Hvordan jobbe produktivt med et eksternt team på tvers av flere tidssoner

Å ha et globalt team kan være fordelaktig, men hva hjelper det for deg å utnytte en rik og mangfoldig talentmasse hvis du ikke har en effektiv plan for å utnytte dette talentet?

Hvordan jobber du synkronisert med en ekstern kollega som gjør seg klar til sengs på Filippinene og en annen som nettopp har startet dagen i Storbritannia? La oss dykke ned i noen få måter å få mest mulig ut av det eksterne teamet ditt.

Fordeler og ulemper ved å ha et globalt eksternt team

Å ha et globalt team vil gi deg muligheten til å få et vell av kunnskap og kulturelle erfaringer. Ved å jobbe med mennesker fra hele verden kan du få et bredere perspektiv og innsikt som vekker innovasjon på arbeidsplassen din. Det er ikke alt; muligheten til å overskride grenser betyr også at du har folk som jobber døgnet rundt uten behov for sene nattvakter.

Noen utfordringer kommer imidlertid med å ha et team som jobber eksternt på tvers av flere tidssoner, og det er viktig at du er klar over dem. Dette gir deg mulighet til å lage en effektiv strategi for fjernarbeid og finne de riktige verktøyene som vil utnytte teamets styrker. Noen av disse utfordringene inkluderer:

• Begrensede muligheter til å planlegge møter som fungerer for alle.
• Mangel av engasjement på grunn av mangel på personlig interaksjon.
• Tap av motivasjon og arbeidsglede pga ensomhet på fjernarbeid.
• Forsinkede svar på e-poster og annen kommunikasjon.
• Flere som jobber til upraktiske timer og økte forventninger om å være tilgjengelig.

Selv om globale team må møte noen få veisperringer, tror vi at fordelene langt oppveier ulempene. Hvis du er enig, vil du kanskje sette opp noen prosesser og utnytte de riktige verktøyene for å hjelpe deg med å overvinne utfordringene ved å jobbe med kolleger i flere tidssoner.

Hvordan jobbe med et eksternt team i forskjellige tidssoner

1. Revider ombordstigningsprosessen

Det er ikke noe entydig svar for innføring av nye ansatte, men du må ikke bare fokusere på talent når du har et globalt team. Invester tid til forbedre ombordstigningsprosessen å ansette folk som allerede er kjent med fjernarbeidskulturen eller de du kan stole på til å jobbe med minimal tilsyn.

I tillegg bør du vurdere å bruke tid på å forklare hvordan det eksterne teamet ditt fungerer og hvilke forventninger du har til dem. Dette inkluderer detaljering av kommunikasjonsprosesser og hvilke verktøy de trenger for å gjøre jobben sin. Husk å være konkret om arbeidstid slik at alle er på samme side fra start.

Arbeidsautonomi, proaktivitet, fleksibilitet, initiativ og utmerket kommunikasjon er viktige ferdigheter å se etter.

2. Bruk tidssonekonverterere

Du trenger ikke å kaste bort de kognitive ressursene dine på å memorere forskjellige tidssoner eller google hva klokken er i kollegas plassering hver gang du ønsker å planlegge et møte, siden det er et godt utvalg av nettbaserte verktøy tilgjengelig for å hjelpe gjør det du.

Disse digitale løsningene hjelper deg med å konvertere tidssoner før du planlegger konferansesamtaler, videochatter eller annen viktig kommunikasjon. På denne måten vil alle være klar over tidsforskjellene og unngå potensielle konflikter.

For eksempel kan teamet ditt bruke Tidssone.io for å se hva klokken er på hverandres plassering. Dette verktøyet viser alles profilbilde, navn og gjeldende tid på én side, slik at du raskt kan identifisere hvilken tidssone de er i.

3. Oppmuntre til asynkron kommunikasjon

Asynkron kommunikasjon har revolusjonert måten eksterne team jobber på. Denne tilnærmingen gir teammedlemmer mulighet til å utnytte fleksibiliteten til fjernarbeidsmodellen til å fungere mens de er mest produktive timer på dagen uten presset av å være tilgjengelig hele tiden eller svare på meldinger med en gang.

Denne tilnærmingen eliminerer utfordringene med å koordinere tidsplaner på tvers av flere tidssoner. Det reduserer også distraksjoner fra meldingsvarsler betydelig i og utenfor arbeidstiden, slik at teammedlemmer kan fokusere på oppgavene sine, være mer produktive og oppnå en bedre balanse mellom arbeid og privatliv.

Du kan bruke asynkrone kommunikasjonsverktøy som Voodle, Yac, eller Vri for å holde kontakten med kollegene dine uten å forstyrre arbeidsflyten deres. Disse verktøyene lar deg utveksle ideer, gi tilbakemeldinger, forklare kompliserte konsepter, samarbeide om prosjekter og gi oppdateringer uten å pinge folk konstant eller planlegge lange møter.

Du kan også bruke en e-postapp som Spike å planlegge mindre presserende e-poster til kolleger i andre tidssoner utenfor arbeidstiden. Dessuten kan du opprette en intern wiki for å lagre all relevant bedriftsinformasjon, inkludert møtenotater, veiledninger, firmaretningslinjer og mer. Dette lar alle teammedlemmene dine, uavhengig av plassering og tid, få tilgang til informasjonen de trenger for å gjøre sitt beste arbeid.

Prosjektledelsesverktøy som Asana og Trello hjelpe team med å holde seg organisert, på rett spor og ansvarlige når de jobber med prosjekter med eksterne kolleger i forskjellige tidssoner. Disse verktøyene er godt egnet for asynkront arbeid da de lar deg opprette og tildele oppgaver, sette tidsfrister, spore fremdrift og lagre all prosjektrelatert informasjon på ett sted.

De kommer også med funksjoner som å kommentere for å lette samarbeid og sikre at alle er på samme side. På denne måten kan teammedlemmer i forskjellige land og tidssoner enkelt se hva andre jobber med, gi tilbakemelding, og løse problemer når de logger på kontoene sine uten å konstant kommunisere via e-post eller andre meldinger plattformer.

5. Omfavn delte kalendere og planleggingsapper

Delte kalendere og planleggingsapper hjelper eksterne team med å koordinere timeplanene sine, planlegge for kommende arrangementer og unngå frem og tilbake e-poster når de prøver å finne et tidspunkt som passer for alle.

For eksempel, Calendly lar eksterne kolleger dele sin tilgjengelighet og planlegge møter med hverandre uten å måtte koordinere tidsplaner manuelt. På denne måten kan alle enkelt se når andre er på en nasjonal helligdag, er opptatt eller ledig for en prat. Du kan også bruke denne informasjonen til å finne overlappende timer for å planlegge gruppesamtaler eller møter med alle teammedlemmene dine når du trenger det.

I tillegg tillater Calendly integrasjon med andre populære verktøy som Slack, Microsoft Teams, Webex og mer, noe som gjør det enda enklere å bruke for eksterne team.

Overvinn tidssoneutfordringer for å maksimere teamets produktivitet

Noen få veisperringer bør ikke avskrekke deg fra å forfølge de mange fordelene som følger med å jobbe med et eksternt team i forskjellige tidssoner.

Med riktig tilnærming og verktøyene ovenfor kan du overvinne utfordringene ved å jobbe med en fjernkontroll team spredt over hele kloden og høste fruktene av økt produktivitet, kreativitet og innovasjon.

De 5 beste verktøyene for å forbedre ekstern arbeidsplassopplevelse

Les Neste

Om forfatteren