Hvordan unngå overforbruk av kommunikasjons- og samarbeidsverktøy

Samarbeids- og kommunikasjonsverktøy er avgjørende for suksessen til ethvert prosjekt, spesielt for eksterne team. De bidrar til å øke produktiviteten og forbindelser mellom ansatte samtidig som de lar dem få tilgang til informasjon fra hvor som helst og når som helst.

Imidlertid kan for mange alternativer bli stressende, spesielt når du må starte hver arbeidsdag med å sjonglere mellom ulike verktøy for å holde deg oppdatert. Denne artikkelen vil utforske noen tips og verktøy for å hjelpe deg å bruke samarbeidsverktøy mer effektivt.

Overbelast teamet ditt med samarbeid verktøy er ikke løsningen for bedre produktivitet; tvert imot kan det føre til:

• Lavere produktivitet fordi teamet ditt bruker mer tid på å lete etter informasjon på tvers av flere plattformer enn å få oppgavene gjort.
• Forsinkede prosjekter fordi kommunikasjonen faller mellom boksene.
• Redusert samarbeid fordi noen mennesker kan slite med å gjøre seg kjent med flere samarbeidsplattformer.
• Vanskelig tilgang til informasjon når du trenger det.
instagram viewer
• Sjonglering mellom mange samarbeidsapper kan føre til kontekstbytte og lavere effektivitet.
• Bortkastede utgifter siden mange av disse programvareløsningene har overlappende funksjoner og krever en abonnementsavgift.

Så hvis samarbeidsverktøy er avgjørende for teamarbeid, hvordan kan du unngå disse problemene?

1. Prioriter teamets og bedriftens behov

Det er viktig å begynne med å innse at effektivt samarbeid ikke handler om teknologi – det handler om dine medarbeidere og hvordan de samhandler for å oppnå felles mål. Samarbeids- og kommunikasjonsverktøy kommer inn for å muliggjøre og legge til rette for dette.

Derfor bør du starte med å vurdere bedriftens behov og hva slags kultur du ønsker å bygge for teamet ditt. Videre får du en klar oversikt over hva slags oppgaver teamet ditt utfører på daglig basis og de beste måtene å samhandle med hverandre på.

For eksempel, hvis du ønsker å fremme tillit og frihet til å jobbe i fleksible timer, velge digitale løsninger som muliggjør asynkron kommunikasjon og samarbeid, som Vri og Yac, kan fungere best. Disse verktøyene gir folket ditt mulighet til å forbli fokusert under deres mest produktive tidslinje.

På den annen side, hvis teamet ditt stort sett er på farten, og du verdsetter sanntidskommunikasjon, kan verktøy som letter synkron kommunikasjon og tilbyr både skrivebords- og mobiltilgang, som f.eks. Slakk, kan være det beste alternativet.

Når du har en klar ide om dine behov og hva slags kultur du ønsker å fremme, er det lettere å begrense antallet alternativer som stemmer overens med arbeidstilnærmingen din. Å velge et verktøy bare fordi det er populært kan utilsiktet endre bedriftens kultur og operativsystem, og føre til uproduktive resultater.

2. Utnytt Workspace Suites

Etter å ha vurdert bedriftens behov og i et forsøk på å kutte ned på antall samarbeidsverktøy du bruker, har du kan starte med å se på alt-i-ett eller allsidige plattformer som tilbyr en rekke funksjoner som trengs for å betjene din virksomhet.

Disse løsningene er spesielt utviklet for å bringe alt sammen ved å kombinere essensielle funksjoner og funksjonalitet fra flere apper til en enkelt plattform, noe som fjerner bryet med å åpne flere programmer for å få tilgang til informasjon.

Ved å gjøre det bidrar de til å spare tid og penger samtidig som de gjør det enklere for alle å få ting gjort uten å gå glipp av noen oppdateringer. De er ideelle for små og mellomstore bedrifter som ikke nødvendigvis trenger de siste klokkene og fløyter, men snarere en enkel, grei løsning som hjelper dem å fungere problemfritt.

Disse verktøyene lar deg utveksle meldinger, ringe, ta notater, tildele oppgaver og til og med planlegge prosjekter – alt fra ett sted. Noen eksempler på beste arbeidsromsuiter som gir flere funksjoner for å strømlinjeforme arbeidsflyten, inkludert Spike eller Sammeside. Du kan bruke et av disse verktøyene til å samle alle aktivitetene dine.

Anta at organisasjonen din spesialiserer seg på en spesifikk arbeidslinje og flerbruksplattformen din ser ut til å være en «Kjekk i alle fag, mester i ingen." I så fall bør du vurdere å finne de best passende løsningene for individuelle funksjoner som enkelt kan integreres med hver enkelt annen.

Hvis prosjektledelse er hovedfokuset ditt, kan det være lurt å se nærmere på verktøy med funksjoner som oppretting av oppgaver og oppdrag, robuste søkefunksjoner, flere dashbordvisninger, rapportering av prosjektstatus og prosjekt maler.

I slekt: Zapier-integrasjoner som vil automatisere arbeidsflyten din for oppgavebehandling

Du bør imidlertid også vurdere prosjektstyringsløsninger som tilbyr integrasjonsmuligheter med andre verktøy, for eksempel Hive, monday.com, eller Wrike. På denne måten kan du bruke et par verktøy som passer for spesifikke formål og koble dem til for å oppnå enda bedre resultater.

Videre er disse verktøyene brukervennlige, noe som gjør det lettere for alle å lære og bruke dem effektivt.

4. Opprett sentralisert kunnskapsarkiv

Som vi har nevnt ovenfor, er en av de største ulempene ved å bruke for mange samarbeidsverktøy at ansatte kaster bort dyrebar tid hoppe fra en plattform til en annen for å få tilgang til informasjon eller avlytte andre kolleger med spørsmål som har blitt besvart flere ganger.

For å unngå dette kan du lagre all viktig informasjon i en sentralisert kunnskapsbase som er lett tilgjengelig fra hvor som helst. Du kan bruke en intern firmawiki verktøy som Tettra for å beholde alt fra bedriftsomfattende retningslinjer og veiledninger til spesifikk produktinformasjon. Alle med tillatelse kan legge til og redigere filer, og skape en intuitiv samarbeidsplattform som hjelper ansatte å dele informasjon med hverandre.

Tanken er at hvert teammedlem kan gå rett til denne kunnskapsbasen for å finne informasjon og få svar på spørsmål eller problemer de måtte ha.

Start reisen mot effektiv kommunikasjon og samarbeid nå

Hvis du for tiden har for mye rot når det kommer til kommunikasjons- og samarbeidsverktøy, bør du vurdere å implementere løsningene ovenfor.

Ved å bruke best mulig samarbeids digitale løsninger og strategier for din virksomhet, tar du et stort skritt mot å bli mer produktiv, spare penger i det lange løp og forbedre den generelle ytelsen.

Etter hvert som du vokser og virksomheten din blir mer krevende, kan du alltid revidere prosessene dine for å møte dine skiftende behov.

Hvordan øke produktiviteten på arbeidsplassen med kunnskapsdeling

Kunnskapsdeling på arbeidsplassen kan være kraftig, men bare hvis du skaper et miljø som oppmuntrer til det. Her er noen verktøy og tips for å hjelpe.

Les Neste

Om forfatteren