De 5 beste dokumentsamarbeidsverktøyene for eksternt arbeid

Med boomen i å jobbe hjemmefra, er team sterkt avhengige av samarbeidsverktøy for å fortsette å jobbe eksternt. Det er flere tilgjengelige verktøy for å administrere eksterne team, spore fremgangen deres, arrangere virtuelle møter og holde kontakten for å hjelpe dem med å holde seg produktive.

På samme måte har dokumentsamarbeid en like viktig plass for effektiv kommunikasjon. For å gjøre dokumentoppretting, deling og samarbeid mer strømlinjeformet, her er noen av de beste dokumentsamarbeidsverktøyene du bør prøve.

For dokumentsamarbeid er Google Dokumenter det beste valget. Det hjelper å ligge i forkant av samarbeidsspillet uten å koste en krone. Det eliminerer både avsender og mottakers frustrasjoner ved å tilordne unike lenker for hvert dokument og lar brukere sømløst dele dem med ett klikk.

Den samarbeidende dokumentdelingsfunksjonen i Google Dokumenter lar flere brukere redigere det samme dokumentet, spor og godta forslag, og se endringene synkronisert i sanntid for å holde deg oppdatert på det siste versjon. Videre lar det redaktører legge til sanntidskommentarer og forslag.

I SLEKT: Hvordan gi og begrense tillatelser i Google Dokumenter

Som dokumenteier kan du justere redigeringsrettighetene i henhold til dine behov. Du kan enten legge til folk som redaktører eller seere ved å bruke e-postadressene deres. Du kan også sette dokumentet til «Vis kun» eller «Begrenset» slik at bare personer med e-post-IDer fra samme domene kan få tilgang til det. I tillegg kan du kontrollere hvem som kan dele dokumentet ditt med andre teammedlemmer.

De fleste støter imidlertid på ett problem når de bruker Google Dokumenter. Brukere er uvitende om alternativene for invitasjon og koblinger i Google Dokumenter. Mottakeren kan laste ned, redigere og sende det mottatte dokumentet på e-post hvis de ikke vet hvordan de skal samarbeide i Google Dokumenter. Derfor, hvis det er første gang de bruker det, må du kanskje utdanne dem litt.

Notion gir deg full kontroll over deling av dokumenter. Med den kan du enkelt kontrollere hvem som kan redigere, se, kommentere eller dele Notion-sidene dine. Dokumenter kan enten deles med en enkelt person eller et helt team på en gang.

I gruppedeling kan du begrense hvem som har tilgang til dokumenter, enten hele teamet eller bare noen få medlemmer fra hele gruppen. Du kan for eksempel plassere redaktørene dine i én gruppe og gi dem redigeringstilgang til konfidensiell informasjon med ett klikk. Eller du kan gi redigeringstilgang til noen få redaktører mens du fortsatt deler dokumentet med hele redigeringsgruppen.

I SLEKT: Viktige tips og triks for å komme i gang med Notion

På venstre sidefelt holder Notion oversikt over dine private og delte sider. Som et resultat kan du raskt dra og slippe sider fra en seksjon til en annen mens du angir tilgangstillatelsene til å samsvare med de som allerede er angitt i den private sideseksjonen. De samme tilgangstillatelsene gjelder for nestesider, men du kan senere endre dem etter behov.

En administrator har også rett til enten å endre dokumenttillatelsene til et allerede delt dokument til noen få medlemmer fra den inviterte gruppen eller fjerne noen fra å ha tilgang til det. Hvis du roter bort tillatelsene for redigering, er alt du trenger å gjøre å trykke på Gjenopprett. Derfor er Notion et godt valg for små team med slik kontroll over dokumentdeling.

Notion integreres med Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp og mange andre tjenester for enkel dokumentdeling. Gratisplanen kommer med begrensninger, for eksempel antall gjester du kan invitere og holde styr på historikk. For å få maksimalt utbytte bør du vurdere å oppgradere til den betalte planen. Sjekk ut Siden for begrepspriser for flere detaljer.

Zoho Writer lar brukere også sømløst dele dokumenter for samarbeid, lik Google Docs. Det er superenkelt å dele dokumenter med teamet ditt for vurderinger mens de lar dem kommentere filene i sanntid. Når du legger igjen forslagene dine i kommentarene, vet teamet ditt hva de skal redigere og kan raskt iverksette tiltak.

Du kan til og med chatte om fremgangen din mens du jobber. Som dokumenteier kan du slå på bryteren for sporendringer, slik at hver endring som gjøres i dokumentet fra nå av, enkelt kan kontrolleres på nytt. Med Zoho Writer kan du dessuten dele dokumenter eksternt med kunder som ikke er i arbeidsområdet ditt.

Dokumenter lagres i et godt organisert skybibliotek og kan søkes og hentes raskt. I tillegg kan du enkelt integrere Zoho Writer med applikasjoner som Google Drive, Dropbox, Evernote og Zoho Mail. Dessuten har Zoho Writer et profesjonelt grensesnitt og har ikke en bratt læringskurve. Så du vil ikke ha vanskelig for å venne deg til det.

I SLEKT: Zoho Writer vs. Google Docs og Microsoft Word Online: Er det på tide å bytte?

Når det gjelder priser, er Zoho Writer gratis å bruke for enkeltpersoner. Men for å nyte ekstra fordeler som ekstra plass eller passordbeskyttelse, må du gå for betalte planer. Undersøk Prisside for Zoho Docs for flere detaljer.

Noen av de nyttige funksjonene du kan nyte med Zoho Writer er:

1. Lagring av dokumenter i sanntid.
2. Låsing av sensitive data.
3. AI-drevet skriveassistent.
4. Planlegging eller direkte publisering av artikler på WordPress.
5. Fungerer også offline.

ClickUp Docs er et annet svært effektivt verktøy for å dele dokumenter eksternt. Gjennom det fantastiske samarbeidsgrensesnittet, fullpakket med funksjoner, kan alle i arbeidsområdet samarbeide, redigere og jobbe med oppgaver samtidig.

Den tillater samarbeidsredigering i stil med Google Dokumenter. Du kan se markøren bevege seg når noen redigerer et dokument, og navnet deres vises over markøren. Ved å klikke på det gule kikkertikonet kan du også se hvem som ser på arbeidet ditt.

I tillegg synkroniseres sanntidsendringer på alle enheter for å sikre at hvert teammedlem får tilgang til den nyeste dokumentversjonen. Mens du deler dokumenter med teamet ditt, vil du ha fleksibiliteten til å holde noen dokumenter private mens andre er tilgjengelige for alle.

Ved å beskytte dokumentene dine kan du dessuten forhindre at bestemte teammedlemmer får tilgang til disse dokumentene uten å søke tillatelse fra deg. Nesting er en annen av ClickUps unike funksjoner. Den lar deg gruppere sider i et dokument, og ved å bruke Relasjonsfunksjonen kan du koble til relaterte sider i dokumentet.

Du kan også importere arbeidet ditt fra andre applikasjoner, inkludert Evernote, Google Docs og til og med Microsoft Word-dokumenter. Hvis du ser etter et svært responsivt dokumentsamarbeidsverktøy, bør du prøve ClickUp.

Dropbox Paper-plattformen er et annet avansert dokumentsamarbeidsalternativ tilgjengelig for eksterne team. Med den kan du dele dokumenter sømløst med teammedlemmer samtidig som du gir dem tilgang til dokumentet via e-postadresser.

Å tildele oppgaver til teammedlemmene dine med bare noen få klikk og umiddelbart opprette en tidsfrist rett ved siden av holder alle oppdatert. I tillegg kan du planlegge møtene dine ved å koble til kalenderhendelsene i det delte dokumentet.

I SLEKT: Prøv disse beste funksjonene til Dropbox Paper

Som samarbeidspartner kan du raskt oppdage hvilke oppgaver som er tildelt deg per dokument eller per dokument, og navigere gjennom oppgaver som er tildelt andre og de som allerede er fullført. Dessuten, i motsetning til Google Docs, støtter Dropbox Paper deling av multimediefiler, noe som gjør samarbeid mer attraktivt.

I tillegg til det lar Dropbox Paper deg importere Microsoft Word-, Excel- og PowerPoint-dokumenter og koble sammen Google Docs, Sheets og Slides-dokumenter. Så hvis du ser etter et funksjonsrikt samarbeidsverktøy for teamet ditt, prøv Dropbox Paper.

Ta dokumentsamarbeidet ditt til neste nivå

Dokumentsamarbeid har eksistert i flere tiår. Prøv verktøyene i listen for å ta dokumentsamarbeid med teamet ditt til neste nivå. For å finne ut hvilket verktøy som er best for teamet, må du få det drevet av dem og velge den løsningen som matcher teamets krav.

Har du teammedlemmer basert i forskjellige deler av verden? Å sette opp et viktig møte ville utvilsomt vært en utfordring hvis du ikke visste tidssonen. Hvis ja, bør du sjekke ut tidssonekonverterere for å gjøre jobben din enklere.

De 10 beste tidssonekonvertererne for globale eksterne team

Trenger du å jobbe med mennesker fra en annen tidssone? Bruk tidssonekonverteringsverktøy for rettidig samarbeid.

Les Neste

Om forfatteren