Feature Fatigue: Hvordan unngå overveldelse med prosjektledelsesprogramvare

Det kan være en utfordring å finne riktig programvare for prosjektstyring. Med hvert valg kommer en lang liste med funksjoner og funksjoner med forskjellige navn og noen ganger et uklart formål.

Når du sammenligner, er det lett å bli overveldet, men det trenger ikke være slik. I denne artikkelen vil vi lede deg gjennom noen tips for å redusere funksjonstrøtthet når det gjelder å velge riktig prosjektstyringsprogramvare for deg.

1. Lag en plan for prosjektstyringsprogramvaren din før du prøver eller kjøper

Du har allerede tatt beslutningen om å prøve prosjektstyringsprogramvare, eller i det minste vurderer du det. Med så mange utmerkede alternativer der ute, vil du gjøre deg selv en stor tjeneste ved å skissere hva du vil gjøre med den før du ser nærmere på egenskapene og funksjonene til hver programvare.

Ikke bare vil dette hjelpe deg med å finne riktig programvare, men det vil hjelpe deg med å identifisere og ekskludere feil.

Tenk på hvordan du og kollegene dine kommuniserer oppgaver nå. Vil du at programvaren skal erstatte visse typer e-poster, møter og notater? Hvilke typer detaljer inkluderer du vanligvis, og hva er prosessen der du tildeler oppgaver?

En annen viktig del av å skissere hvordan du vil bruke den, er å identifisere hvem som skal bruke den. Hvor mange personer har du på laget ditt? Hva slags roller og tillatelser trenger du for hvert teammedlems konto? Må du inkludere gjestekontoer for kunder eller entreprenører?

Det kan også være lurt å vurdere om du trenger private arbeidsområder i programvaren. Du kan for eksempel angi lister du oppretter i ClickUp-arbeidsområdene dine som delte eller private som standard og bytte når som helst. Forestillingen er det motsatte, der sider er private inntil du deler dem med gjester, med mindre du går for teamkontoen.

Selv om mye prosjektledelsesprogramvare kan virke det samme, vil svaret på disse spørsmålene hjelpe deg med å forstå hvilke funksjoner du må se etter innenfor budsjettet ditt.

2. Bestem hvilke funksjoner du trenger, basert på hva du allerede gjør

Her kan ting bli litt vanskelige. Det er mange valg i prosjektledelsesprogramvare, og med det har hver programvare en lang liste over funksjoner.

Noe å huske på her er at mindre er mer. Du kan til og med skissere repeterende oppgaver eller arbeidsflyter med bare en tabell og noen sjekklister, som vist i eksemplet med Notion nedenfor. Alt kommer ned på hvordan du og teamet ditt jobber sammen.

Å bruke tidssporing som et eksempel, bare fordi du kan gjøre dette i noen prosjektstyringsprogramvare, betyr ikke at du bør. Hvis du allerede har en tidssporingsmetode som fungerer, eller du ikke sporer tiden din for øyeblikket, og det er greit, hvorfor gå for den med sporing over én uten?

Programvaren for prosjektledelse bør ikke legge til noen friksjon til dine daglige oppgaver. Først og fremst er det et verktøy du kan bruke til effektivt kommunisere prosjekter, så tenk på måtene du gjør det på for øyeblikket og hvilke funksjoner som vil være mest nyttige.

Det er lett å bli distrahert av ekstra funksjoner, ikke bare fordi du bruker tid på å konfigurere dem og ikke bruke dem, men de vil rote til arbeidsplassen din. Dette bringer oss til neste punkt.

3. Hvis det er prangende, avgjør om det er bærekraftig

Hvis en bestemt funksjon fanger oppmerksomheten din, og du bestemmer deg for å bruke den, spør deg selv om det er noe du vil holde på med på lang sikt. For eksempel er Monday.coms Llama-farm og batteri-widgets ganske morsomme tillegg til dashbordet ettersom de gjør målene dine litt spillaktige, men spenningen kan lett avta.

Faktisk vil du kanskje unngå å se på widgets i det hele tatt, siden Monday, ClickUp, Notion og Asana alle er gode valg uten dem. Bildet nedenfor er et enkelt eksempel på en prosjektforespørselstavle bruker bare noen av de mange funksjonene som er tilgjengelige i den ubetalte versjonen av ClickUp.

Det er best å velge prosjektstyringsprogramvaren din basert på grunnlaget og ikke klokkene og plystre – spesielt hvis de bare skal ta bort fra produktiviteten din.

Et annet element å merke seg her er integrasjoner. Som widgets, er det sannsynlig at du kan bruke programvaren uten dem. Men hvis du liker at den integreres med en annen programvare, se på hvilke oppgaver den kan fullføre før du lar det bli en avgjørende faktor. Integrasjonen kan bare være et annet varsel eller et skritt å ta.

4. Noen nyttige grunnleggende funksjoner å se etter

Før vi går inn i det grunnleggende, er det viktig å merke seg at når du sammenligner funksjonene til prosjektstyringsprogramvare, besøker du hvert nettsted individuelt. Hver programvare kan bruke et annet navnesystem for den samme funksjonen, noe som får det til å virke som om den andre ikke har en spesifikk funksjon når du gjør en direkte sammenligning. Konkurransen kan bare kalle det noe annet.

Det beste eksemplet på dette er Notion. Selv om du ikke finner en massiv liste over hvert innhold, kan du legge til oppgaver, statuser eller tavler på sidene dine. Ved å bruke blokker kan du lage et effektivt prosjektstyringssystem.

Uansett navn, noen nyttige grunnleggende ting du vil se etter er:

• Oppgaver, sider eller pulser– Uansett hvilken terminologi programvaren bruker, er disse de tomme kortene i programvare for prosjektstyring hvor du kan legge til beskrivelse, forfallsdato, prioritet, mottaker og vedlegg når du oppretter en oppdrag.
• Kommunikasjonsverktøy– i stedet for å bla frem og tilbake mellom prosjektstyringsprogramvaren og e-posten, ha verktøy for å kommentere, svare og merke andre er svært nyttig når du samarbeider om eller delegerer prosjekter.
• Statuser– Noe av det som gjør prosjektledelsesverktøy bra, er at du og teamet ditt kan fortelle hverandre at dere jobber med noe, uten å gi en offentlig kunngjøring.
• Påminnelser– du vil sannsynligvis justere disse for å passe dine behov, men du vil være takknemlig for å ha påminnelser i prosjektstyringsprogramvaren din, spesielt i øyeblikkene du trenger dem.
• Rent grensesnitt— Et rent, minimalistisk design vil hjelpe deg med å fokusere på de viktigste oppgavene.

Ikke la funksjoner komme i veien for funksjonen

Prosjektstyringsprogramvare kan virke skremmende i begynnelsen, men det trenger ikke å være det. Hvis du går inn med en plan og holder deg til den, kommer du til å finne den beste for deg og teamet ditt.

Best av alt, de fleste programvareselskaper for prosjektledelse tilbyr en gratis prøveversjon, slik at du kan teste den før du betaler noe. Hvorfor ikke prøve noen ved å lage ett prosjekttavle i hver?

ClickUp vs. Asana: Hva er bedre for prosjektledelse?

Det er mange alternativer for prosjektstyringsprogramvare, her er noen tips som hjelper deg å velge mellom Asana og ClickUp.

Les Neste

Om forfatteren