Hvordan bygge et prosjektforespørselstavle i ClickUp

Å delegere oppgaver eller be om hjelp kan noen ganger få folk til å føle seg klosset. Enten det er angsten for å spørre feil eller bekymre deg for hva andre kan tenke, er det en vanlig utfordring på arbeidsplassen.

Selv de som er godt erfarne i å dele ut oppgaver kan ha fordel av å bruke mindre tid på å kommunisere detaljene. Det kan være utmattende å holde styr på alt du har diskutert i e-poster, meldinger og møter – spesielt når du mister oversikten over et vedlegg, detalj eller spørsmål.

I denne artikkelen vil vi lede deg gjennom hvordan du lager en prosjektforespørselstavle i ClickUp som gjør delegering raskt og smertefritt.

Hvilke kolonner vil du inkludere på prosjektforespørselstavlen?

Når du oppretter en prosjektforespørselstavle i ClickUp, målet er å spare tid. Du vil gjøre det klart hvem du tildeler prosjektet til, når du vil at de skal få det gjort av, og prioritetsnivået, samt hvem som sender forespørselen. Du kan raskt gjøre det ved å legge til kolonnene oppdragstaker, tidsfrist, prioritet, og laget av til styret ditt.

Hvis du lurer på hvorfor laget av kolonne er viktig, det er av to grunner. Det hjelper lagkameratene dine å vite hvem de skal spørre hvis de støter på et spørsmål. Det lar dem også vite hvem de rapporterer til hvis du har flere personer som tildeler prosjekter.

Du kan ikke endre hvem som vises i laget av kolonne, så hvis du oppretter oppgaven på vegne av noen andre, kan du notere det i beskrivelsen.

I tillegg kan du legge merke til oppdragstaker kolonne inneholder ett navn som standard. Hvis du vil sette mer enn én person på en oppgave, kan du slå på flere tildelte. For å gjøre det, klikk på profilikonet ditt nederst til venstre, gå til Innstillinger, plukke ut Klikk Apper, og slå på Flere oppdragstakere in alternativene.

Hvis du vil ta med noen andre i prosjektet som ikke jobber aktivt med det, kan du legge dem til som en overvåker, eller hvis du vil at lagkameratene dine skal kreve oppgaver selv, kan du bare la kolonnen stå tom.

I slekt: ClickUp vs. Asana: Hva er bedre for prosjektledelse?

I tillegg til de fire kolonnene nevnt ovenfor, Klikk opp tilbyr mange andre som vil hjelpe deg med å kommunisere prosjektspesifikke. For eksempel, hvis oppgavene dine er tidssensitive, kan du bruke Date laget kolonne for å vise hvor lenge den har stått. Du kan også bruke tidsestimat kolonne for å gi lagkameratene dine en melding om hvor lang tid prosjektet kan ta.

For å finne ut hvilke kolonner du vil bruke, ta deg tid til å tenke på måten teamet ditt allerede deler ut oppgaver på, velg det som fungerer og skreddersy brettet for å møte dine behov.

Hvordan sette opp et prosjektforespørselstavle i ClickUp

Det første trinnet i å lage en prosjektforespørselstavle er å lage en ny liste i arbeidsområdet ditt. For å gjøre det, hold musepekeren over navnet på arbeidsområdet i sidefeltet og klikk på legg til-knappen. Navngi listen deretter.

Deretter setter du inn kolonnene du vil bruke hvis de ikke allerede er der. Du finner en lang liste over dem når du velger legg til-alternativet øverst til høyre på listen. Husk at mindre er mer. Hvis du legger til for mye informasjon til styret ditt, kan det ende opp med å forvirre kollegene dine – spesielt de som er nye innen prosjektstyringsprogramvare.

Du vil også ha en minimal tilnærming med statuser. For å redigere statusene dine, hold musepekeren over Å gjøre eller en hvilken som helst statusfane på tavlen, klikk på de tre prikkene til høyre og gå til Administrer statuser. Plukke ut tilpasset og lag de du vil bruke til å kommunisere med teamet ditt.

Eksemplet bruker å gjøre, i prosess, og fullstendig, men du kan bli mer kreativ hvis du vil. Hvis du bruker brettet til å kreve prosjekter, kan det være lurt å bruke åpen i stedet for å gjøre og ha en tildelt status for å la deg selv og andre få vite at noen andre er med, selv om de ikke har begynt å jobbe ennå.

Du kan også bruke alternativer som sittende fast å kommunisere en lagkamerat trenger hjelp, eller på vent å raskt dele at et prosjekt verken er i gang eller fullført.

Hvordan jobbe i en prosjektforespørselstavle

Tanken bak prosjektforespørselsstyret er å begrense kommunikasjonen ved delegering av oppgaver. Ikke at du ikke vil dele detaljer eller svare på spørsmål, men du gjør det på ett sted, slik at du og teamet ditt vet hvor de kan finne informasjonen.

Detaljene i kolonnene gir mottakeren en rask oversikt over prosjektets forventninger. I tillegg kan du legge inn detaljerte notater i oppgaven ved å klikke på navnet.

Her finner du et sted hvor du kan beskrive oppgaven til lagkameraten din, legge ved filer og kommunisere frem og tilbake i kommentarfeltet.

Du kan også legge til en overvåker til prosjektet ved å klikke på øyesymbolet øverst i høyre hjørne. Å gjøre dette er omtrent som å CC'e noen i en e-post.

Når lagkameraten din begynner å jobbe med oppgaven, endrer de statusen til i prosess for å vise at det er i gang og fullstendig når de er ferdige. ClickUp skjuler automatisk fullførte oppgaver, men du kan se dem når som helst ved å klikke show stengt i øverste høyre hjørne.

Husk at hvem som helst kan tildele prosjekter i ClickUp, så prosjektforespørselstavlen vil fungere begge veier. På den måten, hvis du har en kollega som trenger din hjelp med noe, kan de lage en oppgave for deg også.

I slekt: Hva er ClickUp? De beste prosjektledelsesfunksjonene

Hvis du jobber med et stort team og finner at prosjektforespørselstavlen er for travel, kan det være lurt å lage separate for hver avdeling. Du kan også lage prosjektforespørselstavler for enkeltpersoner hvis bedriften din har mange oppgaver eller noen trenger litt ekstra en-til-en-fokus.

I tillegg, hvis du finner ut at du har noen visuelle folk på laget ditt, kan det være lurt legge til en tavlevisning som bruker et kortsystem i stedet for en liste.

Fokuser med en prosjektforespørselstavle

Å lage en prosjektforespørselstavle er et raskt prosjekt som både nybegynnere og erfarne ClickUp-brukere kan ta på seg. Å bruke en vil ikke bare bidra til å begrense hopping mellom e-poster og meldinger når du delegerer oppgaver, men det kan også redusere tiden du bruker på møter, planlagte eller ikke.

Bare sørg for å forklare teamet ditt hvordan det fungerer, og la dem vite at de også kan be om hjelp fra deg eller hverandre når de trenger det.

ClickUp vs. Idé: Hva er best for prosjektsamarbeid?

ClickUp og Notion er to av de beste prosjektsamarbeidsverktøyene der ute. Finn ut hva som er best for deg.

Les Neste

Om forfatteren