Slik bruker du tavlevisningen i Microsoft 365s kalender

Alle sliter med å finne informasjon noen ganger, selv innenfor sine egne filsystemer og apper. Kalenderen i Microsoft 365 for nettet inneholder et ofte oversett verktøy som kan hjelpe.

Board View lar deg administrere tidsplanen og oppgavene dine på ett sted, samtidig som du raskt kan få tilgang til relaterte filer, notater og huske mål. Den utfører mange av de samme prosjektledelsesrelaterte oppgavene som Trello og OmniFocus. Men for folk som bruker Microsoft 365, kan det tjene som et organisatorisk kraftsenter.

Slik bruker du Board View i Microsoft 365

Board View er tilgjengelig i Microsoft 365 på nettet. Åpne Outlook-kalenderen og klikk på hva som helst utsikt du bruker (dag, uke, måned). Nederst i rullegardinmenyen ser du Borde.

Klikk på Misligholde for å få frem hovedkalenderen og alle oppgavene dine. Alternativt kan du klikke Nytt styre å lage et styre med fokus på et spesifikt prosjekt.

Board View åpner et lerret som du kan klikke på for å flytte rundt. Du kan zoome inn med Ctrl + ] og ut, Ctrl + [. Hjelpsomt har Board View mange hurtigtaster for å navigere raskt rundt.

Du vil sannsynligvis se et par widgets forhåndslastet når lerretet lastes. Du kan endre størrelsen på disse og flytte dem rundt på lerretet. For å legge til flere widgets, klikk på Legg til styret øverst til venstre. Du vil se følgende widgets i rullegardinmenyen:

• Kalender
• Merk
• Liste over gjøremål
• Samling
• Mål
• Fil
• Link
• Vær
• Klokke
• Person
• plassering

Klikk på en av disse widgetene for å legge dem til på lerretet. For å fjerne en widget, klikk på tre prikker på toppen og velg Fjern fra brettet.

I slekt: De beste Trello-power-upene for å maksimere teamsamarbeidet ditt

Hver av Board View-widgetene har sine egne bruksområder for prosjektstyring.

1. Kalender

Kalenderwidgeten kan virke selvforklarende. Du kan endre visninger for å se din overordnet agenda, arbeidsuke, uke eller måned. Et dypere blikk avslører ytterligere tilpasningsmuligheter som er verdt å merke seg.

Det er ikke bare muligheten til å lage en kalender for et spesifikt prosjekt. Du kan abonnere på en kalender utenfor Microsoft 365 via en lenke, eller laste opp en kalender fra en .ics-fil.

I et nikk til den geografisk spredte naturen til moderne arbeid, er det mulig å legge til internasjonale helligdager fra land rundt om i verden. En spesielt nyttig planleggingsfunksjon, dette betyr at arbeidere i USA ikke lenger må bli overrasket over å oppdage at de europeiske kollegene deres er ute av kontoret igjen på enda en ferie!

Du kan også legge til kalendere for TV-serier og sport du følger, nyttig for å avgjøre hva som kan være verdt å se.

2. Merk

Notater opprettet i Board View vil også komme opp i OneNote-feeden din. Du kan gjøre grunnleggende formatering av teksten i hvert notat og sette inn et bilde. Det er til og med mulig å gjøre brettet ditt litt livligere ved å endre fargen på hver tone.

Du kan også tilordne en forfallsdato til notater. Merk den komplett eller fjern forfallsdatoen, alt i Board View.

3. Liste over gjøremål

Oppgaveliste-widgeten er ment å fungere som et knutepunkt, som viser oppgaver som er lagret i Microsofts To Do-app og notater med forfallsdatoer. Oppgavelisten synkroniseres med To Do, slik at du kan se oppgaver fra et gitt styre i den appen. Hvert styre får sin egen liste.

Oppgaver du oppretter i en Board View-liste i To Do vil synkroniseres med den Tasks List, en av de få mobilvennlige elementene i dette verktøyet, som vil bli diskutert nedenfor.

4. Samling

Du kan opprette en samling for å gruppere relaterte widgets sammen. Dette kan være spesielt nyttig hvis du jobber med et prosjekt med flere trinn eller en lang tidsramme.

Etter å ha plassert en samling på lerretet, kan du dra andre widgets inn i den. Samlingen utvides etter hvert som du legger til widgets. Du kan navngi hver samling du lager.

5. Mål

Denne funksjonen er rettet mot å holde deg fokusert. Du kan legge til mål på Board View-lerretet ditt, eller til individuelle samlinger.

Tilordne en forfallsdato og en nedtelling med antall dager igjen vil vises. Målet blir automatisk lagt til i kalenderen din. Du kan også endre bakgrunnsfargen til hvert mål.

6. Filer

Vil du hoppe inn i en bestemt fil? Du kan legge det til som et miniatyrbilde og lenke direkte til lerretet eller en samling.

Dette er en sanntidsbesparelse ettersom det slår å klikke rundt i OneDrive eller til og med søke etter en fil etter navn. Hvis du samarbeider med kolleger eller familiemedlemmer, kan du sikre at de har tilgang til riktig fil ved å plassere den rett på lerretet.

Her kan du legge en lenke på lerretet. Sidetittelen og et bilde trekkes inn på tavlen. Igjen, verktøyet her er å sette informasjon som er relevant for prosjektet ditt på ett sted, noe som gjør lenkefunksjonen fin å ha.

8. Vær og klokke

Disse to er flotte når du jobber med et internasjonalt spredt team. Du kan legge til gjeldende vær og lokal tid på et annet sted.

Funksjoner som disse kan på sitt beste gi deg kontekst om en annen person, og i det minste sørge for at du ikke ringer dem midt på natten.

9. Person

Vil du kontakte den personen raskt? Du kan legge til kontaktinformasjonen deres direkte i Canvas, noe som gjør dem bare et par klikk unna. Funksjonen er spesielt god hvis prosjektene dine involverer ekstern støtte som ikke er i firmakatalogen.

10. plassering

Plasseringsfunksjonen er også god for å forstå andres situasjon, siden den lar deg lagre adresser direkte inn i lerretet. Du kan senere kopiere adressen eller åpne veibeskrivelsen til stedet ved å bruke Bing-kart.

I slekt: Hvordan bruke PowerPoint Speaker Coach for å forbedre presentasjonsferdighetene dine

Board View mangler på mobil

Board View har mange sterke prosjektstyringsfunksjoner. En stor fallgruve er imidlertid mangelen på mobilintegrasjon, selv om verktøyet er ment å gi en 360 graders titt på hva du må gjøre.

Du kan se Board View-oppgaver i To Do, mål i Kalender og notater i OneNote. Likevel, å ikke ha et mobilalternativ for Board View gjør at det føles som et verktøy som fortsatt er under utvikling.

Å ikke ha en sterk mobilkapasitet for et verktøy som inkluderer plasseringsfunksjoner øker dette inntrykket og reiser noen spørsmål om Microsofts forpliktelse til å opprettholde Board View. Heldigvis er ikke Microsoft så raske til å drepe verktøy, i motsetning til konkurrenten Google, som er beryktet for å starte prosjekter og deretter drepe dem.

Board View bringer det hele sammen

Board View tilbyr en oppslukende oversikt over prosjektene dine på ett sted. Selv om mangelen på en dedikert mobilapp er frustrerende, hvis du bruker Microsoft 365 på nettet, er det et funksjonsrikt verktøy for å administrere det du trenger for å få gjort.

5 tidsbesparende fordeler ved å bruke prosjektstyringsprogramvare

Ved å bruke prosjektstyringsprogramvare kan du holde alt organisert på ett sted, og spare tid. Her er noen av de tidsbesparende fordelene.

Les Neste

Om forfatteren