5 tips for å skrive lange e-poster som mottakere kan lese

Å sende lange e-poster til kundene og kollegaene dine er vanligvis misfornøyd. Det er imidlertid tider når du bare trenger å sende en lang oppdatering eller oversikt.

I så fall vil du gjøre deg selv og mottakeren en tjeneste ved å komme rett til poenget og sørge for at de ikke trenger å grave gjennom lange avsnitt for informasjon.

I denne artikkelen tar vi deg gjennom noen ganger du kan bruke for å gjøre de lengre e-postene dine mer lesbare og enklere å svare på.

1. Bruk punktpunkter for å oppsummere

En av de mest avgjørende tingene å huske når du skriver en lang e-post, er at mottakeren sannsynligvis vil skumme gjennom den. Ved å gjøre det kan de gå glipp av viktig informasjon eller spørsmål fordi det rett og slett var for mye å lese.

Når du skriver en lang e-post, vil du sørge for at du gjør det enkelt for mottakeren å se over, men likevel finne de viktigste alternativene – med andre ord, du ønsker å være presis i e-postene dine. På den måten får de informasjonen de trenger, og du vil sannsynligvis få et mer gjennomtenkt svar.

Hvert av tipsene i denne artikkelen vil hjelpe deg med å oppnå en mer skumbar, til-punkt-e-post – spesielt ved å bruke punktpunkter.

Å skrive ut informasjon i punktform betyr ikke at du ikke kan snakke. Du kan være i andre deler av e-posten din, som hilsen og avmelding. Oppsummering av informasjonen i punkter vil imidlertid formidle budskapet raskt og effektivt.

I stedet for å inkludere alle detaljer, identifiser nøkkelinformasjonen fra meldingen din og unngå å bli ordrik. Mottakeren trenger ikke en play-by-play av hvert emne, de trenger bare hovedpunktene.

2. Bruk fet skrift for viktige poeng

Å bruke store bokstaver i en e-post er ikke profesjonelt. Du kan imidlertid gi leseren et nikk i riktig retning med litt subtil fet skrift. Selvfølgelig vil du ikke gjøre dette for alt, men hvis det er en viss informasjon du vil sikre at de ser som en dato, påminnelse eller handling, uthev den.

Eksemplet bruker bare fet skrift for titlene og to setninger, begge som avsenderen vil ha leseren å iverksette tiltak mot—søke etter ytterligere informasjon i møteprotokollen og ikke glemme a møte. Hvis han skumleser e-posten, er det mer sannsynlig at disse fanger oppmerksomheten hans, og han kan lese resten for kontekst.

Siden det bare er en subtil endring i teksten, er det mindre sannsynlig at mottakeren vil føle seg som om du roper, som de kan med store bokstaver.

3. Del e-posten inn i emner med overskrifter

Å legge til overskrifter i e-postene dine kan høres litt ut som å sende en roman til mottakeren din, men det betyr ikke at det trenger å være massevis av informasjon under hver enkelt. Å gjøre dette hjelper dem ganske enkelt å komme raskere gjennom e-posten hvis det er viss informasjon de leter etter, eller de trenger å referere til senere.

Ved å sette overskriften i fet skrift og bruke linjeskift mellom hver seksjon, kan du sette mellomrom mellom hver seksjon, noe som gjør det lettere å lese gjennom – omtrent som alle andre dokumenter.

Å bruke overskrifter er nyttig hvis du har flere emner du ønsker å dekke som ikke krever separate e-poster – for eksempel en daglig oversikt eller en fremdriftsoppdatering.

4. Bruk forskjellig formatering for sitater

Hvis du trenger å videresende informasjon nøyaktig slik noen andre skrev den, gjør subtile endringer i formateringen for å hjelpe å skille den fra din egen fortelling. På denne måten er det ingen forvirring om hvor meldingen din slutter og den andre begynner.

Anførselstegn kan selvfølgelig gjøre susen, men hvis du allerede har mye tekst før og etter, kan det lag et langt avsnitt som er mindre ønskelig å lese og mer utfordrende å hente informasjon fra på et øyeblikk.

En annen ting å huske på når det kommer til formatering av tekst i e-poster, kan det være lurt å unngå bruk av flere fonter og farger, da dette kan få en e-post til å se uprofesjonell ut.

5. Lagre spørsmål til slutten

Har du noen gang stilt flere spørsmål i en e-post og fått svar på kanskje halvparten? Dette kan skje selv i den korteste av e-poster eller meldinger.

Prøv å lagre spørsmålene dine til slutt og hold dem korte og saklige. Ikke bare vil dette hjelpe leseren til å se dem, men de vil heller ikke glemme det du har spurt underveis fordi du ikke presenterer mer informasjon etterpå.

Dessuten kan de sende deg et svar som svarer tydelig på spørsmålene i den rekkefølgen du stilte dem.

Det høres kanskje dumt ut, men tenk på alle e-poster, tekster, meldinger og digitale medier som presenteres for deg daglig. Det er lett å bli distrahert med overbelastning av e-post eller få den ene informasjonen til å skille seg ut over den andre.

Ekstra tips – Vær spesifikk i emnefeltet

Dette ekstra tipset fungerer for alle e-poster generelt. Ved å være spesifikk i emnelinjen din, hjelper du mottakeren på mange måter – de vet nøyaktig hva det handler om, de kan prioritere det, og de kan finne det igjen senere hvis de trenger å referere til det.

Du kan for eksempel bruke ord som følge opp, spørsmål, påminnelse, Oppdater, eller rapportere for å gi dem beskjed om typen e-post. Hvis det handler om et bestemt møte eller prosjekt, oppgi navnet. Hvis det er en gjentakende e-post, ta med datoen.

Sender en e-post med emnet følge opp alene får det ikke til å høres veldig klikkbart eller viktig ut, spesielt når mottakeren kan ha noen få andre e-poster med samme tittel i innboksen.

Du kan til og med gi folk beskjed i emnefeltet hvis meldingen din haster, men husk å reservere det for saker som faktisk er det.

Kommunikasjon er nøkkelen

Mens noen kan fraråde å sende lange e-poster, trenger du noen ganger bare. Det beste du kan gjøre for mottakeren din er å holde deg til poenget og sørge for at de kan skumme gjennom. Ikke bare vil det hjelpe dem med å finne informasjonen de trenger i utgangspunktet, men det vil også hjelpe dem å referere til den igjen senere.

Neste gang du må sende en lang e-post, hvorfor ikke prøve ett eller flere av disse tipsene og se hvordan det går.

5 tips og verktøy for selvredigering for å forbedre skrivingen din

Mange forfattere sliter med redigeringsprosessen. Men hvis du vil lage kvalitetsinnhold, er det fornuftig å forbedre redigeringsferdighetene dine. Dette er hvordan.

Les Neste

Om forfatteren