6. De Info seksjon vil da vise at dokumentet er signert og merket som endelig.

Når en fil er digitalt signert, blir den et skrivebeskyttet dokument for å forhindre ytterligere endringer.

Det er også enkelt å fjerne en usynlig digital signatur.

1. Åpne filen med den usynlige digitale signaturen. Du vil se to meldinger øverst – en om at dokumentet er merket som endelig, og den andre som sier at dokumentet inneholder gyldige signaturer.
2. På den andre Signaturer meldingslinje, klikk på Se signaturer. De Signaturer ruten åpnes på høyre side av dokumentet.
3. Klikk på pil ved siden av signaturnavnet.
4. Klikk deretter Fjern signatur fra rullegardinmenyen.
5. Klikk til slutt Ja på ledeteksten som vises. Og din usynlige digitale signatur vil bli fjernet.

Gi Office-dokumentene autentisitet og sikkerhet med din digitale signatur

Digitale signaturer legger til et lag av tillit og autentisitet til dokumentene dine. Det skaper tillit hos samarbeidspartnerne og mottakerne av dokumentene dine.

Dessuten har du tryggheten at dokumentene dine er sikre og ikke kan tukles med. Så gjør dine offisielle og personlige transaksjoner enklere og sikre ved å legge til digitale signaturer i Microsoft Office-filene dine.

Hvordan signere et Microsoft Word-dokument digitalt

Les Neste

Om forfatteren