Slik planlegger du enkelt et prosjekt ved hjelp av Dropbox-papir

Prosjektplanlegging kan være kjedelig og overveldende, spesielt når det krever at hele teamet ditt samarbeider om separate oppgaver, idédugnad og mer.

Heldigvis finnes det tekniske verktøy der ute som kan forenkle prosjektplanleggingsprosessen. Og best av alt, noen av dem er gratis. Dropbox Paper er et gratis dokumentopprettings- og redigeringsverktøy som tilbys gjennom Dropbox. Alt du trenger er en Dropbox-konto.

Planlegging av prosjekter med Dropbox-papir

Dropbox papir har alle verktøyene du trenger for enkelt og raskt å planlegge prosjekter. Du kan for eksempel bruke tidslinjeverktøyet til å angi datoer for oppgaver og til visualisere hele prosjektet ditt.

Du kan også lage gjøremålslister og merke spesifikke teammedlemmer som er ansvarlige for hver oppgave. Den beste delen? Du kan gjøre alt dette i ett enkelt dokument, noe som gjør det enkelt å holde styr på alle detaljene.

Dropbox-papir er brainstormvennlig

Før vi dykker inn, ønsker vi å dele dette: Du trenger ikke å ha funnet ut av hele prosjektet før du bruker disse verktøyene. Det kan også hende du vil

lær mer om hva Dropbox Paper faktisk er.

Det er enkelt å samarbeide med teamet ditt for å brainstorme på prosjekter mens du planlegger dem. Alle medlemmene i teamet ditt kan se og redigere Dropbox Paper-dokumenter samtidig.

Utvikle tidslinjer ved å bruke prosjekttidslinjen

La oss først lage en grunnleggende prosjekttidslinje. Åpne et nytt Dropbox Paper-dokument og navngi det i henhold til prosjektet ditt. Følg deretter disse trinnene:

1. Nederst i dokumentet vil du se Dropbox Paper-verktøylinjen. Velg tidslinjeikonet, som ser ut som en miniatyrkalender.
2. Tidslinjen din vises. Deretter velger du pilen ved siden av 2 uker for å velge lengden på prosjektet ditt.

Sette milepæler

Det neste trinnet er å sette prosjektmilepælene du vil at teamet ditt skal fullføre i løpet av prosjektet. Å gjøre slik:

1. Hold markøren over datoen, og a Flaggikon vil dukke opp. Velg den.
2. Gi navn til milepælen din.

Hvis du angir en milepæl feil eller bare ønsker å fjerne en, klikker du på milepælen på tidslinjen og velger søppelbøtteikonet.

Legger til oppgaver

Med alle milepælene dine angitt, vil du nå gå gjennom og legge til spesifikke oppgaver innen forfallsdatoen. Dette er oppgavene du må fullføre for å nå hver milepæl.

1. Hold markøren over den tomme plassen under hver dato for å lage et grått område. Velg den for å åpne Nytt element-vindu.
2. Skriv inn oppgavenavnet ditt og legg til en beskrivelse av oppgaven om nødvendig.
3. Tilordne oppgaven ved å velge Tilordne ikon (kroppen med en sirkel rundt).

Hvis du vil trekke oppmerksomhet til spesifikke oppgaver, kan du fargekode dem ved å velge Palettikon øverst til høyre i vinduet. Du kan for eksempel farge prioriterte oppgaver i rødt.

Organisere oppgaver ved å bruke gjøremålslisten

Hvis du vil gi avkall på tidslinjen, kan du bruke To-Do List-verktøyet. Eller du kan bruke gjøremålslisten med tidslinjeverktøyet for å organisere prosjektoppgaver ytterligere.

Du kan for eksempel plassere viktige milepæler i tidslinjen og oppgavene dine med datoer i gjøremålslisten. Når oppgavene er fullført, merker du bare av i boksen ved siden av oppgaven.

Slik setter du opp en gjøremålsliste:

1. Velg Ikon for gjøremålsliste (som ser ut som en hake) i verktøylinjen nederst på skjermen.
2. Skriv inn navnet på oppgaven din.
3. Velg datoen og skriv inn en dato.
4. Hvis du vil tilordne oppgaven til noen i teamet ditt, velg Tilordne ikon og skriv inn navnet eller e-postadressen deres.

Det er det! Hvis du ønsker å kommentere spesifikke oppgaver, kan du gjøre det ved å velge Kommentarikon (som ser ut som en snakkeboble) ved siden av oppgaven.

Tilleggsfunksjoner for prosjektplanlegging

Etter å ha fylt ut prosjekttidslinjen og gjøremålslisten din, er du godt i gang med å planlegge det perfekte prosjektet. Hvis du ønsker å ta prosjektplanleggingen enda lenger, her er noen tilleggsfunksjoner som kan være nyttige.

Dokumentmerking

Har du flere dokumenter for hvert prosjekt du jobber med? Dette kan fort bli forvirrende og frustrerende for teamet ditt. Den enkleste måten å organisere prosjektdokumentene på er via tagging.

Tagging (#) lar deg plassere en kode på dokumentene og filene dine, slik at du enkelt kan finne dem i søk. Slik merker du dokumentene dine:

1. Finn dokumentet eller filen du ønsker å merke i Dropbox og velg den.
2. I vinduet til høyre legger du til en kode i Legg til en tag eske.
3. Bruk koder som er beskrivende for prosjektet ditt. For eksempel vil #March2022MarketingCampaign fungere i dette eksemplet.

Når du vil finne dokumenter med taggene dine, skriv inn taggen i Dropbox-søkefeltet.

Mal for prosjektplanlegging

Vil du ikke måtte lage et prosjekt i Dropbox fra bunnen av? Dropbox gjør det enkelt med prosjektplanleggingsmalen du kan finne her.

Bare velg Bruk mal, og malen åpnes i Dropbox Paper-kontoen din. Denne malen inneholder både en gjøremålsliste og en tidslinje, samt annen informasjon som prosjektinformasjon.

Fyll inn informasjonen din, så er du i gang. Den er også fullt redigerbar, slik at du kan gjøre endringer for å passe dine spesifikke behov.

En annen fin måte å holde prosjektfilene sammen på er å koble disse filene til hovedprosjektdokumentet.

For å bruke denne funksjonen, åpne prosjektplanleggingsdokumentet. Følg deretter disse trinnene:

1. I verktøylinjen velger du Sett inn Dropbox-filer-ikonet, som ser ut som en åpen boks.
2. Bruk søkefeltet til å finne filen du ønsker å sette inn i dokumentet. Dette kan være alt fra kontrakter til presentasjoner. Du kan også laste opp dokumenter ved å velge Last opp filer.
3. Marker dokumentet og velg Velge.
4. Filen, dokumentet eller bildet vil bli satt inn i dokumentet ditt. Du kan også klikke på filen for å åpne den videre og se den i fullskjerm.

Hva annet kan du gjøre med Dropbox-kontoen din?

Dropbox Paper er et flott verktøy for alt fra planleggingsprosjekter til å lage dokumenter komplett med visuelle elementer. Så hva annet kan du gjøre med Dropbox-kontoen din? Himmelen er grensen.

3 unike og kreative bruksområder for Dropbox-kontoer

Dropbox-kontoer har en rekke unike bruksområder du kan nyte med delingsverktøy og tredjepartsverktøy. Her er noen du kan prøve...

Les Neste

Om forfatteren