Hvordan administrere produktivitetens fire pilarer: tips og verktøy som kan brukes

Produktivitet er avgjørende for suksess på alle områder. Med tanke på at vi tilbringer mesteparten av tiden vår på jobb, virker det logisk at vi gjør alt for å gjøre det så effektivt som mulig.

Produktivitet kommer imidlertid ikke naturlig for alle. Faktisk er det en ferdighet du kan skjerpe gjennom øvelse. Dette er sannsynligvis grunnen til at du har lest utallige produktivitetsbøker og forsøkt forskjellige hacks og metoder.

I denne artikkelen vil vi introdusere et rammeverk som dekker det grunnleggende om produktivitet.

Produktivitetens fire søyler

De fire pilarene for produktivitet er tid, energi, konsentrasjon og kunnskap: la oss kalle det TECK-rammeverket. Selv om dette rammeverket ikke dekker alle produktivitetshack eller system der ute, omfatter det de fleste av de kritiske aspektene som du kan begynne å administrere umiddelbart.

Det er viktig at du administrerer og optimerer alle fire elementene samtidig for å maksimere produktiviteten. Det er fordi de alle jobber i et symbiotisk forhold med hverandre.

Så når du sliter med produktiviteten, kan du raskt løse problemet ved å finne ut hvilken søyle som er i ubalanse. For eksempel, hvis du har tid, energi og konsentrasjon til å jobbe med et prosjekt, men du ikke vet hvordan du skal gå frem eller mangler tilgang til viktig informasjon, kan du ikke nå toppproduktivitet.

Derfor kan du begynne med å bygge kunnskapen din og lære så mye du kan om prosjektet for å øke produktiviteten. Når du administrerer alle fire riktig, vil produktiviteten skyte i været.

La oss utforske hver pilar mer detaljert, med verktøy og teknikker for å hjelpe deg med å administrere dem:

1. Tidsfordriv

Tidsstyring er utvilsomt et av de essensielle områdene for produktivitet. Dette er fordi du bare har så mye tid på dagen, og det er viktig at du bruker den godt.

I gjennomsnitt jobber folk 8 timer om dagen. Selv om du ofte klager over at du ikke har nok tid, er det ganske mye tid til å gjøre de viktigste oppgavene dine. Hvis du prioriterer oppgavene dine og planlegger godt, vil du se at du har all tid til å være produktiv.

Så hvordan kan du gjøre det?

Du kan administrere tiden din bedre ved å utnytte din biologiske beste tid eller kronotype, eller bruk av tidsstyringsmetoder som timeboxing og Pomodoro-teknikken.

• Timeboxing: Ideen med timeboxing er at du setter av en viss tid til å jobbe med noe. Du slutter da å jobbe når tiden er ute, selv om du ikke har fullført oppgaven eller nådd milepælene dine. Dette er bare en teknikk som hjelper deg å holde deg på sporet og få mest mulig ut av tiden din.
• Pomodoro-teknikken: Pomodoro-teknikken består først og fremst av å jobbe i 25-minutters biter, etterfulgt av raske 5-minutters pauser. Etter hver fjerde syklus tar du en lengre pause på 15-20 minutter.

Disse teknikkene er gode måter å holde seg på rett spor, og du kan bruke dem uansett om du er frilanser eller jobber på et kontor. Du trenger bare å finne den som fungerer best for deg. Du kan også bruke tidsstyringsverktøy som Pomodone, Toggl, eller Betimelig.

2. Energi

Energi er en annen viktig pilar i produktivitetsrammeverket fordi det kan hjelpe eller hindre ytelsen din, avhengig av hvor godt du klarer den.

Du kan ofte oppleve at du ikke jobber med toppkapasitet, noe som kan påvirke produktiviteten din. Det er fordi, selv om du effektivt kan administrere tiden din, vil du ikke kunne gjøre mye når du er utslitt. Omvendt, jo mer energi du har, jo mindre tid trenger du for å produsere gode resultater.

Du kan administrere energinivåene dine bedre ved å forstå hva som tapper eller øker dem. Å forstå disse faktorene vil gi deg en fordel i å planlegge dagen din og administrere tiden din mer effektivt.

Så la oss utforske noen måter å øke energien din på:

• Bruk apper for søvnstyring: Å få nok kvalitetssøvn er nært forbundet med høye energinivåer. Du bør sikte på minst 7 timers søvn hver natt og sørge for at sovemiljøet ditt bidrar til hvile av høy kvalitet. Du kan bruke digitale løsninger som Sov som Android, Noisli, eller pizz.

• Riktig næring: Å få i seg nok næringsstoffer fra mat er en annen utmerket måte å øke energinivået på gjennom dagen. Å spise frukt, grønnsaker og sunne snacks vil gi deg nok energi til å jobbe med full kapasitet. Du kan bruke disse matappene for å gjøre sunn mat lett.

• Trening: Å ha regelmessige treningsøkter kan bidra til å øke energinivået ditt. Dessuten reduserer trening også stress, øker blodstrømmen til hjernen og forbedrer hjernens plastisitet. Det viktigste er at det er en fin måte å holde energien oppe gjennom dagen. Hvis du leter etter en praktisk treningskamerat, kan du stole på Passer på.

• Motivasjon: Å ha en sterk motivasjon for det du gjør er en annen fin måte å føle deg energisk og oppnå mer. Når du starter dagen med nok motivasjon, er det ingen som stopper deg når det gjelder å være produktiv. Når det er sagt, må du det finne måter å øke motivasjonen for å få mer gjort.

3. Konsentrasjon

Så la oss anta at du har nok tid og energi, men du blir bombardert med distraksjoner og avbrudd. Vel, det er klart at det vil ta en toll på produktiviteten din.

Konsentrasjon er produktivitetens tredje søyle, og det refererer til din evne til å fokusere på hva du enn gjør på det gitte tidspunktet uten å bli offer for distraksjoner.

I følge a studere fra University of California, Irvine, tar det i gjennomsnitt 23 minutter for noen å komme seg etter en distraksjon og komme tilbake til arbeid produktivt. Når flere oppgaver kjemper om oppmerksomheten din, kan det vise seg å være ekstremt vanskelig å fokusere på det du gjør.

Så hvordan kan du forbedre fokuset ditt?

• Unngå multitasking: Multitasking har lenge vært frarådet av mange grunner. Det forstyrrer fokuset ditt, begrenser din evne til å styre tiden godt og forårsaker stress. Når du har mye på tallerkenen, er det viktig å finne måter å gjøre arbeidet ditt mer håndterbart på, som mestre enkeltoppgaver for å forbedre produktiviteten.

• Tren mindfulness: Å praktisere mindfulness gir deg mulighet til å være tilstede i øyeblikket. Dette betyr at du er i stand til å tune ut distraksjoner og fokusere på oppgaven. Mindfulness kan også hjelpe deg unngå kontekstbytte, noe som gjør det lettere for deg å forbedre oppmerksomhetsspennet ditt. Du kan bruke verktøy som Insight Timer eller Headspace.

• Forbedre arbeidsmiljøet ditt: Det er flere måter å forbedre arbeidsmiljøet på for å dra nytte av bedre fokus. Først må du sørge for at du jobber i et rolig miljø. Det er også viktig å begrense popup-varslingsvinduer og ha en rotfri arbeidsstasjon.

Sist, men ikke minst, kan du vurdere å bruke apper for å unngå distraksjoner som Fokusforsterker og Frihet.

4. Kunnskap

Vår evne til å utføre oppgaver er drevet av energi, men kunnskap forteller oss hvordan vi skal bruke den energien. Du vil ha problemer med å få jobben gjort uten å vite hvordan du gjør det eller de riktige verktøyene du kan bruke.

Det er fordi det er mange måter å komme frem til det samme resultatet på eller fullføre en oppgave. Det vil for eksempel ta deg mer tid og energi å trimme hagen din med en gressklipper enn det ville gjort med en gressklipper.

Så det er viktig å kjenne til de beste praksisene og verktøyene for det du trenger å oppnå. Når det er sagt, kan du utfordre deg selv til å kontinuerlig undersøke hvordan du gjør arbeidet ditt og hvordan du kan gjøre det mer effektivt.

Det er mange måter du kan forbedre din profesjonelle ekspertise på. Hvis du støter på en spesielt utfordrende oppgave eller et nytt prosjekt, se etter veiledninger, gjennomganger og riktige verktøy på plattformer som YouTube eller relevante nettfora, fellesskap og nettsteder.

Du kan også melde deg på et nettkurs via nettsteder som Coursera, Skillshare, og Udemy for å finjustere ferdighetene dine. Opprette en intern wiki i organisasjonen din kan også være en fin måte å gi bedre tilgang til informasjon.

Nå toppproduktivitet med TECK Framework

Ved å administrere og optimalisere disse fire pilarene, vil du være på vei til å bli mer produktiv. Sjansen er stor for at du naturlig vil utmerke deg på noen områder og slite med andre.

Når du har identifisert din svakeste pilar, kan du utnytte strategiene og verktøyene ovenfor for å gjøre den sterkere. Og når de alle er sterke, vil de jobbe sammen og gjøre arbeidsflyten din mye mer produktiv.

5 måter å øke produktiviteten og gjøre mer på kortere tid

Vil du øke produktiviteten og gjøre mer på kortere tid? Her er noen effektive måter du kan bruke.

Les Neste

Om forfatteren