Hvordan bruke tidsblokkering for å begrense distraherende e-poster og meldinger

Effektiv kommunikasjon er viktig på arbeidsplassen, men noen ganger kan det bli en distraksjon når du prøver å fokusere. Det er lett å tenke at vi trenger å gi hver e-post eller melding et umiddelbar svar, som noen ganger blir til en full samtale som du egentlig ikke har tid til.

I denne artikkelen vil vi lede deg gjennom hvordan du kan blokkere kommunikasjonen din for å hjelpe deg med å holde fokus på oppgaven.

1. Tid som blokkerer innboksen din

Hvis du hele tiden klikker deg inn i innboksen din hver gang du får en e-post, kommer du ikke til å få gjort mye. Ikke bare tar du deg tid fra oppgaven for å lese og eventuelt svare på e-posten, men det tar deg også tid å fokusere på nytt.

Det kan være lurt å gi tid å blokkere et forsøk.

Ideen bak tidsblokkering av innboksen din er å kun sjekke e-postene dine innenfor dedikerte tidsluker i løpet av dagen. På den måten kan du fokusere på oppgaven i en lengre periode med minimale avbrudd.

Selv om du kanskje vil se på avsenderen og emnelinjen i varselet for ikke å gå glipp av noe viktig, tar du ikke handling og hopper over til innboksen din med en gang. Tankene dine forblir på oppgaven for hånden fordi du vet at du kommer til e-posten senere - med mindre det selvfølgelig haster, og du må gi det din oppmerksomhet.

Etter hvert som du blir vant til rutinen med å ikke åpne og svare umiddelbart, vil dine klienter eller kollegaer bli vant til dette også. Faktisk kan du til og med gi bedre svar ettersom fokuset ditt vil være på å kommunisere og ikke skynde deg tilbake til elementet du jobber med.

Som et forslag kan du starte hvert besøk i innboksen din ved å sjekke de eldre meldingene først. Alt som er søppel eller søppel må håndteres med en gang. Hvis det ikke krever et svar, skriv ned eventuelle handlingspunkter og arkiver det.

Hvis avsenderen bare trenger et raskt svar, kan du like godt svare dem mens du er der, men hvis de trenger en svar som vil ta lengre tid enn tiden du har satt av, flagg e-posten eller lag en påminnelse om å komme tilbake til den seinere. Et mål å huske på er å hold innboksen på null uleste meldinger og unngå å håndtere den samme e-posten to ganger.

Når du blokkerer innboksen din, bør du også vurdere timing og frekvens. Dette vil variere fra person til person basert på deres e-postvolum, hvilken rolle de har og tidsplanen deres.

2. Tid som blokkerer utboksen din

For e-poster som trenger et lengre svar, eller de du trenger å sende selv, sperre av tid for å gjøre det i stedet for å bruke en god del av den produktive tiden din i utboksen. Det krever litt øvelse, men hvis du er det presis i e-postene dine, vil du bruke mindre tid på å skrive dem også.

Begynn hver utboksøkt med å takle de viktigste meldingene, og fokuser på de andre oppgavene når tiden er ute. Bare fordi du kan svare noen med en gang, betyr det ikke at du alltid må. Selvfølgelig er det unntak, men å bryte fokuset ditt for å svare på ikke-hastende meldinger legger opp.

Det er også vurderingen av om meldingen i det hele tatt krever et svar. Det er lett å føle seg forpliktet til å svare, men hvis avsenderen egentlig ikke spør deg om noe eller ikke krever innspill fra deg, kan en enkel takk gjøre susen avhengig av hvem som har sendt den.

Hvorvidt du svarer på hver e-post du mottar, er et spørsmål om etikette på arbeidsplassen og forholdet ditt til avsenderen. Noen vil heller ikke få noe svar enn å åpne en takkemelding på to ord, andre vil kanskje sette pris på lappen.

3. Sette meldingene dine på tidsavbrudd

Meldinger tar ikke på langt nær så mye tid som e-poster å lese og svare på – spesielt siden det er mer akseptabelt å svare med ett ord eller en strategisk emoji eller til og med gif. Imidlertid legger de sammen.

Å sette messenger på en tidsplan kan bidra til å begrense avbrudd. Tidsblokkering av meldingene dine er litt annerledes enn e-postene dine fordi de ikke er noe det vil ta lang tid å svare på. I stedet vil du kanskje blokkere tid for å fokusere på oppgavene dine, og la innkommende meldinger vente til økten er ferdig.

Hvis du bruker Slack, kan du vise at du er fokusert på bruker en Slack-status heller enn å slumre hvis du fortsatt vil holde øye med varsler. Men hvis du ender opp med å bruke snooze, kan folk sende meldingen uansett og fortelle deg at det haster.

Hvis du sender meldinger til kollegaen din, og du finner en samtale som trekker ut, kan det være lurt å invitere kollegaen din til å ringe deg for å få avklaring, siden det kan gå raskere å snakke over telefonen.

4. Sette grenser for elektronisk kommunikasjon

Først og fremst er det ikke alles favorittpåminnelse, men du kommer til å merke en økning i produktivitet hvis du sparer å sjekke dine personlige meldinger til du tar en pause eller har noen nedetid.

Både Apple- og Android-telefoner har svært tilpassbare fokusinnstillinger som kan hjelpe deg med dette, slik at du kan stille visse apper når du slår på Ikke forstyrr. På denne måten kan du dempe apper og tekster du kan finne distraherende, men fortsette å ringe hvis noen trenger å komme igjennom til deg.

Du kan også finne lignende innstillinger på datamaskinen. For eksempel Varsler panel i iOS Systemvalg lar deg planlegge ikke forstyrr og slå apper på og av.

Selvfølgelig vil noen mennesker og situasjoner kreve din umiddelbare oppmerksomhet, men enkelte ting kan vente til produktivitetsøkten din er oppe for deg å ta tak i dem. Dette vil variere fra person til person, men prøv å komme opp med ditt eget sett med regler for hvem og hva du vil tillate å bryte fokuset ditt.

Begrens distraksjonene dine

Med antallet e-poster og varsler du får i løpet av en dag, er det lett å bli distrahert når du prøver å fokusere. Hvis du finner ut at dette er vanlig, prøv ett eller flere av disse tipsene for å se hva som fungerer for deg.

De 4 beste tipsene for å redusere e-postoverbelastning

Les Neste

Om forfatteren