Hvordan skissere en arbeidsflyt i Notion

Enten det er kreativitet, konstruksjon, administrasjon eller noe annet, vil du ofte finne deg selv med repeterende oppgaver i ethvert arbeidsmiljø. Å lage en etablert arbeidsflyt vil hjelpe deg og kollegene dine med å komme inn i en rytme, spesielt når du tar med noen nye.

I denne artikkelen vil vi lede deg gjennom å skissere en arbeidsflyt i Notion slik at du og teamet ditt vet statusen og trinnene for hver oppgave du jobber med.

Fordelene ved å skissere en arbeidsflyt i Notion

Å legge ut arbeidsflyten din i Notion vil hjelpe teamet ditt med å visualisere og huske trinnene de må ta når de starter eller fullfører en oppgave. Det vil også hjelpe alle å vite hvilket stadium en bestemt oppgave er på.

For eksempel, hvis det å skrive blogginnlegg er en tilbakevendende oppgave, kan du dele den kreative prosessen inn i fire trinn: utkast, redigering, bilder og opplasting. Når skribenter i teamet ditt fullfører et utkast, kan de markere sin del av oppgaven som fullført på tavlen og angi den som er ansvarlig for redigeringen som oppdragsgiver.

Selv om du jobber alene, er dette en utmerket måte å spore fremgangen din, fordi du vil ha en mer detaljert oversikt over arbeidsmengden din. Det hjelper også å dele opp en større gjøremål i mindre handlingselementer, noe som kan bidra til å forhindre overveldelse.

Skissere en arbeidsflyt i begrepet med statuser

Ved hjelp av en enkel tabelldatabase i Notion vil gi deg en fortettet oversikt over arbeidsflyten din. Du kan raskt se hvilket trinn hver oppgave er på, sammenligne den med forfallsdatoen og sjekke hvem som jobber med den uten å måtte rulle mye.

I dette eksemplet representerer hver kolonne et trinn i skriveprosessen. For å komme i gang, bestem deg for hvilke trinn du vil dele de tilbakevendende oppgavene dine inn i og lag en ny side ved å velge alternativet nederst til venstre i Notion. Når du er på den nye siden din, i stedet for å velge en mal, kan du hente frem kommandoene ved å bruke skråstreken og velge Tabelldatabase - Inline.

De Navn kolonnen vil være der du legger oppgavenavnet ditt, og den ekstra kolonnen som vises kan du slette. Deretter legger du til en ny kolonne ved å velge legg til-symbolet øverst til høyre i tabellen, og i Eiendomstype meny, velg plukke ut.

Klikk inn i cellen nedenfor og skriv inn en status du vil bruke, og Notion vil gi deg en melding om å gjøre den om til en alternativ. Derfra kan du endre fargen ved å bruke de tre prikkene ved siden av.

Opprett alle statusene du vil bruke ved å følge de samme instruksjonene, og klikk på kolonnetittelen for å få frem menyen og duplisere den til du har én kolonne for hvert trinn. Navngi dem deretter.

Nå, mens du og kollegene dine går, kan du bruke statuser til å kommunisere hvilket trinn du er på og hvordan det går. Så i stedet for bare å merke oppgaven som utført, kan du vise teamet ditt at du jobber med et element uten å si det.

Eksemplet bruker å gjøre for å vise at ingen jobber med det ennå, i prosess å si at det er i gang, fullstendig for å vise at det er gjort, på vent for å la andre få vite at den er satt på pause, og sittende fast for å indikere at mottakeren trenger hjelp.

I slekt: Notion tastatursnarveier for Windows og Mac

Hvis teamet ditt trenger å kommunisere detaljer, kan de kommentere på oppgavesiden ved å klikke på navnet og åpne det. Det tomme feltet nedenfor er det ideelle stedet for innledende detaljer. Kommentarfeltet er optimalt for å stille spørsmål, kommunisere at du leverer prosjektet eller komme med forslag.

Å ha disse samtalene i Notion vil også gi alle tilgang til informasjonen, i stedet for å begrense tilgangen i en direktemelding eller gå seg vill i en gruppechat.

Selv om du jobber alene, er det nyttig å bruke statuser og legge igjen kommentarer når du skal velge en oppgave.

Skissere en arbeidsflyt i begrepet med sjekklister

Hvis du er en fan av å holde det enkelt og foretrekker bare å la andre få vite at en oppgave er fullført, kan du skissere arbeidsflyten din ved å bruke sjekklistekolonner. Å gjøre det er også en utmerket måte å spare plass på hvis du trenger å inkludere mange kolonner i arbeidsflyten. Det er imidlertid best å holde dem på et minimum hvis du kan.

Du legger til sjekklistekolonner på samme måte som du ville a velg kolonne ved å klikke på legg til-knappen i øverste venstre hjørne av tabellen, og alt du trenger å gjøre er å gi dem et navn.

Ved å bruke disse vil du fortsatt få en rask oversikt over hvor du og teamet ditt er med oppgaver, med et litt mindre rotete utseende av tekst i statusene. Det er spesielt flott for lag som kanskje vil at prioritetsnivået skal skille seg ut over alt annet.

I slekt: ClickUp vs. Idé: Hvilken er best for prosjektsamarbeid

Du kan også fortsatt kommunisere i kommentarene, selvfølgelig, men statusen til hvert trinn er ikke fokus - bare om det er komplett eller ikke.

Andre elementer du kanskje vil inkludere i begrepsarbeidsflyten din

Noen andre kolonner du kanskje vil inkludere i Notion-arbeidsflyten din er en lenkekolonnen hvis prosjektene dine er i en stasjon eller online programvare eller en filer og mediespalte hvis du leverer dokumenter frem og tilbake.

Hvis du finner ut at du ikke vil en bestemt egenskap for å vises som en kolonne i databasen din, husk at du kan skjule den fra tabellen, men den vil fortsatt vises i egenskapslisten når du klikker deg inn på et prosjekt.

Å legge til notater på siden over eller under tabellen vil også hjelpe deg og kollegene dine å lære og huske trinnene i arbeidsflyten din.

Å gjøre dette er spesielt nyttig for å ta med nye teammedlemmer, siden de kjenner alle trinnene, og instruksjonene dine vil fortelle dem nøyaktig hva de må gjøre når de kommer til neste.

Kom inn i en rytme med forestillinger

Ved å skissere en arbeidsflyt i Notion, tar du gjettingen ut av en prosess og deler opp større prosjekter i mindre, organiserte milepæler. På denne måten vil du og teamet ditt ha alt på ett sted, og ingen trenger å lete.

Hvis du ennå ikke har sjekket ut Notion, lar tilpasningen og enkelheten deg administrere ethvert prosjekt. Men hvis du føler deg fast, kan du begynne med noen av de mange malene og lære mens du går.

Hvordan komme i gang med Notion: 7 viktige tips og triks

Notion er et av de beste produktivitetsverktøyene, og det vokser raskt. Her er noen triks og tips du kan bruke for å komme i gang.

Les Neste

Om forfatteren