Hvordan nummerere rader i Microsoft Excel

Formatering av data i Microsoft Excel kan være vanskelig, spesielt når du trenger å endre et stort datasett som allerede er fylt ut. Nummerering av radene i Excel er et eksempel på slik formatering.

Hvis et datasett er lite og kontinuerlig, kan man enkelt nummerere radene manuelt eller ved automatisk utfyllingssekvens. Når datasettet er stort og inkonsekvent, må noen data legges til eller fjernes fra midten, eller når du trenger å filtrere dataene i en spesifikk kolonne, blir nummereringen rotet til.

La oss utforske forskjellige måter å nummerere rader med konsistente og inkonsistente (tomme rader) datasett i Microsoft Excel.

1. Nummerering av rader i et konsistent datasett i Excel ved hjelp av fyllhåndtak og fyllserier:

Å bruke fyllhåndtaket eller fyllserien er den enkleste måten å nummerere rader når du har et konsistent datasett uten tomme rader.

For bedre forståelse, la oss bruke begge måter å nummerere rader på et datasett vist nedenfor:

Følg disse trinnene for å nummerere rader med Fill Handle:

1. Sette 1, 2 og 3 i celler A2, A3 og A4.
2. Velg cellene A2 gjennom A4.
3. EN pluss-ikonet vil vises nederst til høyre i den sist valgte cellen når markøren holder over den.
4. Hvis du klikker to ganger på den, nummereres alle de sammenhengende radene under den.

Derfor, hvis ingen tomme rader vises i hele datasettet, er det en rask metode for å nummerere rader. Fill Handle fungerer imidlertid ikke i disse to tilfellene:

1. Når fyllhåndtaket støter på en inkonsekvens (en tom rad), stopper den automatisk.
2. Hvis den tilstøtende kolonnen der du bruker Fill Handle er tom, vil den ikke fungere.

Det er imidlertid en løsning på dette, nemlig manuell automatisk utfylling av sekvensen. På denne måten, selv om det er en inkonsekvens i datasettet eller den tilstøtende kolonnen er tom, kan du fortsatt nummerere radene helt til slutten.

Automatisk utfylling er så enkelt som å dra det nedre høyre hjørnet av valgte celler der plusstegnet vises og utvide det til slutten.

Men denne metoden er ikke levedyktig på grunn av følgende årsaker:

1. Den nummererer også eventuelle tomme rader som kommer i veien, noe vi selvfølgelig ikke ønsker.
2. Manuelt dra et datasett til bunnen blir problematisk hvis datasettet er omfattende.

Alternativt kan du bruke Fill Series-metoden hvis du ikke vil manuelt dra sekvenser i et stort datasett, men fortsatt vil ha autofyll data til slutten. La oss se på hvordan det fungerer.

1. Merk det totale antallet fylte rader i datasettet ved å trykke CTRL + End.
2. I celle A2, Tast inn 1.
3. Plukke ut Serie fra Fylle dropdown i Redigering delen av Hjem fanen.
4. Velge Kolonner i Serie i og Lineær i Type.
5. Sett Stoppverdi til totalt antall fylte rader og Trinnverdi til 1.
6. Klikk OK.

Radene vil automatisk nummereres opp til den sist fylte, inkludert de tomme. Selv om det eliminerer manuell dra og ikke slutter å fylle på den tomme raden, vil den ikke fungere når du lager profesjonelle regneark siden den nummererer tomme rader, noe vi ikke vil ha.

Videre, siden begge metodene er statiske, må du omnummerere den hvis du sletter en rad og flytter eller erstatter den. Likevel er begge metodene enkle å bruke og fungerer bra når dataene er konsistente.

I SLEKT: Slik fjerner du tomme rader i Excel på den enkle måten

La oss se på hvordan du nummererer inkonsistente datasett med tomme rader ved å bruke funksjonene COUNTA og IF.

2. Bruke COUNTA- og IF-funksjoner for å nummerere rader i et inkonsekvent datasett

COUNTA-funksjonen hopper over tomme rader mens de nummererer de utfylte i rekkefølge. For å se hvordan det fungerer, la oss bruke det på et inkonsekvent datasett:

1. Tenk på følgende datasett:
2. Fyll inn følgende formel i cellen A2:

   =HVIS(ISBLANK(B2),",",COUNTA($B$2:B2))

3. Bruk autofyll, fyll ut de resterende cellene nedenfor.

Du kan se at den hoppet over de tomme cellene mens den kun nummererte de fylte i rekkefølge. Her bestemmer HVIS-funksjonen om den tilstøtende cellen er tom. Den lar radene være tomme hvis tilstøtende celler er tomme og teller dem hvis de er fylt.

Dessuten er denne metoden for å nummerere rader dynamisk, så når du legger til, erstatter eller fjerner en rad, vil nummereringen automatisk bli oppdatert.

Men hva om du trenger å fylle datasettet og ønsker å opprettholde radnumrene? I dette tilfellet vil ikke kombinasjonen av IF og COUNTA hjelpe, og heller ikke Fill Handle eller Fill Series.

Deretter kan du gå for en annen tilnærming, ved å bruke SUBTOTAL-funksjonen for å opprettholde radnummerering i dataarket mens du filtrerer data.

3. Bruke SUBTOTAL-funksjonen

La oss se SUBTOTAL-funksjonens syntaks før vi bruker den på datasettet.

=SUBTOTAL(funksjonsnummer, område 1, [område 2..])

Område 1 angir rekkevidden til datasettet der funksjonen skal brukes. De funksjonsnummer indikerer hvor ønsket funksjon er plassert i listen, som vist nedenfor.

Følg disse trinnene for å nummerere rader med SUBTOTAL:

1. Gå til cellen A2.
2. Der skriver du inn følgende formel:

   =SUBTOTAL(3;B2:$B$2)

3. Fyll ut sekvensen for å fylle inn oppføringer i cellene nedenfor.

Nå, som vist nedenfor, når du filtrerer dataene i en annen kolonne, vil radnummereringen endres automatisk i riktig rekkefølge.

Sammenligning av bruken av hver metode

La oss kort se på hvor alle tre metodene er nyttige:

1. Så lenge du har konsistente data uten tomme rader, kan du bruke Fill Handle eller Fill Series for å nummerere radene.
2. Hvis dataene er inkonsekvente, og du bare trenger å nummerere radene (uten å filtrere dem senere), kan du bruke den andre metoden for å kombinere COUNTA-funksjonen med en HVIS-funksjon.
3. SUBTOTAL-funksjonen vil fungere når du trenger å filtrere data mens du opprettholder radnummerering.

I SLEKT: Slik setter du inn flere rader i Excel

Nummer rader enkelt i Microsoft Excel

På denne måten, uansett om dataene er konsistente eller ikke, kan du enkelt nummerere radene. Velg den metoden som passer best for dine behov.

I tillegg til disse tre metodene kan du også bruke ROW-funksjonen og lage en Excel-tabell for å nummerere rader, men hver av disse tilnærmingene har sine begrensninger.

Er det alltid en kamp å administrere flere regneark med endeløse rader og kolonner? Du kan enkelt gruppere rader og kolonner, slik at dataene er enklere for deg å håndtere og enklere for kunder og kolleger å navigere. Bruk dem i regnearkene dine for å få dem til å se mer profesjonelle ut.

Hvordan gruppere rader og kolonner med konturer og delsummer i Excel

Lær hvordan du grupperer rader og kolonner i Excel for å gjøre det enklere for brukere å få tilgang til sammendragsrapportene dine.

Les Neste

Om forfatteren