5 verktøy du kan bruke når du faller bak på jobb

Er du overveldet av antall oppgaver du må fullføre på kort tid?

Hvis ja, er sjansen stor for at du sitter fast i en posisjon der alt er viktig, og alt må gjøres nå. Og du har kanskje begynt å tenke at å leve på kaffe, være oppe hele natten og fullføre arbeidet er det eneste alternativet som gjenstår.

Heldigvis er det ikke tilfelle. Her vil vi liste opp de fem beste tingene du må gjøre når du kommer på etterskudd på jobben; og å overvelde deg selv er ikke en av dem. Så la oss begynne.

1. Kommuniser åpent og ta hjelp fra Magi

Det første du må gjøre er kommunisere åpent med sjefen din og medarbeidere. Hvis sjefen din fortsetter å tildele deg nye oppgaver, er det på tide at du møter dem og diskuterer problemet du står overfor.

Men i stedet for å fortelle dem med en gang at du har mye på tallerkenen, og at du ikke kan ta på deg mer arbeid, diskuter med dem prosjektene du jobber med. Be dem hjelpe deg med å prioritere oppgavene de vil at du skal jobbe med først.

Ved å vite dette vil sjefen din forstå situasjonen. Sjansen er stor for at de vil tildele de nye oppgavene til noen andre. Og hvis du er heldig, kan de like godt forlenge fristene for de du jobber med nå. I tillegg bør du snakke med kollegene dine om arbeidsmengden din, og de vil kunne komme opp med en handlingsplan for å fullføre arbeidet i tide.

Til slutt, ta hjelp. Den elektroniske plattformen, Magic, hjelper deg med å finne en virtuell assistent, som du må betale per minutt. Du kan delegere alt du trenger å gjøre til denne assistenten, men det krever ikke din ekspertise. For eksempel bestille avtaler, undersøke noe, eller til og med bestille mat og kaffe.

Bortsett fra det kan du leie assistenter til svært billige priser fra nettsteder som Upwork eller Fiverr for mer komplekse oppgaver. De kan hjelpe deg med å fullføre noen av deloppgavene til prosjektet som du enkelt kan delegere – for eksempel å redigere eller korrekturlese et innhold.

2. Prioriter oppgaver med Trello

Når du har kort tid, og alt virker presserende, er prioritering nøkkelen.

Så, prioritere oppgavene basert på fristene og tiden det vil ta å fullføre dem. For eksempel hvis du har fire dager igjen til å levere en oppgave som vil ta 4-5 timer å fullføre og en ukes frist for et annet prosjekt som kan ta deg 18-20 timer å fullføre, prioriter tidligere. Du kan også dele opp den lengre oppgaven i flere underoppgaver for å gjøre det enklere for deg.

Når du er ferdig med å prioritere, bruk Trello for å få disse underoppgavene og oppgavene på oppgavelisten din med en forfallsdato du angir for hver av dem.

Plattformen er gratis for individuell bruk og lar deg lage flere tavler og kort og liste opp oppgavene dine under dem. Hvis du for eksempel må sende inn et prosjekt X innen denne uken og prosjekt Y innen neste uke, bør du vurdere å lage to kort på Kanban-styret til Trello og liste opp alle underoppgavene du trenger å fullføre med forfallsdatoer før den endelige innleveringen Dato.

Du kan også legge til andre teammedlemmer på listen. Nevn dem, tildel oppgaver og diskuter ting i kommentarfeltet om nødvendig. Hvis du leie en virtuell assistent, kan du direkte tildele dem oppgaver fra Trello og vite om ting kjører i tide.

3. Tilbakestill hjernen din med guidet meditasjon

Når du henger etter på jobb, kan du være våken til sent på kvelden, sluke den ene kaffen etter den andre og jobbe til øynene dine ikke klarer å følge med. Men tenk om igjen; hjernen og kroppen vår trenger å fylle drivstoff. Tar en hel natts søvn vil hjelpe deg med å oppdatere og jobbe med din beste hastighet. På den annen side kan det å unnlate å gjøre det resultere i middelmådig ytelse.

Men når du kommer på etterskudd på jobben, virker det forsvarlig å stresse og ikke få sove. Men du kan fikse det. Alt du trenger å gjøre er å komme til kontoret to timer tidligere dagen etter for å fullføre den ventende oppgaven. Reserver også noen timer i helgene for å fullføre arbeidet.

Med det i tankene er det mulig å sove uten angst. For å gjøre det enklere, utfør guidet meditasjon. Last ned Calm-appen eller lagre YouTube-videoen nedenfor og spill den av når du ligger i sengen.

Nedlasting: Rolig for Android | iOS (Gratis kjøp i appen tilgjengelig)

4. Utsett produktivt med FocusMe

Når du er overveldet, utsetter du. Det er den enkleste flukt fra alle verdens problemer. Men det kommer med en større pris å betale. Men hva om du kunne utsette og fortsatt være i stand til å stryke ut ting fra oppgavelisten din?

Bare reverse engineer hvordan utsettelse fungerer. Start med å blokkere unødvendige ting som kan friste deg mens du utsetter deg og arbeid med de mindre deloppgavene du må gjøre. Plattformen FocusMe kan hjelpe med å blokkere unødvendige ting fra skrivebordet eller Mac-en, og Trello kan hjelpe med å liste opp elementene som skal gjøres for produktiv utsettelse.

På den måten vil du være produktiv og få ting gjort, selv mens du utsetter. Motivasjon kommer fra handling, og det er aldri omvendt. På den måten, når du begynner å føle deg litt rar ved å jobbe med de lavprioriterte oppgavene, vil du føle kløen etter å komme tilbake til de viktigere.

5. Ta produktive pauser

Bortsett fra å jobbe ekstra timer og somle, er det like viktig å ta produktive pauser. Du kan enten vurdere å ta en pause hvert 90. minutt eller etter å ha fullført en oppgave helt.

I disse pausene bør du vurdere å spise noe sunt, gjøre noe som slapper av, liker å høre på musikk eller gå en tur.

Du må imidlertid unngå å kaste bort disse pausene ved å sjekke e-postene dine eller sosiale medier. For å få det til å fungere, bør du vurdere å bruke 20–30 minutter på å svare på alle nødvendige samtaler før du starter arbeidet. Deretter slår du av varslene.

Du må også sørge for at du holder styr på tiden mens du er på pause. Så still inn en tidtaker på telefonens vanlige Klokke-app og kom tilbake til skrivebordet ditt så snart fritiden din er over.

I slekt: Hvordan stille inn en app-timer på Android for å kontrollere skjermtiden

Ikke stress med å falle bak på jobb

Nå må du ha forstått at det er mulig å fullføre arbeidet uten å bli overveldet. Alt du trenger å gjøre er å kommunisere åpent, prioritere oppgavene dine, sørge for at du tar skikkelig søvn og pauser, og dra nytte av utsettelse.

Disse kan virke små tips, men de kan gjøre underverker når du følger dem riktig.

De 7 beste appene for å få prosjektene dine gjort raskere

Hvis du vil øke hastigheten på arbeidsflyten og fullføre prosjekter i tide, her er noen av de beste appene du kan bruke.

Les Neste

Om forfatteren